- •1. Цель
- •2. Область применения
- •3. Термины, сокращения и аббревиатуры
- •3.1. Термины
- •3.2. Сокращения
- •3.3. Аббревиатура
- •4. Описание процедуры
- •4.1. Записи гоу впо игхту
- •4.2. Разработка бланков записей гоу впо игхту
- •4.3. Идентификация и передвижение записей гоу впо игхту
- •4.4. Изменение записей гоу впо игхту
- •4.5. Хранение, восстановление, аннулирование и архивирование записей
- •4.6. Оценка результативности процесса
- •5. Распределение ответственности и полномочий
- •6. Нормативная документация
- •7. Алгоритм управления записями
- •3. Ведение и анализ записей.
- •8. Установленный срок хранения
- •Приложение 1
- •Лист согласования
5. Распределение ответственности и полномочий
Таблица 1
Ответственный исполнитель Виды деятельности |
Ректор/ ПРК |
Начальник ОКО |
Руководители подразделений |
УК |
Начальник УКиДО |
Зав. архивом |
Разработка форм записей ГОУ ВПО ИГХТУ |
У |
С |
О |
И |
С |
|
Идентификация и передвижение записей ГОУ ВПО ИГХТУ |
У |
И |
О |
И |
О |
|
Изменения записей ГОУ ВПО ИГХТУ |
У |
С |
О |
И |
О |
|
Хранение записей |
У |
И |
О |
И |
О |
|
Изъятие и архивирование записей |
У |
С |
О |
И |
О |
И |
СТУ-З-4.2.4-2010
Примечание:
У - утверждает,
О - организатор (исполнитель первого уровня),
И - исполнитель,
С - согласует.
6. Нормативная документация
МС ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования».
МС ИСО 9004-2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
Руководство по качеству ГОУ ВПО ИГХТУ. СМК-ДП-4.2.3.-00-08 «Управление документацией». Номенклатура дел ГОУ ВПО ИГХТУ.
7. Алгоритм управления записями
1. Определение необходимости
ведения записей.
1
3. Ведение и анализ записей.
2
3
6
7
10
11
5. Передвижение записей.
6. Хранение записей.
7. Ревизия записей.
8. Установленный срок хранения
записей истек?
нет 9. Записи подлежат архивированию?
да 10. Архивирование записей.
1
5
12. Аннулирование записей
12
нет
да
нет
да
Приложение 1
Перечень форм обязательных записей СМК ГОУ ВПО ИГХТУ
№ раздела ИСО 9001 |
Назначение записи |
Название записи |
Ответс-твенный |
Место хранения |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
5.6.1. |
Записи анализа СМК со стороны высшего руководства |
Протокол решения УС ГОУ ВПО ИГХТУ. Отчет об анализе СМК со стороны руководства. Приказ и распоряжение ректора (проректора). |
Секретарь УС ПРК |
УС ОКО |
|
|
Протокол решения Совета факультета распоряжение декана. |
Декан |
Деканат |
|
|
Протокол заседания кафедры. |
Зав. кафедрой |
Кафедра |
6.2.2. |
Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте |
Личное дело сотрудника, личная карточка, карточка Т-2 (данные об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала). Аттестационные листы персонала, копии документов об образовании, трудовой договор. Приказы (распоряжения) приема на работу, копии документа о повышении квалификации. |
Начальник УКиДО |
УКиДО |
|
|
План повышения квалификации сотрудников. План повышения квалификации ППС. |
Начальник УМУ |
УМУ |
7.1. |
Записи о том, что процессы жизненного цикла и продукция соответствуют требованиям |
Книга учета выдачи дипломов, академических справок и дипломов о неполном образовании. |
Начальник УМУ |
УМУ |
|
|
Протоколы заседаний ГАК. Отчеты председателя ГАК. |
Зав. выпускающими кафедрами |
Вып. кафедры |
|
|
Отчет о научной деятельности вуза. |
Проректор НИР |
НИС |
|
|
Лицензия, свидетельство гос. аккредитации. |
Начальник УКиДО |
УКиДО |
Продолжение приложения 1 |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
7.2.2. |
Записи результатов анализа требований, относящихся к продукции, анализ проводится до принятия обязательства поставлять продукцию |
Комплект документов для экспертизы ООП, заключение УМО. Комплект документов для Рособрнадзора (Модуль сбора данных). |
Первый проректор по учебной работе Начальник УМУ |
УМУ |
|||
|
|
Приказ о создании приемной комиссии. Правила приема на текущий год (утверждают на ученом совете ежегодно), сведения о конкурсе, списки абитуриентов. Ведомости вступительных испытаний. Приказ ректора о зачислении на 1 курс. Отчет о проведении вступительных экзаменов. |
Ответственный секретарь приемной комиссии |
Приемная комиссия |
|||
7.3.2. |
Входные данные для проектирования и разработки (разработки/корректировки ОП) |
Журнал по работе с потребителями (анкеты для работодателей, анкеты для студентов, жалобы, рекламации, отзывы). |
Начальник отдела маркетинга Декан |
Отдел маркетинга Деканат |
|||
|
|
Решение кафедры, Совета факультета об открытии новой специальности (протоколы заседаний кафедр/Совета факультетов). Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета/кафедры, ГОС ВПО. |
Зав. кафедрами |
Деканат Кафедры |
|||
|
|
Статистика Центра содействия занятости студентов и трудоустройству выпускников. |
Проректор по ВВ |
Центр содействия занятости студентов |
|||
7.3.3. |
Выходные данные для проектирования и разработки (разработки/ корректировки ОП) |
Научно-технические отчеты. |
Проректор по НИР |
НИС |
|||
|
|
Учебные планы. Рабочие учебные программы. |
Начальник УМУ Зав. выпускающих кафедр |
УМУ Выпускаю щие кафедры |
|||
7.3.4. |
Записи результатов анализа проектирования и разработки (разработки/ корректировки ОП) |
Протоколы заседаний УМК факультета. Протокол Совета факультета. |
Декан |
Деканат |
Продолжение приложения 1 |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
7.3.5. |
Записи результатов верификации разработки/ корректировки ОП |
Учебный план на весь срок обучения и рабочий учебный план с визой декана, первого проректора по УР, график учебного процесса, календарные планы дисциплины. |
Начальник УМУ Декан Зав. кафедрами |
УМУ Деканат, кафедра |
|||
7.3.6. |
Записи результатов валидации разработки/ корректировки ОП |
Лицензия. Журнал по работе с потребителями. Рецензия/отзыв на образовательную программу. |
Начальник УКиДО Начальник отдела маркетинга Зав. кафедрами |
УКиДО Отдел маркетинга Кафедры |
|||
7.3.7. |
Записи изменений результатов разработки/ корректировки ОП |
Протоколы заседаний УМК факультета, учебный план на весь срок обучения и рабочий учебный план с визой декана, первого проректора по УР. |
Декан, начальник УМУ |
Деканат УМУ |
|||
7.4.1. |
Записи результатов оценки поставщиков |
Протокол решения единой конкурсной комиссии. Договор на поставку. Госконтракт. |
Проректор ФЭУ, главный бухгалтер |
ФЭУ |
|||
|
|
Приказы о зачислении обучающихся, их переводах, восстановлении, отчислении и представлении академических отпусков. Стат. отчет о контингенте студентов на начало учебного года. (Форма 3-НК). Годовой отчет о движении контингента. Сводный отчет по учету успеваемости студентов. |
Декан Начальник УМУ |
Деканат УМУ |
|||
|
Книга учета выдачи дипломов. Начальник УМУ УМУ |
||||||
7.5.3. |
Запись идентификации и прослеживаемости |
Зачетно-экзаменационная ведомость (карточка учета успеваемости студента на уч. год). Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек. Личные карточки студентов, учебные карточки студентов. Списки студентов по учебным группам. |
Декан |
Деканат |
|||
|
|
Курсовые работы/проекты. Отчеты студентов о прохождении практики. Приказы о допуске к итоговой аттестации. Ежегодные план и отчет по НИР кафедры. |
Зав. кафедрой |
Деканат Кафедра |
|||
|
|
Договор на оказание образовательных услуг. |
Начальник договорного отдела |
Договорной отдел |
Продолжение приложения 1 |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
Протоколы заседаний приемной комиссии по зачислению кандидатов в аспирантуру. |
Зав. отделом аспирантуры |
Отдел аспирантуры |
|
|
|
Годовой тематический план НИР ГОУ ВПО ИГХТУ. Заключительные отчеты по законченным темам НИР. |
Проректор по НИР |
НИС |
|
7.5.4. |
Записи о собственности потребителей |
Расписки о получении документов на хранение: аттестаты о среднем и средне-профессиональном образовании, дипломы о высшем образовании. Договоры об аренде/использовании учебного и научного оборудования, программного обеспечения.. |
Начальник студенческого отдела кадров |
Студенческий отдел кадров |
|
7.6. |
Записи о способности средств контроля соответствия продукции ОД требованиям удовлетворять предполагаемом у применению |
Акты поверки и калибровки. Договоры с метрологическими органами. Перечень поверяемого оборудования. |
Зав. лабораториями |
Кафедры, имеющие лаборатории, обеспеченные оборудованием, которое используется для научных целей |
|
8.2.2. |
Записи по внутренним аудитам |
План-график проведения внутренних аудитов на календарный год. Список аудиторов на календарный год. План внутренних аудитов на год. Чек-лист внутреннего аудита.. Перечень отклонений, выявленных в ходе внутреннего аудита. Отчет о результатах внутренней проверки. Сводный отчет о проведении внутренних аудитов. |
Начальник ОКО |
ОКО |
Продолжение приложения 1 |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
8.2.4. |
Свидетельство соответствия продукции критериям приемки |
Экзаменационные и зачетные ведомости (по курсам) Книга учета выдачи дипломов Реестр выдачи удостоверений Сертификаты |
|
УМУ Структурные подразделения |
8.3. |
Записи о характере несоответствий и любых действиях |
Аттестационная ведомость. Направления на пересдачу. Аттестационная ведомость (повторная пересдача). Приказ о переводе/отчислении/ академическом отпуске. |
Декан |
Деканат |
|
|
Акты выполненных работ. |
Декан Зав. кафедрой Начальник УМУ Гл. бухгалтер |
Бухгалтерия |
|
|
Отчет проректора по научной и инновационной работе. |
Проректор по НИР |
НИС |
|
|
Протоколы заседаний кафедры. |
|
Кафедра |
8.5.2/3. |
Записи результатов предпринятых корректирующих и предупреждающих действий |
Протокол заседания кафедры. Служебная записка руководителю. |
Зав. кафедрой УК |
Кафедра Стр. подразделения |
|
|
Отчет о результатах корректирующих/предупреждающих действий. |
ПРК |
ОКО |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ЛИСТ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер изменения |
№ и дата распорядительного документа о внесении изменений в документ СМК |
Дата внесения изменения |
ФИО лица, вносившего изменение |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 3