7.13. Отчеты

Отчеты могут формироваться на основе запросов и таблиц Access. В курсовой работе они строятся, как правило, на базе по­следнего (итогового) запроса. Они могут быть выведены на экран, принтер или в файл. Вид отчета должен быть максимально при­ближен к таблице (или таблицам, если отчетов больше одного) приведенной в задании на курсовое проектирование. Он состоит и; разделов, внутри которых могут быть размещены элементы управления.

На уровне отчета могут отслеживаться события: открытие, закрытие, печать страницы, отсутствие данных для отчета и др.

Отчеты имеют различные структуры данных, учитывающие состав и структуру исходных данных для построения отчета:

1. Однотабличный отчет анкетной или табличной структуры.

2. Иерархический отчет с группировками различных уровней вложенности, содержащий данный одной или нескольких связанных таблиц/запросов.

3. Составной отчет (главный и подчиненный отчеты, связанные по общим ключам).

Для проектируемых в курсовой работе отчетов следует:

• Обосновать структуру макета отчета, выбор главного подчиненного отчетов, ключей связи.

• Для каждой группы строк указать условия группирование состав заголовка и примечания группы.

• Указать свойства отчета и его элементов, события влияющие на формирование отчета.

• Привести используемые в отчете макросы, процедуры или программы.

• Привести образцы отчетов.

Методика разработки отчетов изложена в методическом пособии "Технология создания отчетов (СУБД ACCESS 2002/XP) Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Информатика". Составители: cm преп. Н.Г. Жданова, ст. преп. Л.Е. Кузьмина, канд. техн. наук, доц B.C. Кондратьев-СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2005.

7.14. Макросы и модули

Для автоматизации работы конечного пользователя создаются макросы и модули. Макрос - набор макрокоманд, реализующих управляющие структуры типа последовательность и условие. Наи­более часто макросы используются в экранных формах и отчетах при наступлении определенных событий. Макросы могут быть пре­образованы в программные модули на языке VBA.

Различают программные модули класса (форм и отчетов) и стандартные модули. Модули класса содержат процедуры обработ­ки событий, используются только для элементов управления кон­кретной формы или отчета; стандартные модули содержат общие процедуры обработки для всех режимов работы.

Для используемых в формах и отчетах курсовой работы мак­росов и модулей следует привести текст на языке VBA, указать элемент управления и события, при наступлении которых запуска­ются макросы или модули.

7.15. Ведение нормативно-справочной информации

Ведение нормативно-справочной информации подразумевает:

• Начальную загрузку таблиц базы данных.

• Формирование сводных нормативов.

• Корректировку нормативно-справочной информации. Начальная загрузка таблиц базы данных может осуществляться в двух режимах:

1. Интерактивный ввод информации с помощью экранных форм, источник информации - входной документ.

2. Пакетная загрузка с использованием загрузочных массивов, ис­точник информации - импортируемый массив внешней базы данных, результирующая таблица запроса на добавле­ние/обновление таблицы базы данных.

При формировании нормативно-справочной информации вы­полняется контроль вводимой информации с помощью стандарт­ных методов:

• Проверка формата вводимых данных.

• Проверка полноты заполнения данных.

Используются и логические методы контроля с помощью за­просов на выборку данных или программных модулей, макросов.

Сводные нормативы формируются на базе первичных норма­тивов с использованием запросов, макросов или программных мо­дулей.

Корректировка нормативно-справочной информации предпо­лагает ввод новых записей, удаление, модификацию существую­щих записей. Корректировка нормативно-справочной информации может выполняться в режиме ручного ввода или пакетной обработ­ки. Корректировке подвергается отдельная запись или группа запи­сей, удовлетворяющих условиям отбора. Выполняется корректи­ровка с помощью экранных форм и запросов определенного типа.

В курсовой работе следует разработать технологию первона­чальной загрузки и корректировки нормативно-справочной инфор­мации базы данных, осуществляемой с использованием экранных форм и/или запросов. Для печати нормативно-справочной инфор­мации привести формы отчетов.