Этапы бюджетирования
Любой управленческий процесс - это замкнутый контур, включающий такие этапы, как планирование, контроль, анализ и регулирование. Одним из важных признаков эффективной системы бюджетирования является ее распространение на все уровни организационной структуры. Кроме того, бюджетирование - это коллективное планирование, в котором участвуют менеджеры всех уровней управления, поэтому бюджет можно определить как договор между участниками финансового управления о согласованных действиях, направленных на достижение целей компании. [6]
На практике можно выделить ряд этапов процесса бюджетирования:
Анализ внутренней и внешней информации, сообщение основных направлений развития хозяйствующего субъекта лицам, ответственным за разработку бюджетов.
Планирование бюджетов.
Подготовка сводного бюджета.
Координация (согласование доходной и расходной частей сводного бюджета). Анализ факторов риска невыполнения бюджета.
Составление прогноза движения денежных средств.
Согласование и утверждение бюджета предприятия.
Исполнение бюджета и учет фактического исполнения.
Контроль за исполнением бюджета.
На первом этапе происходит сообщение основных направлений развития хозяйствующего субъекта лицам, ответственным за разработку бюджетов. Также на данном этапе определяются предполагаемые индексы изменения цен, курсы валют, темпы инфляции и д.р.
Второй этап посвящен составлению различных бюджетов:
Бюджета реализации;
Бюджета прямых переменных затрат;
Функциональных бюджетов накладных расходов;
Кредитных и налоговых бюджетов и д.р.
В самом начале второго этапа происходит формирование бюджета реализации. Бюджет реализации является основой, на которой базируются все последующие бюджеты, и составляется для определения плановой выручки в денежном выражении. Разрабатывается данный бюджет на основе информации центров дохода. [11]
Данный этап является наиболее сложным в процессе планирования, что объясняется влиянием на сбыт целого ряда неконтролируемых факторов с большой долей неопределенности, в частности, таких, как деятельность конкурентов, стабильность поставщиков и покупателей, общее положение на национальном и мировом рынках, циклические, сезонные и другие случайные колебания и д.р.
После составления бюджета реализации происходит формирование производственной программы. Здесь на основе бюджета реализации и данных о необходимой величине производственных запасов по каждому виду продукции рассчитывается объем производства в плановом периоде:
Xппр=Xреал+Xзап.к-Xзап.н, где:
Хппр - объем производства в плановом периоде;
Хреал, - объем реализации;
Х-зап.к - количество необходимых запасов готовой продукции на конец периода;
Хзап.н - количество запасов готовой продукции на начало периода.
Далее формируются бюджеты прямых переменных затрат в расчете на производственную программу хозяйствующего субъекта. В данный раздел входит бюджет затрат на основные сырье и материалы, бюджет затрат на заработную плату основных производственных рабочих, бюджет затрат на основные энергоносители. Основой для расчетов этих видов бюджетов являются нормативы расходования ресурсов на производство различных видов продукции и базовые цены на соответствующие ресурсы.
После бюджета прямых переменных затрат происходит разработка функциональных бюджетов накладных расходов по отдельным структурным подразделениям хозяйствующего субъекта. На основе организационной структуры хозяйствующего субъекта по каждому структурному подразделению составляется смета расходов, как в натуральном, так и в стоимостном выражении. В бюджеты структурных подразделений входят такие виды затрат, как заработная плата вспомогательных рабочих, администрации, работников обслуживающих хозяйств; амортизация; затраты на электроэнергию, услуги связи; затраты на канцтовары и прочие виды расходов, характерные для различных структурных подразделений предприятия. [7]
Далее составляется прогноз рентабельности различных видов продукции. На основе полученных бюджетов прямых переменных затрат и бюджетов функциональных подразделений делаются выводы о предварительной рентабельности продукции и составляются плановые калькуляции.
Кредитные и налоговые бюджеты планируются только в целом по предприятию. Налоговый бюджет включает в себя все налоги и обязательные платежи в федеральный и бюджеты других уровней, а также во внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования д.р.)
Бюджет погашения кредитов и займов позволит осуществлять операции по погашению кредитов и займов в строгом соответствии с планом-графиком платежей. Ответственным лицом за формирование данных видов бюджета, как правило, является начальник финансового отдела, согласующим подразделением - бухгалтерия.
На третьем этапе происходит подготовка сводного бюджета. На этом этапе данные всех сформированных ранее бюджетов объединяются в сводный бюджет, состоящий из двух частей: доходной и расходной. [6]
В доходной части отображаются следующие статьи: выручка от реализации основной продукции; выручка от прочей реализации; доходы от внереализационных операций; остатки средств на банковских счетах на начало планового периода; кредиты и займы.
Расходная часть состоит из следующих видов затрат: затраты на закупку сырья и материалов; затраты на энергоресурсы (по видам энергоресурсов); затраты на оплату труда; амортизационные отчисления; налоги в бюджет; платежи во внебюджетные фонды; выплаты по кредитам; прочие затраты. [14]
На четвертом этапе цель координации доходной и расходной частей сводного бюджета - не допустить возникновения дефицита бюджета, то есть ситуации, при которой итоговая сумма расходной части бюджета превышает итоговую сумму доходной части бюджета.
Пятый этап ставит перед собой две цели: показывается конечное сальдо на счете денежных средств, которое необходимо для составления прогнозного бухгалтерского баланса; выявляются периоды излишка или нехватки денежных средств. На основе информации прогноза движения денежных средств составляются более детальные графики платежей и поступлений на каждый период, входящий в срок действия бюджета (неделя, месяц, квартал и т. д.)
На шестом этапе осуществляется согласование и утверждение бюджета на основании «сценарных условий» осуществляется разработка бюджетов, планов, смет, их консолидация и расчет контрольных показателей. Процесс составления бюджетов носит итерационный характер, итоговый вариант является компромиссом между разными уровнями управления. Согласование параметров бюджетов и утверждение сводного бюджета предприятия осуществляются в соответствии с установленным регламентом.
На седьмом этапе в результате практической деятельности предприятия формируются фактические показатели бюджета.
На восьмом этапе в целях осуществления контроля за исполнением бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему контроля. [4]
Нижний уровень - контроль за исполнением бюджетов структурных подразделений предприятия, непосредственно осуществляемый экономическими службами этих подразделений, при этом контролируются как сводный бюджет, так и составляющие его функциональные бюджеты.
Верхний уровень - контроль за исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат), осуществляемый непосредственно менеджером, ответственным за формирование сводного бюджета и руководством хозяйствующего субъекта.
На этом этапе подводятся итоги исполнения бюджета, проводится анализ эффективности бюджетной системы, принимаются решения по развитию методологии и организации процесса бюджетирования. Этап является одновременно завершающим для прошедшего бюджетного периода и отправной точкой для планирования на следующий период.
Выделяют следующие виды контроля: предварительный, текущий и последующий. [10]
Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей предприятия. Его задача – установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. В ходе предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необходимые для этого материальные, трудовые, финансовые и инвестиционные ресурсы.
Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении корректирующих действий.
Заключительный бюджетный контроль осуществляется сразу по завершении деятельности, для которой определяется бюджет, либо по истечении определенного заранее периода времени. Последующий бюджет не обладает оперативным корректирующим действием и выполняет главную задачу: способствует получению целостной информации, на основе которой корректируются будущие бюджеты с учетом экономических реалий прошлого.