Работа протокольной службы
К обязанностям протокольной службы относится прежде всего организация протокольных мероприятий, о которых говорилось выше. Однако кроме этого на протокольную службу возлагаются и другие задачи:
ведение картотеки по фирмам-партнерам;
обеспечение работников фирмы визитными карточками;
оформление записей бесед;
оформление и поддержание порядка в комнате переговоров;
получение приглашений сотрудникам фирмы на приемы и другие протокольные мероприятия и подготовка предложений для утверждения руководством списка участников;
подготовка для руководства проектов поздравительных писем и телеграмм партнерам по случаю памятных дат и ответов-благодарностей на такие поздравления;
организация встреч и проводов представителей фирм, посещающих предприятие.
Работники протокольной службы должны отвечать следующим требованиям:
владеть иностранным языком;
быть коммуникабельными, обязательными, дисциплинированными, вежливыми;
иметь соответствующий внешний вид;
знать основы протокола и особенности протокола разных стран.
Деловой этикет
Современный этикет наследует обычаи и традиции практически всех народов от древних времен до наших дней. Правила этикета в основе своей являются международными, поскольку соблюдаются более или менее одинаково во всех странах. Одновременно этикет каждой страны может иметь свои и довольно существенные особенности, что обусловлено историческими, национальными, религиозными и другими традициями и обычаями.
Этикет имеет практическое значение, которое состоит в том, что он лает возможность людям без особых усилий использовать уже готовые формы общепринятой вежливости для общения.
Основы этикета можно свести к следующему.
1. Культура речи, которая предполагает не только ее грамматическую и стилистическую правильность, но и отсутствие вульгарных слов.
2. Элементарная вежливосгь как непременная черта этикета предполагает умение здороваться, прощаться, благодарить,
3. Недопущение грубости и хамства во всех их проявлениях. Приветствия по старшинству, соблюдение табели о рангах и положении. Учет национальных особенностей приветствий.
4- Сдержанность, недопустимость развязности, панибратства, самообладание в трудных ситуациях.
5. Уважение к собеседнику, недопустимость высокомерия, похвальбы собой или страной. Скромность в одежде, поведении и высказываниях.
6. Мягкость манер, умение спорить, не задевая чувства достоинства собеседника. Недопустимость в споре давления чужим авторитетом. Терпимость к иному мнению собеседника. Умение признавать свои ошибки, быть самокритичным.
7. Готовность и умение во что бы то ни стало сдержать слово, обещание, при любых обстоятельствах выполнить взятое на себя обязательство.
8. Порядочность, справедливость, благожелательное отношение к подчиненным. Строгость, требовательность к себе и другим. Умение брать на себя решения.