Журнал и карточка.

По журналу регистрации неудобно вести контроль исполнения документов.

А по карточкам можно сделать контрольную карточку.

Автоматизированная регистрация- это, как правило, карточка, заполняемая в компьютере.

В дальнейшем формируется регистрационный файл и при необходимости картчоки распечатываются.

При необходимости из документа выписываются обязательные реквизиты:

1)наименование организации- автор документа ( откуда письмо получено и куда направлено)

2) дата и номер получения документа ( присваиваются в организации)

3) наименование вида документа, заголовок к тексту

4) отметка о рассмотрении ( резолюция)

5) отметка об исполнении

Дополнительно:

1) Отметка о наличии приложения

2) формат

3) количество страниц, экземпляров.

В зависимости от вида документа:

1)Внутренние документы регистрируются с присвоением простых порядковых номеров в пределах календарного года

2) входящие и исходящие имеют сложные по структуре индексы (состоящие из нескольких номеров и знаков препинания)

- порядковый номер с начала календарного года

-индекс дела по номенклатуре дел

Примеры :

- входящие письма : 1125-29/17

- исходящие : 18/11 – номер дела в котором остается копия отправленного документа , 925- порядковый номер исходящего письма

Контроль исполнения документов

Контроль необходим для обеспечения сдерживания своевременного и качественного исполнения документов.

Задачи контроля:

-напомнить о приближение срока

-помочь при работе с документом при возникновении обстоятельств препятствующих исполнению

Контроль включает 4 этапа:

1) постановка на контроль, который осуществляется руководителем организации. На основании резолюции отметку о контроле ставит секретарь

2)ведение контроля

2.1оформление контрольной карты

2.2 формирование контрольной карточки (автоматизированный режим)

Карточка оформляемая по сроку исполнения,

Картотека должна содержать: 31 ячейку. Аналогично и по фамилиям.

Секретарь обязан выяснить состояние исполнения и принять меру

1) организовать передачу документа другому исполнителю

2) подключиться к исполнению дополнительных работников

3) перенести срок исполнения на более поздний при наличии объективных причин.

Документ прекращает конролироваться с момента исполнения. Фактом снятия с контроля является подписанный руководителем ответ.

Реквизиты бланка:

1)наименование организации

2) наимен вида документа

3)дата

4)регистрационный номер

5) место составления или издания

6) отметка о контроле при необходимости

7)текст

8)подпись

9) виза согласования или ознакомления

10) отметка об исполнении при необходимости

11)отметка об исполнении и направлении в дело

Номенклатура дел

Номенклатура дел - перечень всех заголовков дел, которые образуются в организации с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел имеет унифицированную форму, закрепленную в основных правилах работников архивов организаций:

-оформляется на бланке

-заголовок к тексту показывает год, в течении которого она действует

-содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и номер статьи по переченью.

Сроки хранения дел документов в рф определяется архивным агентством - они закрепляются в специальном переченье документов с везением срока хранения.

На ряду с общеуправленческим переченем разрабатываются отраслевые переченьи.

В каждом переченьи документы перечислены в определенном порядке и пронумерованы. Порядковый номер - статья переченья.

-примечание: из какого переченья взят срок хранения; сведения о незаведенном деле.

Номенклатура дел подписывается ее составителем и утверждается руководителем организации. Она согласовывается с руководителем архива и архивным учреждением. Она принимается ежегодно, в декабре, и в течении года дополняется новыми делами.

Сначала составляемый свободная номенклатура дел, затем из нее делаются выписки для структурных подразделений.

Индексирование дел состоит из двух частей:

1) номер, присвоенный структурным подразделениям по классификатору.

Классификатор- перечень определенных объектов, которые объединены по определенным признакам и закодированы.

Например, классификатор группы:

12 отделов.

0,1 -дирекция

0,2-бухгалтерия

0,3- отдел кадров

12-отдел охраны

2) порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения.

Например, в отделе кадров в течении года образуется 48 дел, следовательно

03-01

03-02

03-03

03-48