11. Организация проведения «дня подписки» в отделении почтовой связи

12. Организация контроля за качеством работы почтовой связи

С целью повышения качества работы связи установлены следующие виды контроля: контрольные операции, эксплуатационный контроль, последующий контроль производственной документации, контроль за сроками прохождения письменной корреспонденции и газет, ревизии предприятий связи.

Характер производственной деятельности в ОПС определяет особенность контроля за кассовыми операциями. В ходе осуществления кассовых операций, которые занимают значительный объем выполняемых функций, каждое ОПС имеет присущие ему особенности и этим вызвана особенность денежной отчетности. Основное требование, которое предъявляется к контролю кассовых операций заключается в том, что он должен осуществляться сразу после выполнения кассовых операций. Деятельность контроля кассовых операций достигается только в том случае, когда функции контроля производятся непосредственно в ОПС, а не переносятся в вышестоящий объект почтовой связи.

Первичные документы, полученные за операционный день, брошюруются по отдельным операциям, бланки строгой отчетности и другие документы отчетности формируются в отдельные пачки по каждому коду. К каждой пачке прикрепляется ярлык, на котором отражены следующие реквизиты: номер ОПС, код операции, дата проведения операции, количество услуг оказанных за день, сумма, подпись работника ОПС.

Итоги дневников кассовых аппаратов оформляются следующим образом: на свободном месте ленты указываются коды по всем операциям, сумма по каждой операции и общая сумма, подпись работника. Суммы расчетов по авансовым книжкам приходуются ежедневно для списания в расход сумм по платежным поручениям. К отчету прилагается копия платежного поручения, а при его отсутствии составляется справка, в которой отражаются следующие данные: номер платежного поручения, дата перечисления денежных средств, дебиторский счет (счет объекта почтовой связи), кредиторский счет (счет организации), вид услуги и оттиск календарного штемпеля, а также подпись работника ОПС. В правом верхнем углу на свободном месте указывается код операции. Для списания в расход сумм, возвращенных клиенту, к отчету прилагается квитанция за услугу, за которую возвращаются деньги и справка, в которой содержатся следующие данные: фамилия, имя, отчество адресата (ФИО), вид услуги, за которую возвращаются деньги, дата возврата денег потребителю, подпись потребителя получившего деньги, оттиск календарного штемпеля или клише ПКТ, подпись работника ОПС.

Последующий контроль деятельности ОПС предусматривает не только проверку правильности оформления всего кассового документооборота, но и взаимосвязь с производственными операциями, которые совершались во время предоставления услуг. Производится проверка, которая определяет взаимоотношения с потребителями и последовательность расчета с ними. Если ОПС производит инкассацию денежной наличности в пользу третьих лиц, то любая проверка начинается с проверки правильности подведения итогов и выведения конечного остатка, правильности применения тарифов с учетом отражения их в СДО и соблюдению инструкции по его заполнению.

Прежде чем приступить к проверке правильности составления СДО, бухгалтер должен проверить достоверность данных, отраженных в отчете. Проверка контролирующим лицом проводится только в тех случаях, когда он убедился в наличии и правильности составления первичных документов, приписанных к карте-отправки ф. ПС16. Все выявленные расхождения в процессе контроля ОПС оформляются актом расхождения, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр приобщается к СДО, а второй направляется в ОПС. Начальник ОПС должен произвести проверку и установить причину расхождений по каждому отраженному в акте коду. При наличии документов, указывающих на необъективное составление акта, начальник ОПС представляет в вышестоящий объект почтовой связи донесение с обоснованием причины неподтверждения акта. Если начальник ОПС согласен с актом, он должен подтвердить измененный остаток записью с изменением остатка, поставить оттиск календарного штемпеля и расписаться. На копии бланка СДО начальник ОПС делает отметку об изменении остатка с указанием номера акта и даты его составления. Акт приобщается к СДО текущего числа. Если в процессе проверки акта выявлено, что ошибка возникла по причине неотправки с СДО первичных документов, остаток изменяется в соответствии с актом.

Поступившие в ОПС платежные ведомости на выплату зарплаты, реестры на оказание услуг, авансовые отчеты по израсходованным подотчетным суммам, начальник ОПС передает под расписку в карте-отправке ф. ПС16, в которой они записываются поименно. После проверки корректировки СДО его данные регистрируются в журнале-ордере № 2 по операциям с денежной наличностью. А по операциям с денежными документами операции регистрируются в журнале-ордере № 6. Суммы высланных подкреплений сверяются с бланком-распоряжения ф. МС-45, а суммы сверхлимитных остатков, высланных из кассы ОПС сверяются с бланком ф. МС-44, который помогает осуществлять контроль за движением и сохранностью денежной наличности.

Контроль кассовых операций в ОПС обязан обеспечить сохранность переводных сумм в ОПС. Данные за месяц по проведенным операциям представлены в отчете администратора, снятого с ПКТ в конце месяца.

Система показателей качества работы делится на 2 группы: качества обслуживания клиентуры и качества продукции. Показателями качества обслуживания клиентуры являются плотность сети предприятий и пунктов связи, время действия и режим работы предприятий связи; к показателям качества продукции связи относятся: скорость, которая характеризуется выполнением контрольных сроков и нормативов; недопустимость утраты или порчи почтовых отправлений; точность вручения; надежность и устойчивость, характеризующиеся регулярностью движения почтового транспорта и соблюдением расписания движения транспорта.

13. ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Нормирование труда обеспечивает соответствие численности работников объектов почтовой связи объему выполняемых работ и режиму работы предприятия, правильное определение состава работников, их рациональную расстановку, полное использование рабочего времени, нормальную напряженность труда, эффективное применение оборудования, материальную заинтересованность работников в результатах своего труда.

Характеристика почтальона и фактические затраты времени на получение, обработку, проходы и вручение почтовых отправлений с указанием объемов работ на день нормирования и в среднем на день по материалам учета фиксируются в наблюдательном листе.

При измерении объема работ как внутри отделения почтовой связи, так и непосредственно на доставочном участке производиться корректировка не зависимо от периодичности, установленной нормативными документами.

Норма времени обслуживания доставочного участка за рабочий день складывается из следующих нормируемых затрат рабочего времени:

- время по нормативам на получение и обработку почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, ведомостей на выплату пенсий и пособий и т. д. внутри отделения почтовой связи;

- время по нормативам на вручение почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, ведомостей на выплаты пенсий и пособий и др. работы, выполняемые на доставочном участке;

-время по нормативам на проход (проезд) почтальона от отделения почтовой связи до доставочного участка, по доставочному участку и с доставочного участка и до отделения почтовой связи;

- подготовительно-заключительное время по нормативам; время на обслуживание рабочего места по нормативам;

- время по нормативам на регламентированные перерывы.

Время по нормативам на выполнение работ внутри отделения почтовой связи равно сумме произведений нормативов времени по каждой операции и среднедневного количества почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, пенсий и пособий.

В сельских отделениях связи с предусмотренным отчетом за доставку почты на следующий день затраты времени на проходы (проезды) по нормативам складываются из затрат времени на проход (проезд) от отделения почтовой связи до первого дома на доставочном участке, проходов (проездов) по ним (между домами, до и от мест установки абонентских шкафов) с учетом поправочного коэффициента, и проходов (проездов) между селами, деревнями и хуторами.

Фактические затраты времени на указанные проходы (проезды) учитываются отдельно в наблюдательном листе и таблице расчетов затрат времени на обслуживание доставочного участка.

Подготовительно-заключительное время устанавливается независимо от продолжительности рабочего дня почтальона и составляет 10 мин. для городских и 15 – для сельских почтальонов. В связи с имеющимися перерывами, вызванными нарушением производственного процесса (ожидание почты по различным причинам), в подготовительно-заключительное время по нормативам включен резерв – 3 минуты в городском и 8 минут сельском отделениях почтовой связи.

Затраты времени на обслуживание доставочного участка, определенные по нормативам, сопоставляются с фактическими затратами и продолжительностью рабочего времени почтальона за день по графику на день нормирования.

Результаты установления норм времени обслуживания для почтальонов по каждому доставочному участку и в целом по отделению связи заносится в сводную таблицу, согласовываются с комитетом профсоюза и утверждаются руководителем.

Нормы времени обслуживания для почтальонов служат основанием для определения их численности, которая определяется в целом по отделению связи, исходя из режима работы и установленного количества доставок почты.

Фотография рабочего времени – такой вид наблюдения, при котором изучаются затраты рабочего времени или времени использования оборудования на протяжении рабочей смены или ее части с помощью детальной фиксации всех данных, характеризующих их продолжительность и структуру.

Бланк, где записываются результаты наблюдений, называется фотокартой.

Запись ведется по текущему времени, отмечается время окончания каждого элемента. В разделе «Перекрываемое время» указывается номер элемента работы и его продолжительность. Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Далее составляется сводка одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки составляется фактический и нормативный баланс рабочего времени. При составлении нормативного баланса все нерациональные затраты времени и потери исключаются, за счет чего увеличивается оперативное время.