13. Кодирование.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, смешанными.

Требования:

1. Охватывать все номенклатуры, по которым делится группировка.

2. Единые для разных задач внутри одного экономического объекта.

3. Стабильные, часто не пересматриваются.

4. Иметь резерв на случайное появление новых позиций номенклатуры.

5. Быть экономичным. С минимальной значностью.

Код – универсальный способ отображения информации в виде систем соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования – кодовое слово ( кодовая комбинация).

Число символов кодовой комбинации называется длиной слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которое может принимать любой символ кода, называется основанием кода. Назначение кода состоит в обеспечении группировки информации в подсчете итогов по группировочным признакам. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения, выборки и передачи информации по каналам связи.

• Наиболее распространение получили следующие системы кодирования:

1. Порядковая система кодирования предполагает присвоение всеми позициями кодирования номенклатуры, порядковых номеров без пропуска.

2. Серийная. Ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.

3. Позиционная. Иерархическая соподчиненность признаков классификации.

По штриховому коду можно найти товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. Включает 13 цифр.

13. Проектирование документации и технология ее получения.

Документы - основной носитель информации АИС, включая логические связи, реквизиты и область юридической силы. Документы могут быть первичными и производными.

В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления.

В результативных документах сводно – группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации.

Документы получаются вручную, либо при помощи технических средств. Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив/уничтожения.

Жизненный цикл. Движение или документооборот. Есть с длительным жизненным циклом, содержат условно- постоянную информацию, использующуюся многократно для решения широкого круга задач. Документы короткого жизненного цикла включают оперативно- переменную информацию актуальную для однократного решения задач (нормативные, плановые, учетные и т.д).

Требования к унифицированным документам:

1. Стандартные формы построения

2. Приспособление к компьютерной обработке

3. Включение всех необходимых для целей управления реквизитами и исключение из дублирования.

Унифицирующая форма документов обеспечивает сокращение многообразия их форм для целей управления и соблюдения порядка размещений в формах документов.

Первичные документы, в основном, формируются двумя путями: традиционно ручным способом до ввода в компьютер, либо непосредственно ЭВМ.

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятии и в организации ведется в двух направлениях: 1) переход от бумажных к электронным 2) применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.