10. Особенности организации службы информации в структуре предприятия.

За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих - отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры.

Задача информационной службы - квалифицированно обработать информацию и распределить по потребителям, то есть обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. Основная цель - это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений.

Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления - аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными. Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов и оказывает соответствующую помощь при решении задач.

Для крупных предприятий целесообразно выделить группы специалистов информационной службы. Группа маркетинга - мониторинг динамики рынка и конъюнктуры - формирование модели потребительских ожиданий - формирование идеальной модели продукции - все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах - разработка бизнес-планов - реклама - предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента - динамика объемов производства и организация системы товародвижения - предложения по сервисному обеспечению пользователей. Патентно-правовая группа - патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности - рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции услуг предприятия - рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок. Группа сбора и обработки информации - поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование свертывание информации - формирование, ведение и совершенствование баз данных - подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения. Группа экспертов - поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов - отбор нужной информации порог избыточности, достоверности - определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия Группа анализа и синтеза информации - подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия - подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду. Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует своя специфика

11.Менедженры организации. Стили руководства в инф.-аналитич.службе (организации). Менеджеры - это руководители, т. е. сотрудники организации, имеющие непосредственно подчиненных им работников. Существует три группы качеств менеджеров: личные, профессиональные, организаторские и деловые. К личным качествам в первую очередь относят честность и порядочность, предполагающие всегда соблюдение норм общечеловеческой морали, скромность и справедливость по отношению к окружающим. Руководитель должен стараться понимать своих подчиненных, видеть в них личности, достойные уважения, уметь разбираться в их поведении, быть человечным и заботиться о людях, стремиться к сотрудничеству, учитывая при этом интересы всех. Работа менеджера чрезвычайно тяжела, и поэтому одним из его важнейших личных качеств должно быть хорошее здоровье, которое помогает быть энергичным и жизнестойким, мужественно переносить удары судьбы, успешно справляться со стрессами. Он должен быть еще и эмоционально здоровым человеком, иначе просто не выдержит всех сваливающихся на его голову перегрузок. Поэтому нужно заранее формировать у себя положительные эмоции: сопереживание, делающее человека гуманным; волнение, стимулирующее активность; заинтересованность и любознательность, помогающие продвигаться вперед и осваивать новые сферы деятельности; уверенность, придающая солидность. Другая группа качеств, необходимых любому менеджеру – профессиональные. Это компетентность, т. е. система специальных знаний и практических навыков. Однако менеджер должен быть не только хорошо подготовленной и высоко образованной, но еще и творческой личностью. От него требуется не только верить в свои творческие способности, но и ценить такие способности в других, уметь их мобилизовать и использовать, преодолевая все встречающиеся на пути препятствия. Для этого необходимо быть настойчивым, испытывать потребности в переменах, уметь порывать с традициями, воспринимать новые идеи и новаторские решения, систематически ими пользоваться. Очередной группой качеств менеджера, определяющих его, собственно говоря, как менеджера, являются организаторские, а также деловые качества. Они отражают уровень организаторской культуры менеджера, владение технологией управленческой работы: подбором, расстановкой и использованием кадров, выработкой норм, нормативов и регламентов, личных планов и планов деятельности подразделений, служб, оперативных планов и планов-графиков проведения мероприятий, доведением заданий до исполнителей инструктажем, распорядительством, контролем, в умении четко и своевременно ставить задачи, принимать обоснованные решения, контролировать их исполнение, быть оперативным и распорядительным в действиях и поступках. Отличительной чертой менеджера должна быть повышенная работоспособность, умение трудиться напряженно, не принося себя в жертву и не становясь “работоманом” .Важная черта менеджера – реализм. Он должен уметь правильно оценить свои возможности и возможности подчиненных, их поступки, не витать в облаках, тогда не так больно будет падать при неудаче.Стиль руководства  — способ, система методов воздействия руководителя на подчиненных. Один из важнейших факторов эффективной работы организации, полной реализации потенциальных возможностей людей и коллектива. Большинство исследователей выделяют следующие стили руководства:• Директивный стиль (авторитарный); • Демократический стиль (коллегиальный); • Либеральный стиль (попустительский или анархический). Директивный стиль управления характеризуется высокой централизацией руководства, доминированием единоначалия. Руководитель требует, чтобы о всех делах докладывали именно ему, единолично принимает решения или отменяет их. К мнению коллектива не прислушивается, все решает за коллектив сам. Преобладающими методами управления являются приказы, наказания, замечания, выговоры, лишение различных льгот. Контроль очень строгий, детальный, лишающий подчиненных инициативы. Авторитарный стиль руководства отрицательно сказывается на морально-психологическом климате, ведет к значительному снижению инициативности, самоконтроля и ответственности работников. Демократический стиль управления характеризуется распределением полномочий, инициативы и ответственности между руководителем и заместителями, руководителем и подчиненными. Руководитель демократического стиля всегда выясняет мнение коллектива по важным производственным вопросам, принимает коллегиальные решения. Регулярно и своевременно проводится информирование членов коллектива по важным для них вопросам. Общение с подчиненными проходит в форме просьб, пожеланий, рекомендаций, советов, поощрений за качественную и оперативную работу, доброжелательно и вежливо; по необходимости применяются приказы. Руководитель стимулирует благоприятный психологический климат в коллективе, отстаивает интересы подчиненных. Либеральный стиль управления характеризуется отсутствием активного участия руководителя в управлении коллективом. Такой руководитель «плывет по течению», ждет или требует указаний сверху или попадает под влияние коллектива. Предпочитает не рисковать, «не высовываться», увиливает от разрешения назревших конфликтов, стремится уменьшить свою персональную ответственность. Работу пускает на самотек, редко ее контролирует. Такой стиль руководства предпочтителен в творческих коллективах, где сотрудники отличаются самостоятельностью и творческой индивидуальностью. Не существует «плохих» или «хороших» стилей управления.  Конкретная ситуация, вид деятельности, личностные особенности подчиненных и др. факторы обусловливают оптимальное соотношение каждого стиля и преобладающий стиль руководства. Изучение практики руководства организациями свидетельствует, что в работе эффективного руководителя в той или иной степени присутствует каждый из трех стилей руководства.