1.2 Создание базы данных.

Сведения об объекте, его электроустановках, силовых кабелях, внутренней электропроводке и т.п. необходимо занести в базу данных. База данных объекта повысит эффективность и удобство работы как при модернизации объекта, так и при эксплуатации в целом.

База данных — это совокупность данных и связей между ними, определённым образом организованная на том или ином носителе. Информационные данные объединяются с помощью правил, которые устанавливают зависимость между данными и виды этих зависимостей. Сами правила могут быть получены с помощью научной теории или экспериментально. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

Для хранения данных создается по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным необходимо определить связи между таблицами (отношения между данными) [3].

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создается запрос [3]. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных создаются формы [3]. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора [3].

Прежде чем приступить в Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу.

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться.

• Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных.

• Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить.

• Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных.

По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы.

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

• Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы.

Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

После создания нужных таблиц и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи, и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно приступить к работе в режиме пользователя БД и формировать любые необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчёты [3].