Служебные средства access
К числу основных служебных средств Access относятся создание резервной копии базы данных, сжатие базы данных, ее защита от несанкционированного использования и преобразование к форматам других баз данных.
Задание 10.
Сжатие базы данных и создание резервной копии базы данных
В процессе работы с БД некоторые таблицы и другие объекты базы данных приходится удалять. Удаление технически заключается во внутренней пометке «удалено», но сами данные при этом остаются на диске. После удаления этих объектов файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к уменьшению размера файла базы данных, так как сжатие, технически, означает.фактическое удаление ранее помеченных на удаление данных. Сжимать можно как открытую, так и закрытую базу данных. Для сжатия необходимо выполнить команду Office/Управление/Сжать и восстановить базу данных.
С целью уменьшения объема файлов базы данных полезно установить режим сжатия базы данных при каждом закрытии базы. Для этого следует выполнить команду Office/Управление /Параметры Access и на вкладке Текущая база данных включите флажок Сжимать при закрытии.
Для создания резервной копии базы данных выполните команду Office/Управление/Резервная копия базы данных. Выберите диск и папку для размещения резервной копии и щелкните по кнопке Сохранить. Если резервная копия сохраняется в той же папке, что и основной файл базы данных, то Access автоматически добавляет в имя файла резервной копии дату сохранения.
Защита базы данных
Microsoft Access обеспечивает традиционные способы защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE. Еще одним способом защиты базы данных является ее кодирование. При кодировании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов.
Установка пароля
Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.
Для установки пароля выполните команду Работа с базами данных/Зашифровать паролем.
При этом база данных должна быть открыта в монопольном режиме. Для выбора монопольного режима Office/ /Параметры Access/ Дополнительно/Монопольный доступ либо можно использовать диалоговое окно открытия БД. Для этого Office/Открыть. Внизу справа в этом окне имеется список, выбрать Открыть монопольно.
Преобразование базы данных access 2007 к формату access 2002-2003 Технология выполнения задания
В меню Office/Сохранить как/Сохранить текущий объект базы данных. Выберите формат файла Access той версии, которая нужна.
В окне Сохранение данных выберите диск, папку и введите имя новой создаваемой базы данных формата предыдущей версии Access. Нажмите кнопку Сохранить (Рис 10.).
Рис. 10 Технология сохранения объекта