1.5.Порядок выдачи наличных денег

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации проводится по РКО.

Выдача наличных денег для выплаты зарплаты, стипендий и др. выплат проводится не только по РКО, но и по расчетно-платежным или платежным ведомостям. Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, указанному в документе при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир проверяет в документах наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами и прописью. Кроме того, он проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО и соответствие Ф.И.О. получателя предъявленному документу. При выдаче наличных денег по доверенности применяется подобная процедура проверки, однако делается надпись «по доверенности» и заверенная ее копия прилагается к РКО.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для зарплаты, стипендий и подобных выплат, кассир в расчетно-платежной или платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Сумму к депонированию и сдачи в банк кассир подсчитывает, а в итоговой строке записывает ту сумму, которая фактически выплачена. Итог этих двух сумм (депонированных и фактически выплаченных) сверяет с итоговой суммой расчетно-платежной (платежной) ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Этот реестр должен содержать наименование организации, дату оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, № расчетно-платежной (РПВ) или платежной (ПВ) ведомости, Ф.И.О. работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер, сумму невыплаченных денег, итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира.

Нумерация таких реестров осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью РПВ (ПВ) и передает их для сверки записи и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по РПВ (ПВ) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице РПВ или ПВ.

1.6.Порядок ведения кассовой книги

Для учёта поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы, необходимо вести кассовую книгу. Записи в ней осуществляются по каждому ПКО и РКО, оформленному в установленном порядке.

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

В последующем, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем и подписываются лицом, проводившем указанную процедуру. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, то остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней в течение которого проводились кассовые операции.

Организация должна обеспечить следующий порядок, изменяющий кассовые операции:

• внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании ПКО и РКО (т.е. полное оприходование в кассу наличных денег);

• недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита за исключением случая выплаты зарплаты, стипендий и т.п.; хранение на банковских счетах свободных денежных средств.