Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

Средства формализованного описания данных предназначены для эффективного поиска и идентификации необходимых данных в массивах, а также для организации доступа к данным внешних абонентов системы. Эти средства состоят из системы классификации и кодирования объектов (элементов данных) и информационных языков для описания запросов к информационной базе и ответов системы.

Контролируют входные данные и ведение информационной базы программные средства, Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопления данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений. При организации хра­нения, внесения изменений и дополнений в массивы, обеспече­ния доступа к массивам данных, контроля за их сохранностью используют организационные принципы.

Существенный эффект от использования микропроцессорной техники в АСУ получают в основном не только за счет решения оптимальных задач, но и при четкой организации системы обработки данных, за счет упорядочения информации и представления всех необходимых сведений в требуемые сроки и удобной для использования форме.

Следует помнить, что при проектировании информационного обеспечения время представления информации является решающим фактором. Существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность.

В связи с совершенствованием и развитием систем управления важную роль играет гибкость системы, возможность перестройки информационных потоков согласно требованиям системы управления. Анализ эксплуатации ряда систем показывает, что информационная система наиболее консервативна, обладает большей инерционностью, чем система управления, и это свойство необходимо учитывать при разработке информационного обеспечения.

Основное назначение информационного обеспечения — создание динамической информационной модели объекта, отражающей его состояние в текущий или предшествующий моменты времени.

Согласно назначению сформулируем основные требования к информационному обеспечению АСУ:

• полнота отображения состояний управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для реализации задач АСУ, так и выдаваемой по запросам абонентов;

• высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;

• одноразовая регистрация и однократный ввод информации и ее многократное и многоцелевое использование;

• простота и удобство доступа к данным информационной базы;

• ввод и накопление данных в информационной базе с минимумом дублирования;

• развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирования более совершенных методов и способов обработки информации;

• регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также регламентация времени хранения документированной информации.

Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ — информационные массивы, предназначенные для постоянного или временного хранения информации, которой обмениваются между собой внешние и внутренние по отношению к системе источники и потребители информации.

Необходимость в организации информационных массивов в системах информационного обеспечения АСУ обусловлена многими факторами: несовпадением моментов поступления информации с моментами ее потребления; необходимостью хранения исходной информации, промежуточных и окончательных результатов в процессе исполнения программ и других процедур преобразования информации; использованием одних и тех же данных в различных процедурах, выполняемых как параллельно, так и последовательно; многократным длительным использованием не­которых данных различными процедурами.

Массив представляет собой совокупность данных, объединенных единым смысловым содержанием, которое обычно отражается в его названии. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи — наименьшие элементы массива, которыми оперируют пользователи массива при обработке информации. Часто группы отдельных записей объединяют в более крупные — блоки. Наименьший элемент записи, имеющий единое смысловое значение, — информационное поле.