42. Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

Учет материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Организация может выбрать один из двух наиболее часто применяемых методов: количественно-суммовой метод и оперативно-бухгалтерский.

При количественно-суммовом методе и в бухгалтерии, и на складе в карточках ведется количественно суммовой учет материалов. Это, естественно, загромождает учет, увеличивает трудозатраты.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Последовательность ведения учета на складе следующая.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки учета материалов (ф.№ М-7) на каждый номенклатурный номер материала открывает бухгалтерия и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке учета материалов. На основе расходных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки учета материалов данных об отпуске может производиться по мере закрытия карт (если они выписаны на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номера записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал и докладываются главному бухгалтеру организации.

По состоянию на первое число каждого месяца материально-ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов. Она открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1-2 числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально- ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум и минимум) и сообщения об отклонениях отделу маркетинга.

Учет материалов в бухгалтерии.

Все первичные документы по движению материалов склады и подразделения организации обязаны сдавать в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на автоматизированную обработку. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножению количества материалов на учетную цену).

Сущ-ет несколько вариантов учета материалов в бух-ии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы групп-ют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по док-ам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. В этом случае трудоемкость учета знач-но умень-ся, поскольку отпадает необх-ть ведения карточек анал-го учета. Но и при этом варианте учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов.

При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует данных складского сортового учета ни в отдельных карточках анал-ого учета, ни в оборотных вед-ях, а исп-ет в кач-ве регистров анал-ого учета карточки складского учета мат-ов, ведущиеся на складах.

Ежедн-но или в другие уст-ые сроки (не реже одного раза в неделю) работник бухг-ии проверяет прав-ть произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтв-ет их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведу-ий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит колич-ые данные об остатках на 1-е число месяца по ! номенклатурному номеру матер-ов из карточек складского учета в вед=ть учета остатков мат-ов на складе (без оборотов прихода и расхода).

-

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируются по учетным ценам, выводятся их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные до-ты по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих вед-ей сверяют со стоим-ми данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в усл-ях стаб-ти цен и ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании ЭВМ все регистры, необходимые при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости), составляются на машинах.