Нормативно-методическое делопроизводство
Н-м.делопроизводство – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, нормативно методическое слово регулирует:
Правила оформления документов
Правила работы с документами
Обеспечение сохранности документов
Порядок передачи документов на архивное хранение
Работу службы делопроизводства (функции, структуры, штаты)
Внедрение новых IT в работе с документами.
Работу с документами имеющими гриф ограничения доступа
Юридические аспекты связанные с документами
ФЗ от 27.07.2006 №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок её документирования и доступа к ней, этот же закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, на основе создания, сбора, обработки, хранения, поиска распространения и предоставления потребителю документированной информации; при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения, в защите информации, прав субьектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
ФЗ от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы предания юридической силы электронным документам
Электронная цифровая подпись признаётся равнозначной собственноручной подписью на бумажном носителе.
Закон РФ от 21.07.1993 №5485 «О государственной тайне».
Определяет полномочия гос.органов и должностных лиц по защите гос.тайны и работе с документами содержащими её. Соотвнесение сведений гос.тайне их засекречеванием или рассекречиванием. В интересах обеспечения безопасности РФ. Закон определяет: Государственная тайна – это защищаемое государством сведения, в области его военной,внешнеполитической, экономической, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности.
Гражданский Кодекс – регулирует нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.
Трудовой кодекс – сфера трудовых правоотношений.
Уголовный кодекс – уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
ФЗ от 4.12.2006 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Регулирует отношения в сфере организации , хранения, комплектования архивных документов независимо от их форм собственности
ФЗ от 4.06.1996 – ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» - создаёт условия для участия РФ в международном информационном обмене.
Субъектов федерации РФ и при международном информационном обмене. Защита интересов, прав и свобод юридических и физических лиц.
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими её идентифицировать.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается законодательством РФ.
Массовая информация – предназначенная для неограченного круга лиц, печатные, аудио, аудио-визуальные и другие сообщения и материалы.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеки, архивы, фонды, базы данных)
Информационные продукты – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная для удовлетворения пользователй.
ФЗ от 20.04.2004 №72 – ФЗ «Об авторском праве и смежных правах»
Регулирует
Термины:
Автор-
Аудио-визульные произведения-
База данных-
ФЗ от 29. .2009 №77 – ФЗ «Об обязательном экзенпляре документов»
Определяет политику документов в сфере формирования , как ресурсную базу формирования полного национального библиотечно-информационного фонда документов и развития системы гос.библиографии. Предусматривает обеспечение сохранности обязательно экземпляра документов, его общественное использование.
Обязательный экземпляр документов – экземпляры различных видов тиражированных документов подлежащие передаче производителями соответствующей организации в определённом порядке и количестве, указанным в законе, примеры: художественная книга, автореферат диссертации,энциклопедия и другие.
Закон не распространяется на документы: содержащие личную, семейную, государственную, служебную и коммерческую тайну. На единичные документы, архивные документы, электронные документы, распространяемые в сети и управленческую и техническую документацию.
Экзенпляр – образец, тиражированного документа
Производитель документов – юридическое лицо, не зависимо от организационно правовой формы и формы собственности, или физическое лицо, без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию, рассылку обязательно экземпляра.
Получатеь документов – юр.лицо наделённое правом получения, хранения и общественного использвоания, обязательно экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (1991).
Совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах гос.управления, на предприятиях и общественных организациях. Основные цели: упорядочение документооборота, сокращение количества, повышение качества, создание условий для эффективного применения, прогрессивных технических средств, технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарта управления.
ГОСТ Р6.30-2003 от 01.07.2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов и их оформление. Требование к тексту и бланкам документов. Распространяется на документы, относящиеся к УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Требования по оформлению документов в соответствии со стандартом носят рекомендательный характер.
ГОСТ Р5141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» От 27.02.1998
Устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Эти термины обязательны для всех видов документации по делопроизводству.
Общероссийский классификатор управленческой документации (АКУД)
Содержит коды унифицированных форм документов, используется в деятельности органов власти и управления. Предназначен для решения задач. Сокращает количество применяемых форм, исключение дублирования информации. Упорядочевание информационных потоков информации. Типовая инструкция по делопроизводству.
Типовая форма документов исполнительной власти №536
Разработанная в целях совершенствование документационного обеспечения в управлении служб док.обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия. Служит для установления или устанавливает единый порядок составления документов и работы с ними. Утвеждается приказом руководителя, содержит разделы: общие положения, порядок работы с внутренними документами, порядок работы с исходящими документами, порядок приёма регистрации и рассмотрения входящих документов, порядок составления документов, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, правил формирования дел, порядок обеспечения дел, порядок передачи документов на архивное хранение.
Основные принципы работы с документами.
Единый порядок составления, оформления документов и работы с ними.
И обязанностей между работниками.
Исключающая дублирование операций.
Современное техническое оснощение делопроизводства.
Целесообразность всех делопроизводства
Сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным. В ораганизации работы с документами должны быть предусмотрены
Инструкция по делопроизводству предприятия
Образцы правильно заполненных документов.
Номенклатура дел с указанием срока хранения документов.
Должностные инструкции документов, устанавливающие обязанность и ответственность, за подготовку и сохранность документов.
Техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами.
Информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами
Назначение сотрудников ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
Документооборот-движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия. Объём документооборота зависит от значимости организации, от её функций и уровня решаемых задач от связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют 3 основные группы документов:
Входящие – поступающие в организацию документы
Исходящие – отправляемые из организации документы
Внутренние документы – составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы |
Исходящие |
Внутренние |
|
Первичная обработка:
|
|
||
Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) документов дела. |
Направление на исполнение Контроль исполнения Исполнение документа Проставление отметки об исполнении Подшивка исполненного документа в дело
|
||
Использование документов в справочно информационных целях. Подготовка документов к передаче и передача в архив. Или уничтожение документов не имеющих научно-исторических ценностей или практического значния.
|
Входящие документы распределяются для их передачи: Руководителю предприятия, заместителям руководителя, Структурные подразделения, конкретным исполнителям, при регистрации входящих документов используется порядковая номерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу. С 1 января по 31 декабря, начиная с нормера дин. После регистрации документы передаются руководителю, руководитель должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа. Назначить сроки исполнения.
Эти указания указываются на самой эзолюции. Исполнители и сроки заносятся в информационный журнал. Документ с резолюцией передпётся исполнителю под расписку в рестрационном журнале с указанием даты получения.
В работе с внутренними документами обращают внимание на следующие элементы:
Уменьшение количества изготавливаемых копий документов.
Сокращение дублирующих друг у друга документов.
Бездокументное решение вопросов внутри предприятия.
Замена традиционных документов электронными.
Регистрация документов
Запсь данных о документе в журнале по установленной форме. Фиксирущий факт его создания получения или отправлния. При регистрации документы получает порядковый номер (индекс документа), номер прояставлется
Регистрация необходима:
Для обеспечении сохранности документов, ждя удобства поиска документа. Для учёта и контроля дополнение.
Формы регистрации документов. Ццентролизванная - проведение всех регситрационных мероприятий в одном месте, или одним работником (секретпрём)ю
Позволяется создать единый справочный центр по документам. Устанавливает единый порядок.
Децентрализованна – проведение регистра опреций. В стрктурногоподрразделений.
Смешанная – предполагает центрадизованную регистрацию
Предполагает , други регистрируется в других структ. Подразделения
Индекс доеккингьп:
Порядковй номер док-та с начала года
Условное обозначение структурного определения.
Номер дела в который будет подшит документ или его демо.
Виды регистрации:
Журнальная реистрация. Наиболее надёжно ркомендуется при повышенных требованиях в сохранности предметов. Недостаток (медлынный поиск, особонно при больших объёмах.
Журнал регистрации
Номре документа
Дата документа
Дата- посупления
Автордокумента
Адрес адресата
Количтсвво листо
Резолюция
Исполниель
Подпись исполниетля
Срок исполнения
Отметка об исполнении
Номер дела
Имя файла
Примечания.
Карточная регистрация – даёт возможность распогать карточки по различным признакам, авторскому, объектному и т.д.
Поиск более оператиаен по журнальной форе, возможно потеря
Компьтерная рестрацияю
Наиболее удабный и опретивно позволяет создавать и атоматичнсеи , позволяет создавать или присоединиться и вести поис по любому, используются электронные журнаоы с тем же набором граф.
Недостаток – потеря информации по т еххничеси причинам.
Наобходимо резервное копированич.
Порядок регистрации документов с грифом огртичения доступа, обременяет ся специальными инструкциями
Не рег.документы:
Поздкфмлния, реклами, прайти, кталоги, сообщения о конференциях, программы конференций.
Номенклатура дел.
Документы после их исполнения формируются в дела.
Дело – это совокупность документов относящихся к определённому вопросу деятельности в учреждениях и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Для оперативного использования документов в управленческих целях составляется ориентировочный список заголовков дел – номенклатура дел. Составляется в соответствии с гостом, различают 2 вида номенклатур:
Типовая – устанавливает список наименования дел для учреждений с однотипным характером деятельности, составляется в ведомствах на основе анализа документопотоков. Являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел – список наименования дел, которые возникают в результате деятельности одного конкретного учреждения. Составляются службой делопроизводства.
Введение дел вне номенклатуры не допускается. В одно дело группируются документы одного вида (приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственной деятельности).
Приказы – документы одного вида.
Формирование дел.
Это отнесение документов к определённому делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри него, осуществляется централизованно по месту регистрации документов, формирование документов должно отвечать требованиям:
В дело помещают только исполненные документы
В дело не помещают документы не соответствующие заголовку, неправильно оформленные, подлежащие возврату, копии и черновики.
В дело группируют документы одного документационного года
Внутри дело располагают в определённом порядке, по принципам: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный.
Не должно содержать более 250 листов
Если больше – формируют тома. При этом на обложке указывают номер тома.
На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.
Функции архивов.
Государственный архив |
Ведомственный архив |
|
|
|
|
|
|
|
|
Общая функция: обеспечение сохранности документов.