13.1. Состав управленческих документов

3.1.1. Деятельность банка обеспечивается системой взаимоувя-занных управленческих документов, составляющих его документа-ционную базу.

Состав управленческих документов банка определяется:

задачами и функциями банка;

порядком решения вопросов (единоначалие, коллегиальность);

¹ Примерные положения о службе делопроизводства банка и примерные должност-ные инструкции работников службы делопроизводства помещены в последнем раз-деле пособия.

² Квалификационный справочиик руководителей, специалистов и служащих. М. 1999; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационно-му обеспечению управления. М. 1995; Типовые нормы времени на работы по копи-рованию и оперативному размножению документов. М. 1990; Единые нормы вре-мени (выработки) на машинописные работы. М. 1988.

характером и объемом взаимосвязей с клиентами и партнерами.

Рекомендуется для закрепления состава управленческих доку-ментов разрабатывать в банке табель форм документов и альбомы форм документов по функциям или направлениям деятельности банка.

3.1.2. Примерный перечень систем управленческой документа-ции, обеспечивающих деятельность банков, может быть представ-лен в следующем виде:

Банковская документация (клиентские досье, платежные доку-менты и аккредитивы, курсы валют, документы операционного дня и др.), оформляющая расчетно-кассовые, кредитные, валютные операции, международные расчеты, операции с ценными бумага-ми и др.

Бухгалтерская документация (извещения, требования, выпис-ки, проводки, табели, квитанции, авансовые отчеты и др.).

Организацирнная документация (положения, уставы и др.)

Учредительная документация (протоколы, выписки, справки, списки и др.).

Распорядительная документация (приказы, распоряжения, по-становления, инструкции и др.).

Договорная документация (договоры, перечни, соглашения и др.).

Планово-отчетная документация (планы, отчеты, записки, рас-четы и др.)-

Документация по курсам (приказы, заявления, записки, анке-ты, справки и др.).

Документация по труду и социальному обеспечению.

Документация по правовым и экономическим вопросам деятель-ности банка. ,

Документация по материально-техническому обеспечению и хозяйственному обслуживанию.

Документация по автоматизации деятельности банка.

3.1.3. В соответствии с действующим законодательством, норма-тивными актами Центрального банка Российской Федерации бан-ки издают следующие распорядительные документы: постановле-ния, приказы, распоряжения, указания.

Постановления издают коллегиальные органы банка: общее со-брание акционеров, совет директоров' и др.

Приказы, распоряжения и указания издают органы, действую-щие в банке на правах единоначалия: президент, управляющий и др.

Постановления и приказы издают во всёх случаях, когда необ-ходимо принять нормативный или индйвидуальный акт по основ-ным вопросам компетенции банка.

¹ Постановление может применяться в составе протокола заседания коллегиального

органа банка.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений и приказов.

3.1.4. Доведение до сведения филиалов, отделений, дочерних структур, а также структурных подразделений документов Цент-рального банка Российской Федерации осуществляетея в форме, установленной Центральным банком. Если способ не указан, банк этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов банка могутдо-водиться до исполнителей в форме, установленной положением об этихорганах.

3.1.5. Распорядительный документ банка может быть отменен (изменен) распорядительным документом самого банка или Цент-рального банка Российской Федерации. Действие распорядитель-ного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других банков, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разно-гласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

3.1.6. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов банка, советы, собрания, сове-щания фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседа^ий, стенофамм, звуковых записей и материалов, подготовленных к засе-данию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постанов-лений или реШений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотодокумен-тами.

3.1.7. В пределах своей компетенции банки могут направлять пись-ма при осуществлении оперативных связей с другими организаци-ями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны со-ставляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездоку-ментНый способ обмена информацией: устные разъяснения, указа-ния (личные или по телефону), инструктирование и др.

3.1.8. В целях сокращения количества применяемых форм доку-ментов банк может разрабатывать табель форм документов, йеоб-ходимых и достаточных для реализации задач и функций банка.

Табель форм документов, применяемых в деятельности банка, составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вно-сятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам (приложение 4).

Разделами табеля могут быть наименования структурных под-ргЬделений банка. В разделах и подразделах табеля названия форм документов располагаются в логической последовательности. И В табель форм документов банка включаются: _

формы документов, утвержденные указами Президента Российс-кой Федерации, постановлениями Правительства Российской Фе-дерации, органами межотраслевой координации, надведомственно-го надзора и контроля Центрального банка Российской Федерации;

применяемые в банке формы документов, включенные в Обще-российский классификатор управленческой документации (ОКУД);

формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификаций и утверждениые распорядительными дркументами банка. .

Табель форм документов разрабатывается службой делопроиз-водства и специалистами структурных подразделений с участием службы автоматизации и работников архива. Табель утверждается руководителем организации.

Ведение табеля форм документов осуществляет служба дело-производства банка. На основании табеля форм документов разра-батывается альбом унифицированных форм документов. Альбом ут-верждается руководителем банка и на его основе проектируются бланки документов.