В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:
• курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;
• осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;
• готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;
• по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;
• осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;
• организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.
Система планирования работы администрации позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы.
Порядок их разработки должен определяться регламентом работы администрации.
Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу администрации наиболее эффективно.
Обычно план работы администрации включает:
• вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
• вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
• вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
• вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
• организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.
В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.
МОТИВАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Мотивация — это совокупность внешних и внутренних движущих сил, побуждающих человека осуществлять деятельность, направленную на достижение определенных целей, с затратой определенных усилий. Теории мотивации:
Маслоу - Согласно этой теории существуют пять основных типов потребностей (физиологические, обеспечение безопасности, социальные, достижение успеха, самовыражения), образующих иерархическую структуру, которая как доминанта определяет поведение человека.
Теория двух факторов Ф. Герцберга. Согласно этой теории выделяются две группы факторов. Первую группу факторов Герцберг назвал факторами гигиены (отношения с коллегами, начальн, нравств климат, усл труда, вознагражд), вторую — мотиваторами (достижение целей, признание интересное содержание труда, самостоятельность). Вместе взятые, мотиваторы и гигиенические факторы образовали основу двухфакторной теории
«XY» — Теория Д. Макгрегора. Эта концепция включает две противоположные теории: теорию «X» и теорию «Y».
Мотивация как процесс состоит из шести следующих одна за другой стадий. Такое рассмотрение процесса носит достаточно условный характер, т.к. в реальной жизни нет столь четкого разграничения стадий. Первая стадия — возникновение потребностей. Потребность проявляется в виде того, что человек начинает ощущать, что ему чего-то не хватает. Условно это физиологические, психологические и социальные группы. Вторая стадия — поиск путей устранения потребности. Раз потребность возникла и создает проблемы для человека, то он начинает искать возможности устранить ее: удовлетворить, подавить, не замечать. Возникает необходимость что-то сделать, что-то предпринять. Потребность побуждает мотивы к действию. Третья стадия — определение целей (направления) действия. В соответствии с направленностью и силой проявления мотивов человек фиксирует, что и какими средствами он должен сделать, чего добиться, что получить, для того чтобы устранить потребность. Четвертая стадия — осуществление действия. На этой стадии человек затрачивает усилия, для того чтобы осуществить действия, которые в конечном счете должны дать ему возможность получить то, что поможет ему устранить потребность. При этом может происходить корректировка целей, поскольку цели и потребности могут претерпеть изменения в процессе осуществления действий. Пятая стадия — получение вознаграждения за осуществление действия. Проделав определенную работу, человек либо непосредственно получает то, что он может использовать для устранения потребности, либо то, что он может обменять на желаемый для него объект. На данной стадии выясняется, насколько выполнение действий дало желаемый результат. В зависимости от этого происходит либо ослабление, либо сохранение, либо же усиление мотивации к действию. Шестая стадия — устранение потребности. В зависимости от степени снятия напряжения, вызываемого потребностью, а также от того, вызывает устранение потребности ослабление или усиление мотивации к деятельности, человек либо прекращает ее до возникновения новой потребности, либо продолжает искать возможности устранить потребность. Мотивацию создают: 1. Мотивы (от латинского moveo - двигаю) - это материальный или идеальный предмет, достижение которого выступает смыслом деятельности. Иными словами - это то, ради чего человек что-то делает, главная и как правило осознаваемая причина поведения. Мотив часто путают с потребностью и целью, однако потребность - это, неосознаваемое желание устранить дискомфорт, а цель - результат сознательного целеполагания. Например: жажда - это потребность, вода - это мотив, а бутылка с водой, к которой человек тянется - это цель. 2. Cтимулы (от латинского stimulus - палка, с помощью которой погоняли скот) - это своего рода рычаги вызывающие действие определенных мотивов. Например, премии, бонусы, надбавки, а так же штрафы и наказания. Виды мотивации 1. Внешняя мотивация - обусловленная внешними обстоятельствами. Например, сосед купил новый автомобиль, у вас рождается мотивация заработать достаточно денег и тоже купить новый автомобиль. 2. Внутренняя мотивация - связанная не с внешними обстоятельствами, а возникшая внутри самого человека. Например, вам захотелось уехать в отпуск на кипр. Причем ваша внутренняя мотивация может служить чей-то внешней мотивации. 3. Положительная мотивация - основанная на положительных стимулах. Например, буду хорошо работать получу премию. 4. Отрицательная - основанная на отрицательных стимулах. Например, буду опаздывать на работать получу выговор и штраф. 5. Устойчивая мотивация - которая основана на нуждах человека, так как она не требует дополнительного подкрепления. 6. Неустойчивая - которая постоянно требует дополнительное подкрепление. Мотивация - одна из главных движущих сил человеческого поведения и достижения поставленных целей. Поэтому создание и поддержка мотивации - ценные качества успешного человека.