5. Ввод данных

База данных «Студенческое общежитие», для удобства её пользования, содержит формы для ввода информации в базу, что позволяет администратору быстро добавлять необходимые данные.

На титульном листе есть радел «Добавление», где с помощью форм мы можем:

а) внести оплату;

б) добавить новые данные.

Теперь рассмотрим поподробнее работу наших форм. Первая – это форма «взнос оплаты». Эту форму мы используем, чтобы быстро внести данные об оплате. Сначала мы выбираем необходимого нам студента и, в соответствии с контрактом общежития, мы вносим изменения даты заключения/перезаключения контракта и внесенную сумму. Пример заполнения формы представлен на рисунке ниже (рис. 5.1.).

Рис. 5.1. Форма «взнос оплаты»

И последним примером форм является форма «добавления новых данных». Она используется при заселении новых студентов, как для внесения новых данных, так и для их редактирования. Принцип работы такой же, как и у формы «взнос оплаты», т.е. с титульного листа – открывается страница «Основные сведения» и одновременно появляется окно формы «добавления новых данных». В этом случаем, администратор может добавить/изменить следующие данные:

1. фамилия, имя, отчество;

2. № комнаты;

3. пол;

4. дата рождения;

5. домашний адрес (страна);

6. факультет;

7. группа;

8. текущий статус обучения;

9. форма обучения;

10. статус проживания;

11. студенческий билет;

12. пропуск.

Ниже, представлено изображение с наглядным примером добавления новых данных (рис. 5.2.).

Рис. 5.2. Форма «Добавление новых данных»

Таким образом, мы рассмотрели все формы, использующиеся в нашей базе данных «Студенческое общежитие».

6. Представление результатов запросов

   1. Формы представления результатов

Как и все базы, наша база имеет некоторые формы представления результатов, о которых мы и будем говорить в этой главе. Так как наша база содержит много текстовой информации, и вся она распределена по таблицам, для быстрой операции с ней у нас есть отдельная вкладка, на которой мы можем быстро вычленить всю информацию «одним кликом».

Один из таких примеров является вкладка «Основная информация», на которой при одном нажатие и выборе нужной нам фамилии мы можем за менее чем секунду узнать следующие данные:

• фамилию, имя, отчество (заранее выбранные нами);

• комнату;

• дату рождения;

• состояние оплаты;

• номер договора;

• факультет;

• группу;

• статус проживания;

• номер студенческого билета;

• наличие медицинской справки.

Данная операция осуществляется посредством использования инструмента «поле со списком» (рис. 6.1.1.), в котором можно не просто выбрать фамилию, выбирая из списка, а можно ввести несколько первых букв фамилии, и он сразу же выдает нам фамилии имеющие такое же начало. Это очень удобная функция для администратора.

Рис. 6.1.1. «Поле со списком»

Все остальные данные, которые автоматически появляются в соответствии с фамилией, связаны с таблицами из базы, при помощи функции ВПР, которая позволяет выполнить поиск в первом столбце диапазона (Диапазон. Две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.) ячеек и получить значение из любой ячейки в той же строке диапазона. В нашем случае он ищет по фамилии и дальше уже в нужном нам столбце вычленяет необходимые данные. Пример функции ВПР: =ВПР(D4;Основные_сведения!B2:E51;4;ЛОЖЬ). Таким образом, «D4» - это ячейка с фамилией; «Основные_сведения!B2:E51» - таблица, содержащая нужные нам данные; «4» - номер столбца, с необходимыми данными; «ЛОЖЬ» - для поиска точного совпадения.

Следующим примером формы представления информации является вкладка «Наличие мест». Выглядит она как три соединенные таблицы (три этажа), имеющие по два столбца: номер комнаты и количество свободных мест (Рис. 6.1.2.).

Рис. 6.1.2. Таблица «Наличие мест»

В этом случаем использовалась одна функция СЧЁТЕСЛИМН, применяет условия к ячейкам в нескольких диапазонах и вычисляет количество соответствий всем условиям. Например, =СЧЁТЕСЛИМН(Статус_комнат!C3:C5;""), где «Статус_комнат!C3:C5» - необходимый нам диапазон; «""» - искомое условие, в нашем случае это пустая ячейка, т.к. нам необходимо найти свободные места, поэтому они будут пусты. Таким образом, используя эту функцию, мы автоматически получаем количество свободных мест. Также, ниже подсчитаны как количество свободных мест на каждом из этажей, так и общее количество.

Итак, администратору сразу видно точное количество доступных мест, также и в какой именно комнате и на каком этаже.

Последний вид формы представления информации – это таблица «Статус комнат» (рис. 6.1.3.), используя сложную комбинацию нескольких функций.

Данные для этой таблицы взяты из таблицы «Основные сведения», т.к. для этого необходимо знать только: фамилию, имя и отчество и номер комнаты. Для составления использовались пять функций, одна из них главная - ИНДЕКС, четыре другие вспомогательные – ЕСЛИОШИБКА, ЕСЛИ, НАИМЕНЬШИЙ, СТРОКА.

Рассмотрим один пример их использования:

Рис. 6.1.3. Таблица «Статус комнат»

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Основные_сведения!$B$2:$B$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($C$12=Основные_сведения!C2:C51;СТРОКА(Основные_сведения!B2:B51)-1;""); СТРОКА()-12));"").

Начнем описывание этой строчки с функции ЕСЛИОШИБКА. Она прописана в нашем случае для того, чтобы при нахождении пустой ячейки, распознавая это как ошибку, он выдавал нам просто пустую ячейку - "".

Функция ИНДЕКС достаточно сложная, но очень интересная и функциональная. Она возвращает значение или ссылку на значение из таблицы или диапазона.

«Основные_сведения!$B$2:$B$51» - массив или таблица, содержащая все необходимые нам данные.

«НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($C$12=Основные_сведения!C2:C51;СТРОКА(Основные_сведения!B2:B51)-1;"");» - комбинация, указывающая на номер необходимой нам строки.

«СТРОКА()-12» - комбинация, показывающая номер столбца.

Таким образом получена вся таблица, собраны все данные в нужном нам порядке.