Основные понятия электронных таблиц microsoft excel

 

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office для Windows и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows.

Для успешной работы с электронными таблицами нам необходимо определить их базовые понятия.

Документом (т. е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем, организованным по правилу написания имен Windows, и имеющий расширение .XLS. В терминологии Excel такой файл называется рабочей книгой.

Рабочая книга включает от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Рабочий лист имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

На рабочий лист можно наложить графический объект (например, рисунок). Объекты и диаграммы не связаны с определенной ячейкой и обозначаются они именами (Рис. 1 и т. п.).

В окне документа Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Строки пронумерованы це­лыми числами от 1 до 65536. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями (А, В, ..., Z, АА, АВ, ..., IV). Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов.

На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка.

Ячейки являются минимальными элементами для хранения данных. В любую ячейку можно ввести исход­ные данные – число или текст, – а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Для форматировании ширины ячейки по содержимому достаточно щелкнуть два раза мышкой по имени ее заголовка.

Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, Al, F8, С24, АА2 и т. д.). Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной. Она является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирова­ния всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Основные правила работы с документами под управлением Windows – создание, открытие, сохранение и редактирование аналогичны при рассмотрении процессора Word и подробно на них останавливаться не будем.

Окно программы Excel

 

Общий вид окна приложения Excel (совместно с окном доку­мента) показан на рис. 1. Окно содержит все стандартные эле­менты, рассмотренные нами при изучения процессора Word.

Рассмотрим элементы окна, специфичные для программы Excel.

Ниже панели «Форматирование» располагается строка фор­мул, в которой набираются и редактируются данные и формулы, вводимые в ячейку. В левой части этой строки находится раскрывающийся список – поле имени, в кото­ром высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы.

Правее поля имени находится небольшая область (ограниченная справа вер­тикальной чертой), в которой во время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода: Отмена, Ввод, Изменить формулу.

Ниже строки формул находится заголовок столбца (с обозна­чениями – номерами А, В, С, ...), а в левой части экрана – заголо­вок строки (с номерами 1, 2, 3, ,..). Слева, на пересечении заголовка столбца и заголовка строки имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы.

В правой части окна находятся стандартные полосы прокрут­ки, предназначенные для перемещения по рабочему листу (вверх - вниз, влево - вправо). Хотелось бы отметить, что Excel позволяет разделить окно таб­лицы на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Разделить окно таб­лицы можно либо с помощью разделителей окна (прямо­угольные разделители на границах полосы прокрутки), или командой (Окно - Разделить).

Выше строки состояния располагается строка с ярлычками листов, которая позволяет перехо­дить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Работу с ярлычками листов вы освоите на практических занятиях.