2.3 Формы

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм, а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса  . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка  .

Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.

Рисунок 5. Создание формы «Клиент»

В базе данных «Учёт проживающих в гостинице» содержатся 5 форм:

1. Форма «Клиент».

Данная форма предназначена для ввода следующих данных клиента в таблицу «Клиент»: кода, фамилии, имени, отчества, паспортных данных, города, из которого прибыл клиент, номера, в который он заселился.

2. Форма «Проживает».

Эта форма предназначена для ввода следующих данных в таблицу «Проживает»: кода клиента, даты прибытия и отбытия клиента, номера, типа номера, стоимости, этажа.

3. Форма «Номер».

Данная форма предназначена для ввода следующих данных в таблицу «Номер»: порядкового номера, типа номера, стоимости, количества мест, этажа.

4. Форма «Тип_номера».

Эта форма предназначена для ввода следующих данных в таблицу «Тип_номера»: номера, количества мест, стоимости.

5. Главная форма.

Эта форма служит интерфейсом базы данных. Она содержит следующие кнопки:

• Список клиентов

• Список номеров

• Стоимость проживания в гостинице

• Счёт за проживание в гостинице

• Список свободных номеров

• Форма данных клиента

• Отчёт по клиенту

• Выход

Рисунок 6. Интерфейс базы данных

2.4 Отчёты

Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

В базе данных учёта проживающих в гостинице содержится 3 отчёта:

1. Отчёт по клиентам, который выводит данные обо всех проживающих.

2. Отчёт по клиенту, который выводит данные о нужном клиенте.

Рисунок 7. Запрос по клиенту

3. Счёт за проживание в гостинице. Этот отчёт выводит счёт для определённого клиента.

2.5 Аппаратные и технические требования к бд

Для полноценной работы базы данных «Учёт клиентов, проживающих в гостинице» , необходимо: ОЗУ не менее 50 Мб, пакет MS Office Access 2007 , устройство чтения CD(DVD), быстродействие системы.