32.Разновидности запросов в Access.Источник данных для них.

Запрос – это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи.Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных.Результат работы запроса называется  выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

• Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

 Можно создавать в режиме «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной или нескольких таблиц. На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»;Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех».Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

• таблицу

• поле из таблицы

• вид сортировки

и т.д.Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений».Запуск запроса в работу – кнопка «Открыть».Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> (см. выше – сортировка данных).«S» - указание группировки по данному полю.

• Режим «Простой запрос» ( для показа суммирования в одной колонке):

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»;Выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно).Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги. Если интересуют Итоги – нужно нажать на кнопку <Итоги>. Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers».Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе  Запроса).

• Режим «Перекрестный запрос» ( для создания всевозможных подсчетов на базе Схемы данных):

Данный запрос строится на основании продуманных заранее взаимосвязей и, обычно, на основе сводной Базы данных.

Сначала необходимо выбрать базу данных. Обычно – основную. В работе с Кадрами - это БД «Личные карточки». Далее нужно выбрать одно – три поля – для организации строк – уровни вложения полей.И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества – например, персонала по цехам, должностям и т.д.), Sum (сумма – например, сумма окладов, зарплаты и т.д.). Расчеты производятся по выбранным полям.

• Режим «Повторяющиеся записи» –( для повторов данных в таблицах):

• Режим «Не имеющие подчиненных» –( для показа записей, не имеющих связей):

Например, клиенты, не имеющие заказов.

• Итоговые запросы, группировка, итоговые функции.

 Итоговый запрос создается с помощью режима – Сводный запрос. Можно использовать три таблицы, включая связующую таблицу. При этом можно с любом месте запроса вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать признак «групповые операции». В бланке запроса появится новая строка Группировка. Итоговые функции: в поле, по которому мы хотим посчитать итоги,  выбрать из списка функцию «Sum» (сумма), чтобы просуммировать все значения выбранных полей. Функция «Подсчет» посчитает количество значений поля.

• Запрос на удаление 

позволяет удалить записи из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются условия отбора удаляемых записей. Первоначально Запрос на удаление создается, как запрос на выборку. Потом этот запрос в режиме Конструктора преобразуется в Запрос на удаление. И в его бланке появляется строка Удаление.

• Запрос на обновление 

используется для обновления данных в полях таблиц. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых по указанным условиям. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в строке Обновление. Первоначально Запрос на обновление создается, как запрос на выборку. Потом этот запрос в режиме Конструктора преобразуется в Запрос на обновление. Теперь нужно в бланк запроса включить поля, которые будут обновляться, и поля для условий отбора.

ВАРИАНТ ОТВЕТА 2

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы. QBE-запросы (Query By Example) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу. SQL-запросы — запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия. Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие. Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц. Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса. Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса. Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска. Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат. Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие. Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом. Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием. Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно. В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора. Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера:

• Мастер создания простого запроса;

• Мастер создания перекрестного запроса;

• Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;

• Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов. Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.

При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе. Назначение строк в бланке Конструктора запросов: 1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;

2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;

4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;

5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу. Запросы могут быть созданы на основе одной или нескольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.