2 Класу

(підпис) (прізвище)

Дата

У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Затверджено

Наказ Генерального

прокурора України

№ 45 від 20.07.02

Прізвище виконавця (особи, що склала документ) і номер його службового телефону обов’язково вказують у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов’язковою, якщо документ підлягає розмноженню. Ініціали виконавця не вказують.

За необхідності у документах, у тому числі в тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляють кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або керівника відповідного структурного підрозділу. Орган прокуратури може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратура може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Напис про засвідчення документа складається зі слів “З оригіналом згідно”, що завірений печаткою, з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “Підпис”.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Службові документи друкуються (виготовляються) технічними та оперативними працівниками прокуратури на друкарських машинках та ПК.

. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менш, ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу.

Надрукований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки на машинці або ПК.

Щодо мовного стандарту управлінських рішень:

Державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування української мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України. В Україні гарантується вільний розвиток, використання і захист російської, інших мов національних меншин України. Держава сприяє вивченню мов міжнародного спілкування (ст.10 Конституції України).

Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування української мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України.  Державна мова є обов'язковою для застосування в діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, установ, організацій, підприємств незалежно від форм власності. ( ст. 2 Закону України ''Про мови”). Мовою   роботи   органів   державної   влади   та   органів   місцевого самоврядування є державна мова. Закони України та інші нормативно-правові акти органів державної влади та органів місцевого самоврядування приймаються і публікуються державною мовою.

Мова діловодства та документації Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, об'єднання громадян, установи та організації, а також підприємства незалежно від форм власності здійснюють діловодство, ведуть облікову, звітну, фінансову, технічну та іншу документацію державною мовою. Поряд з державною мовою при здійсненні повноважень органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та самоврядування, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин України, можуть використовуватися мови національних меншин у межах і порядку, що визначаються законодавством України. Найменування органів державної влади та органів місцевого самоврядування, установ, організацій, а також підприємств незалежно від форм власності, написи на печатках, штампах, штемпелях, офіційних бланках і табличках виконуються державною мовою.

Органи прокуратури України здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою(п.1.4. Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, затвердженої Наказом Генеральної прокуратури України № 90 від 28.12.2002 року).

Для зовнішніх відносин на офіційних бланках документів поряд з державною мовою може міститися найменування у перекладі на іншу мову (ст.8 Закону України “Про мови”).

Переклад документів в органах прокуратури (відповідно до п. 9.12 Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, затвердженої Наказом Генеральної прокуратури України № 90 від 28.12.2002 року).

Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними або позаштатними перекладачами. За необхідності вони також запрошуються на прийом громадян.

Доручення на переклад (додаток 32) підписується керівником структурного підрозділу і передається перекладачам разом з документом, який потребує перекладу. На переклад направляються документи, без перекладу яких неможливо прийняти рішення.

Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у книзі обліку перекладів. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов’язковою вказівкою даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці. Повний переклад документа здійснюється за вимогою замовника.

Правила оформлення перекладу.

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: “назва органу, вказана на печатці”.

Під час перекладу матеріалів кримінальних справ, на вимогу слідчих, внизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: “Перекладач ПІБ попереджений про кримінальну відповідальність за ст.ст. 384, 385 Кримінального кодексу України – Підпис”.

Якщо текст або підпис є нерозбірливими, необхідно зробити напис: Нерозбірливо (прим. перекладача).

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи які потребували перекладу, а також переклад підшивають у наглядове провадження.