Занятие 2
Учебные вопросы:
Сортировка списков и диапазонов.
Использование фильтров для анализа списка.
Краткая теоретическая часть.
Сортировка списков и диапазонов.
Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности - выполнить сортировку исходных данных.
Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в электронной таблице.
В таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких столбцов.
Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке, (от 9 до 1, от Я до А).
По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки.
Сортировать можно как текстовые, так и числовые данные. Если в сортируемом столбце содержатся и текст, и числовые данные, то после сортировки числовые значения будут расположены перед текстом.
Сортировка данных
в электронных таблицах производится с
помощью команд меню ДАННЫЕ
► Сортировка
или с помощью кнопок
на Стандартной панели инструментов
В диалоговом окне Сортировка диапазона указывают требуемые параметры - тип и порядок сортировки.
Порядок сортировки записей можно указывать по возрастанию или убыванию значений одного, двух или трех столбцов (ключей сортировки).
Для того чтобы иметь возможность вернуть исходный порядок расположения данных в таблице, перед началом сортировки следует создать поле сортировки - обычный столбец с номерами, соответствующими каждой строке исходной таблицы.
Использование фильтров для анализа списка.
Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.
В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.
Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.
Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.
Фильтрация данных с использованием автофильтра. Для выполнения этой операции нужно:
установить курсор внутри таблицы;
ввести команду меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Автофильтр;
щелчком мыши по кнопке со стрелкой
раскрыть список столбца, по которому
будет производиться выборка;указать требуемые значения или выбрать строку «условие» и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.
Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
Каждая часть условия может включать:
значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используется звездочка * - для указания произвольного количества символов или вопросительный знак ? - для замены одного символа;
оператор отношения (сравнения). При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:
= Равно <> Не равно
< Меньше <= Меньше или равно
> Больше >= Больше или равно
Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку «все» или выполнить команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Отобразить все.
Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Автофильтр (убрать переключатель).
Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.
Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:
критериев сравнения;
вычисляемых критериев.
Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Расширенный фильтр.
Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных - диапазон условий отбора (интервал критериев).
Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или том же самом рабочем листе - как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.
Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.
Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием «И». Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием «ИЛИ».
Критерии сравнения для расширенного фильтра, как и при использовании автофильтра, могут содержать:
точные значения;
шаблон значения, включающий символы подстановки * и ?;
значения, формируемые с помощью операторов сравнения - больше, меньше и т.п.
После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.
Ссылка на диапазон условий отбора должна включать только заголовки столбцов и строки с критериями, т.е. не содержать пустых строк. Фильтровать записи можно либо на месте, либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе.
Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, следует установить переключатель Скопировать результат в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон и указать верхнюю левую ячейку области вставки отобранных данных.
Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Отобразить все.