1.4 Оценка эффективности деловых совещаний в контексте формирования организационной культуры

Менеджер должен знать специфику проведения деловых совещаний, которые должны быть эффективными. Их существует много. Они носят как субъективный, так и объективный характер. Наиболее важные положения относительно управления ситуацией можно детализировать и конкретизировать [6, с. 320].

1. Создание благоприятных условий для коллективной работы и коллективного принятия решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то необходимо обеспечить коллективную умственную работу присутствующих, т.е. групповую работу. О групповой работе можно говорить в том случае, если результат работы группы лучше результата индивидуальной работы лучшего члена группы; лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Групповая работа требует специальной подготовки. По физическому труду выражения этих закономерностей являются вполне понятными (коллективная работа всегда производительнее), но во время умственного труда достичь соответствующего результата значительно сложнее.

2. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы.

3. Формирование атмосферы непринужденности и деловитости. Атмосфера на совещании прямо зависит от руководителя. Сотрудничеству не способствуют чрезмерная критика, жалобы и т.д. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости необходимо, чтобы участники совещания чувствовали себя равными и чувствовали важность рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить, чтобы непринужденность не присушивала деловитость и наоборот. Рассмотрение проблемы негативного содержания нужно оставить на конец совещания (часть людей в то время можно отпустить) и сделать его как можно короче. Большинство таких проблем нужно решать в индивидуальном порядке. Лучше всего, если в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время непринужденную обстановку, в которой каждый чувствует себя расковано. Надо не допускать создания атмосферы страха. Задача совещания - решить проблему, а не найти виновного. Поэтому свободное и откровенное изложение своих мыслей, а также непринужденность сократят потери на совещании.

4. Эффективная техника ведения записей. Хорошо организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, вносить конкретные предложения и накапливать полезную информацию. Форма записи зависит от характера обсуждаемого вопроса. Если вырабатывается план конкретных действий, то целесообразнее страницу своего делового дневника разделить на три колонки. В первом указывается фамилия оратора, во втором - кратко излагается суть предложения, в третьем записываются фамилии тех, кто поддержал предложение. В результате у вас накапливается перечень предложений, из которых можно формировать план, а сама страница остается резервом идей, что в данный момент не реализуются, но могут оказаться актуальными в будущем.

5. Обеспечение активности всех участников совещания. Председатель должен учитывать так называемый «психологический феномен» и организовать порядок выступлений. Это связано с тем, что молодые сотрудники очень неохотно высказывают свою точку зрения, особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанной точкой зрения руководителя более высокого ранга. Поэтому иногда неожиданные и нестандартные решения проблем, предлагаемые молодыми сотрудниками, просто не обсуждаются. Другой способ повысить активность - это требование выступления каждого участника совещания.

6. Обсуждение особых мнений. Как уже отмечалось, одной из гарантий успеха совещания является результат, полученный при условии учета мнений всех его участников. Часть мыслей и предложений и даже выдвинутые в ходе совещания вопросы могут оказаться ошибочными. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причины ошибочной мысли (никто не должен покидать совещание с ощущением, что его точка зрения верна, а решение совещания ложное). Большое количество особых мнений составляют такие, которые имеют целью расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Это и есть те особые мнения, которые требуют обсуждения и которые, как правило, являются целесообразными. Именно они помогают достичь положительных результатов. На совещании нельзя использовать такую форму, как голосования, потому что тогда это будет не совещание, а сборы. Во время обсуждения особых мнений в случае необходимости можно критиковать точки зрения, подходы к решению проблем, но не людей.

Доклад или краткое сообщение - стержни совещания, основа его успешной работы.

Можно сделать официальные совещания более эффективными, если обратить внимание на:

1. Регулирование времени:

   • считайте время начала совещания «священным и неприкосновенным»;

   • планируйте закончить к обеденному перерыву/концу рабочего дня (любое отклонение от регламента будет нежелательно для всех);

   • давайте время только на обсуждение ключевых вопросов;

2. Повестку дня:

   • готовьте ее сами;

   • делайте ее конкретной;

   • ставьте наиболее важные вопросы первыми;

   • рассылайте заранее (и настаивайте, чтобы люди готовились);

3. Протоколы:

   • сократите до краткого изложения принятых решений, указания ответственных и сроков исполнения;

   • рассылайте в течение 24 часов после совещания.