Методические рекомендации по созданию базы данных
Открыть программу MS Access.
В окне приложения MS Access на вкладке Создание файла активизировать команду Новая база.
В окне Файл новой базы открыть ту папку, где будет создана новая база данных, затем ввести в поле ввода имя файла СТУДЕНТ и нажать клавишу Создать.
Откроется БД СТУДЕНТ с различными вкладками.
Выбрать вкладку Таблицы и нажать клавишу Создать.
Откроется окно Новая таблица, в котором выбрать Конструктор и нажать клавишу ОК.
О
ткроется
окно конструктора таблиц, в котором
опишите поля таблицы Сведения
в соответствии с табл. 5.2.
В первой строке в колонке Имя поля введите имя 1-го поля Номер зачетки;
В колонке тип данных из раскрывающегося списка выберите тип данных для этого поля (Числовой)
В нижней части бланка Свойства поля задайте присущие этому полю свойства (так для поля Номер зачетки свойство Размер поля – Длинное целое – задано по умолчанию)
Аналогичным образом опишите остальные поля таблицы СВЕДЕНИЯ.
Установка ключа в таблице
Установите ключ в таблице СВЕДЕНИЯ. Для этого: выделите ключевое слово Номер зачетки, щелкните правой кнопкой напротив его в столбце маркировки поля (крайний левый столбец), вызвав контекстное меню, в котором выберите Ключевое слово.
Заполните таблицу СВЕДЕНИЯ конкретными данными. Для этого перейдите в Режим Таблицы на стандартной панели инструментов. После чего сохранить эту таблицу под именем СВЕДЕНИЯ.
Появится таблица СВЕДЕНИЯ, которую вы можете заполнить согласно табл.5.1, переходя от поля к полю, нажимайте клавишу Tab. Закрыв таблицу СВЕДЕНИЯ, она будет зарегистрирована в окне Базы данных как объект.
Аналогично создайте таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ.
Создайте и заполните данными таблицы НАЧИСЛЕНИЯ и УДЕРЖАНИЯ, не задавая ключевое поле. При сохранении таблицы на вопрос Создать ключевое поле сейчас? Ответьте Нет.
Установка связи между таблицами сведения и успеваемость.
Находясь в окне Базы данных, введите команду Сервис/Схема данных или нажмите на панели инструментов кнопку
Схема данных.
Появится окно Схема данных, в котором
для строки названия вызвать контекстное
меню и выбрать команду добавить таблицу.В окне Добавление таблицы выделить главную таблицу (СВЕДЕНИЯ) и нажать на клавишу Добавить, затем подчиненную таблицу (УСПЕВАЕМОСТЬ) и клавишу Добавить, а затем нажать на клавишу Закрыть.
В окне Схема данных будет две таблицы СВЕДЕНИЯ и УСПЕВАЕМОСТЬ.
В этом окне переместите поле Номер зачетки из главной таблицы СВЕДЕНИЯ на поле Номер зачетки подчиненной таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ и появится окно Связи.
В этом окне установите флажок Обеспечение целостности данных, после чего установите флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей после чего нажмите кнопку Создать. Появится окно Схема данных с изображением связи и указанием ее типа.
Аналогично создайте связь между таблицами УСПЕВАЕМОСТЬ и НАЧИСЛЕНИЯ и между таблицами УСПЕВАЕМОСТЬ и УДЕРЖАНИЯ.
Примечание. Если между таблицами установилась неверная связь, то для ее отмены необходимо выделить щелчком мыши линию связи, а затем вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Изменить связь или Удалить.
Закройте окно Схема данных и сохраните те изменения, которые вы внесли.
Установится связь между таблицами как показано в окне Схема данных.
КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ ОТЧЕТА
Таблицы СВЕДЕНИЯ, УСПЕВАЕМОСТЬ, НАЧИСЛЕНИЯ, УДЕРЖАНИЯ.
Установка связей между таблицами.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2
Работа с базой данных. Корректировка базы данных. Корректировка структуры таблицы. Поиск конкретных значений в поле. Замена конкретных значений в поле. Сортировка записей в таблице. Отбор данных с помощью фильтров.
Цель: ознакомить с основными приемами работы в базе данных; формировать навыки по корректировке базы данных, структуры таблиц; сформировать умения сортировать и отбирать данные из базы данных.
КОРРЕКТИРОВКА БАЗЫ ДАННЫХ
Задание 1.
Заменить в базе данных СТУДЕНТ номер зачетки 980103 студентки Кириловой А.Н. на 980105.
Из окна Базы данных откройте главную таблицу СВЕДЕНИЯ и выполните указанную в задании замену значения ключевого поля Номер зачетки 980103.
Закройте окно таблицы СВЕДЕНИЯ.
Из окна Базы данных откройте последовательно таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ, НАЧИСЛЕНИЯ и УДЕРЖАНИЯ и убедитесь, что в них Access автоматически произвел такую же замену значения ключевого поля Номер зачетки 980103. Произошло каскадное обновление связанного поля, заданное при установке связи между таблицами.
Задание 2.
Удалить из БД СТУДЕНТ сведения о студенте Сергеев Н.И.
Поскольку при установке связи между таблицами в базе данных СТУДЕНТ была задана каскадная операция - Каскадное удаление связанных записей, то достаточно произвести удаление записи с данными только в главной таблице СВЕДЕНИЯ.
Из окна БД откройте главную таблицу СВЕДЕНИЯ.
Выделите запись, соответствующую студенту Сергеев Н.И. Для этого щелкните в столбце маркировки записи (крайний левый столбец) напротив этой записи.
Нажмите клавишу Delete или на панели инструментов выберите кнопку Удалить. Подтвердите удаление, нажав клавишу Да.
Закройте окно таблицы СВЕДЕНИЯ.
Из окна БД откройте последовательно таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ, НАЧИСЛЕНИЯ и УДЕРЖАНИЯ и убедитесь, что в них программа Access автоматически удалила записи со значением ключевого поля Номер зачетки 980204, соответствующем номеру зачетки студента Сергеев Н.И. Произошло каскадное удаление связанных записей, заданное при установке связи между таблицами.
Задание 3.
Добавить в БД СТУДЕНТ сведения о студенте Быкове В.А., а именно:
В таблицу СВЕДЕНИЯ добавить запись:
980303 |
Быков В.А. |
30.05.81 |
холост |
школу |
В таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ добавить запись:
980303 |
1 |
ш-933 |
5 |
4 |
В таблицу НАЧИСЛЕНИЯ добавить запись:
Стипендия |
70000 |
980303 |
В таблицу УДЕРЖАНИЯ добавить запись:
Общежитие |
6000 |
980303 |
Из окна БД откройте главную таблицу сведения.
Нажмите на панели инструментов на кнопку Новая запись и в последней строке таблицы введите указанные в задании значения полей добавляемой записи.
Закройте окно таблицы СВЕДЕНИЯ.
Аналогично произведите добавление указанных в задании записей в подчиненные таблицы: вначале в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ, затем в таблицу НАЧИСЛЕНИЯ, затем в таблицу УДЕРЖАНИЯ.