33. Access. Таблицы. Их структура. Типы полей. Их св-ва. Схема данных. Целостность данных.

Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.

Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.

Таблицы являются главным хранилищем данных в базе данных.

Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спла­нирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:

• имя поля;

• тип данных;

• перечень свойств;

• описание.

Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «'», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.

Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие 9 типов полей:

• Текстовый. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

• Поле Memo. Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.

• Числовой. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых дан­ных. Длина - 8 байт.

• Дата/время. Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

• Денежный. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками по­­с­ле запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

• Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

• Логический. Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

• Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Micro­soft Access через элемент управления в форме или отчете.

• Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст  (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:

• размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;

• формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т.д.;

• число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);

• маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____.

• подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;

• значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.

• условие на значение позволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;

• сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение";

• обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;

• индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.

Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.

Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения. Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.

Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.

Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.

Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.

Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.

При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями (т.е. записей – «сирот» быть не может). При создании связи можно и не накладывать условие целостности данных, тогда в структуре базы могут присутствовать базовые записи без подчиненных и наоборот (т.е. записи – «сироты»).

Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».

Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:

• если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «один-к-одному»;

• если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «один-ко-многим».

Схема данных отображается в окне Схема данных, в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями (см. рис. )

Для того, чтобы вызвать окно Схема данных можно выполнить команду СЕРВИС/Схема данных и щелкнуть по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием.

Добавить таблицу на схеме данных можно щелчком правой клавиши и выбрать в контекстном меню пункт Добавить таблицу, выполнив команду СВЯЗЬ/Добавить таблицу или щелкнув по кнопке с таким названием на инструментальной панели Связь.

В окне Схема данных отдельные таблицы можно скрывать и отображать.

Для установки связи между таблицами следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне Связи щелкнуть по кнопке Создать.

Для устанавливаемой связи следует задать параметры.

В окне Связи можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля.

Обычно следует включить поддержку целостности данных с помощью флажка Обеспечение целостности данных. Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.

Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа 1 — ∞ изображается более жирной.