Документальное оформление поступления товаров, приобретаемых за наличный расчет

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые предприятиями торговли товары могут осуществляться как через кассу продавца, так и через кассу предприятия.

В первом случае уполномоченным должностным лицам предприятия выдаются под отчет наличные денежные средства, которые передаются ими продавцу в счет оплаты за приобретаемый товар.

Во втором случае сами продавцы доставляют реализуемые товары на предприятие, сдают их в установленном порядке и получают деньги в кассе.

При расходовании наличных денежных средств предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в рамках одного договора, устанавливаемый Центробанком РФ.

Наличные денежные средства, выдаваемые для производства расчетов уполномоченным должностным лицам, оформляются расходными кассовыми ордерами, а у предприятий - продавцов приходными кассовыми ордерами или чеками контрольно-кассовых машин.

Исходя из этого, по каждой сделке, оплаченной организациями наличными денежными средствами через уполномоченных должностных лиц должны иметься как расходные кассовые ордера организации, так и квитанции к приходным кассовым ордерам или чеки ККМ, выписываемыми продавцами, и сдаваемыми подотчетными лицами вместе с документами на приобретенные товары в бухгалтерию.

Расчеты с уполномоченными лицами организаций должны быть организованы в порядке установленном для расчетов с подотчетными лицами. В связи с этим должны выполняться положения п. 11 Порядка ведения кассовых операций:

• подотчетные суммы должны быть возвращены не позднее дня, установленного в приказе по организации;

• не должна допускаться выдача денежных средств работнику, не отчитавшегося полностью за ранее полученные;

• подотчетные лица должны быть предупреждены о запрещении передачи полученных денег другим работникам.

Подотчетные лица должны отчитаться об израсходованных подотчетных суммах не позднее трех дней по истечение срока, на который они выданы.

После сдачи оправдательных документов работник должен произвести окончательный расчет по подотчетным суммам.

Если по истечении установленных сроков уполномоченные лица не представят документы, подтверждающие уплату средств, а приобретенные товары не будут сданы на склад выданные суммы удерживаются с уполномоченных лиц.

Если товары за наличный расчет приобретаются в розничной сети или у индивидуальных предпринимателей, то сумма уплаченных средств должна подтверждаться выдаваемым продавцом чеком ККМ.

3. Учет поступления товаров Счета для учета товаров

Счет 41 «Товары» позволяет систематизировать сведения о наличии и движении товаров, приобретенных для продажи. К счету 41 «Товары» могут открываться субсчета: 41-1 «Товары на складах», 41-2 «Товары в розничной торговле», 41-3 «Тара под товаром и порожняя» и другие.

На субсчете 41-1 «Товары на складах» учитывается наличие и движение товарных запасов на оптовых и распределительных базах, на складах, в кладовых организаций общественного питания, в овощехранилищах, холодильниках. Субсчет 41-2 «Товары в розничной торговле» дает возможность сформировать сведения о хозяйственных операциях с товарами, находящимися в организациях розничной торговли (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и других), в буфетах организаций общественного питания. На субсчете 41-3 «Тара под товаром и порожняя» фиксируются сведения о наличии и движении тары под товарами и тары порожней.

На счете 41 «Товары» отражаются по фактической себестоимости либо по учетным ценам. На основании документов на внутренне перемещение названные материальные ценности списываются со счетов, на которых они учитывались по фактическим расходам, связанным с их приобретением.

Аналитический учет по счету 41 «Товары» ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), в необходимых случаях - и по местам хранения товаров.

Счет 42 «Торговая наценка» предназначен для обобщения информации о торговых наценках (скидках, накидках) на товары в организациях розничной торговли, если их учет ведется по продажным ценам. К разновидностям торговых скидок относятся, в частности, предоставляемые поставщиками на возможные потери товаров, на возмещение дополнительных транспортных расходов.

Счет 44 «Расходы на продажу» используется для формирования сведений о расходах, обусловленных снабженческо-сбытовой и маркетинговой деятельностью организации. По дебету данного счета накапливается информация о фактических расходах, связанных с продажей товаров, продукции, работ, услуг, суммах расходов на продажу, относящихся к остаткам продукции и товаров на начало и конец отчетного периода, по кредиту - списание этих расходов. Расходы на продажу учитываются на счете 44 до момента признания выручки от продажи. Аналитический учет по счету 44 ведется по видам и статьям расходов.

Счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о доходах, расходах и финансовых результатах по обычным видам деятельности организации. К счету 90 «Продажи» открываются субсчета:

90-1 «Выручка»;

90-2 «Себестоимость продаж»;

90-3 «Налог на добавленную стоимость»;

90-9 «Прибыль (убыток) от продаж».

На субсчете 90-1 учитываются поступления активов, признаваемые выручкой.

На субсчете 90-2 отражается покупная стоимость проданных товаров, по которым на субсчете 90-1 учтена выручка. На субсчете 90-3 фиксируются суммы налога на добавленную стоимость, причитающиеся к получению от покупателя (заказчика).

В соответствии с ПБУ 5/01 установлено, что товары в предприятиях торговли отражаются по продажным ценам или по покупной стоимости. При учете товаров по розничным ценам разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам отражается в учете отдельной статьей. Такая разница представляет собой торговую надбавку и учитывается на счете 42, который предназначен для обобщения информации о торговых надбавках в предприятиях розничной торговли.

Счет 42 является регулирующим счетом по отношению к счету 41. Счет 42 не может существовать самостоятельно, он применяется только в сочетании со счетом 41 и только при условии учета товаров по продажным ценам.

Стоимость товаров и суммы торговых наценок напрямую связаны между собой: при увеличении стоимости товаров сумма торговых надбавок увеличивается, и наоборот.