2. Встреча участников и размещение за столом переговоров

Если принято решение о проведении переговоров на вашей территории, человек, встречающий гостей у входа в вестибюле фирмы, не должен быть членом принимающей делегации. Это может быть административный помощник, секретарь фирмы или кто-то из сотрудников. Он показывает, где можно оставить верхнюю одежду, и провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе уже находится в этом помещении. Появление кого-то (а на практике часто главы принимающей стороны) после входа гостей является моветоном (дурным тоном). При этом важно, чтобы все присутствующие, включая главу делегации хозяев, стояли, а не сидели.

В то же время, если это «высокие» гости, их встречает «у порога» глава принимающей стороны и лично провожает в комнату для переговоров. (Во время проводов гостей провожают либо до выхода из комнаты переговоров, либо до лифта, либо до выхода из здания, а в отдельных случаях даже ждут, пока высокие гости отъедут на машине.)

Атмосфера ведения переговоров во многом зависит от того, как вы рассадите участников.

В официальной обстановке часто используется порядок размещения участников, взятый из дипломатической практики, когда главы сторон — участниц переговоров сидят в центре прямоугольного стола друг напротив друга, рядом с ними справа — вторые лица, а слева находятся переводчики (если это международные переговоры). Далее или вместо переводчиков — другие члены делегации. Но эксперты по переговорам не советуют создавать «два фронта». В неофициальной обстановке при рассадке постарайтесь использовать кооперацию вместо разделения и смещение вместо отделения. Рассадите участников переговоров таким образом, чтобы рядом с членом одной команды сидел бы член другой команды, так как это облегчает откровенный обмен мнениями.

Если в переговорах участвуют только двое, то по возможности садитесь так, чтобы ваш партнер по переговорам сидел бы рядом с вами, но под углом, а не напротив вас. Если вы хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него.

Для исключения позиции соперничества при трехсторонней (и более) встрече участников переговоров лучше всего использовать круглый стол.

На практике часто встречается вариант, когда руководитель принимающей стороны сидит во главе стола в виде буквы «Ъ». В этом случае обычно гости рассаживаются от него по правую руку. При этом руководитель делегации партнеров сидит ближе всего к «хозяину» помещения. Хотя такая рассадка значительно понижает статус гостей.

Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет глава принимающей стороны. После того, как все займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно.

Вот еще несколько общих советов по поводу размещения участников переговоров за столом:

— садитесь рядом с тем человеком, с которым вам будет необходимо оперативно консультироваться, не привлекая к себе внимания прочих участников переговоров;

— садитесь напротив того человека, с которым во время переговоров у вас будет наибольшее противостояние;

— обеспечьте себе прямой зрительный контакт с теми, кому будут адресованы ваши предложения.