16)Пакет Microsoft Office состав пакета. Создание документов. Сохранение и открытие документов.

Пакет Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

В состав пакета Office входят: Большие прикладные программы WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру . Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды . С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office. Программы - помощники: Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы. Программа Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word. Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков. Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

Два способа создания документов Office.

1. Раскройте Главное меню и выберите пункт Создать документ Office. Откроется окно диалога Создание документа Office, показанное на рис. 3.11. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки вкладки Общие позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ. Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:

* Базы данных — мастера построения стандартных баз данных Access; * Шаблоны оформления — шаблоны, на основе которых создаются презентации PowerPoint с заранее заданным оформлением; * Письма и факсы — стандартные шаблоны писем и факсимильных сообщений для Word; * Ходатайство — мастер построения шаблона официального ходатайства и наполнения его содержанием, а также шаблоны, созданные этим мастером; * Слияние — стандартные шаблоны составных отправлений, предназначенных для рассылки нескольким адресатам; * Записки — докладные записки и небольшие письма; * Презентации — презентации PowerPoint; * Публикации — шаблоны текстов, предназначенных для публикации; * Отчеты — отчеты для Word; * Электронные таблицы — шаблоны электронных таблиц Excel; * Веб-страницы — мастер построения web-страниц и шаблоны файлов формата HTML; * Другие документы — дополнительные мастера и шаблоны документов.

2. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части окна диалога появится общий вид выбранного шаблона. Если вместо этого появится сообщение о недоступности выбранного компонента, не огорчайтесь, — благодаря автоматической системе установки компонентов Office шаблон все же можно будет открыть, но для этого потребуется выполнить несколько дополнительных шагов.

Примечание В Office XP найден компромисс между проблемой экономии дискового пространства и необходимостью доступа к дополнительным компонентам приложений. Во время установки Office подавляющая часть этих компонентов не копируется на жесткий диск, но ссылки на них появляются в окнах диалога приложений. Если комплект устанавливался с сервера, то при обращении к такому отсутствующему компоненту модуль установки Office автоматически загрузит с сетевого диска недостающие файлы, и вы сможете продолжить работу, не прерываясь на процедуру переустановки Office. Если установка производилась с компакт-диска, держите его под рукой, он может понадобиться в любой момент для добавления недостающих компонентов.

3. Щелкните на кнопке ОК. При необходимости ответьте на вопросы мастера. Если на экране появится окно диалога, показанное на рис. 3.12, это означает, что в пакет Office устанавливаются дополнительные компоненты. Иногда программа установки может потребовать перезагрузки компьютера. В этом случае сохраните измененные документы, закройте все открытые приложения и щелкните на кнопке Да. После перезагрузки продолжайте прерванную работу.

Активизация значка в окне Создание документа Office автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это окно диалога позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.

Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.

4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.

5. В контекстном меню выберите пункт Создать. Раскроется подменю, показанное на рис. 3.13.

6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft PowerPoint. Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.

7. В качестве имени введите текст Презентация.ppt. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.