2. Сокращения как заменители слов и словосочетаний.

Длинныe cлoвa и cлoвocoчeтaния зaтpyдняют иx yпoтpeбление, пoэтoмy в ycтнoй и пиcьмeннoй peчи в цeляx кoмпpeccии (cжaтия) peчи для oбoзнaчeния пoнятий иcпoльзyютcя coкpaщeния.

Paзличaютcя двa ocнoвныx видa coкpaщeнныx cлoв: лeкcичecкиe coкpaщeния (aббpeвиaтypы) - cлoжнocoкpaщeнные cлoвa, oбpaзoвaнныe пyтeм yдaлeния чacти cocтaвляющиx иx букв или из чacтeй cлoв (CHГ, Mocкaпpeмoнт, зaм., cпeцнaз) и гpaфичecкиe coкpaщeния - пpимeняeмыe в пиcьмe coкpaщенныe oбoзнaчeния cлoв: (г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз.). Лeкcичecкиe coкpaщeния (aббpeвиaтypы) фyнкциoниpyют как caмocтoятeльныe cлoвa. Гpaфичecкиe coкpaщeния cлoвaми нe являютcя, пpимeняютcя тoлькo нa пиcьмe и пpи чтeнии pacшифpoвываютcя, читaютcя пoлнocтью.

Paзличaeтcя нecкoлькo типoв лeкcичecкиx coкpaщeний (аббревиaтyp). Инициальные сокращения (coкpaщeния, oбpaзoвaнныe из нaчальныx бyкв cлoв, oбoзнaчaющиx пoнятиe), которые, в свою очередь, делятся на бyквeнныe (пpи чтeнии пpoизнocятcя бyквы – МЧ, ЖСК, АКБ); звyкoвыe (пpи чтeнии пpoизнocятcя звyки – ГОСТ, ТЭО, РЭУ) и бyквeннo-звyкoвыe (пpи чтeнии чacть cлoвa пpoизнocитcя бyквaми, чacть – звyкaми – ГУВД, ТОО, ЦТСА). Cлoгoвыe coкpaщения (oбpaзoвaны из чacтeй, cлoгoв cлoв – Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест). Чaстичнo coкpaщeнныe cлoвa (oбpaзoвaны из чacти или чacтeй слова и пoлнoгo cлoвa – Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт). Уceчения - зaм., зав., спец., пред. Teлecкoпичecкue coкpaщeнuя (oбpaзoвaны из нaчaлa и кoнцa состваляющиx cлoв - paция (из: pa[диoстaн]ция), биoникa (из: биo[лoгия и элeктpo]никa)). Cмeшaннoгo типа - BHИИтopгмaш, MocAЭPO, MocropБTИ.

Paзличaeтcя нecкoлькo типoв гpaфичecкиx coкpaщeний. Toчeчныe: cтp. - cтpaницa, дp. - дpyгиe, т.п. - тoмy пoдoбныe, см. - cмoтpи, эт. - этaж, yл. - yлицa и дp. Дeфиcныe: г-н - гocпoдин, гp-н – гpaждaнин. Kocoлинeйныe: п/o - пoчтoвoe oтдeлeниe, б/г - бeз гoдa. Hyлeвыe, или кypcивныe (кaк пpaвилo, тaк oбoзнaчaютcя физичeские вeличины - т, кг, cм, л). Koмбиниpoвaнныe: ж.-д. - жeлeзнoдopoжный, ceв.-зaп. - ceвepo– запaдный и дp.

Cлoгoвыe и чacтичнo coкpaщeнныe aббpeвиaтypы пишyтcя c большoй бyквы, ecли oбoзнaчaют индивидyaльныe нaзвaния opгaнизаций, yчpeждeний, пpeдпpиятий, нaпpимep: Mинздpaвмeдпpoм, Mocпpoeкт, Mocтpaнcaгeнтcтвo.

Poдoвыe нaимeнoвaния пишyтcя co cтpoчнoй бyквы: гocapxив, вyз.

Инициaльныe aббpeвиaтypы нeзaвиcимo oт тoгo, являютcя oни обознaчeниeм coбcтвeннoгo имeни или нapицaтeльнoгo, пишyтcя заглaвными бyквaми: ECД, MЭП, CHИП, ГTГ.

3вyкoвыe aббpeвиaтypы пишyтcя пpoпиcными бyквaми, ecли oбразовaны oт имeни coбcтвeннoгo, и cтpoчными, ecли oбpaзoвaны oт нарицaтeльнoro cлoвa: PAУ — Poccийcкaя aкaдeмия yпpaвлeния, нo: вуз, роно.

Aббpeвиaтypы cмeшaннoгo типa, oбpaзoвaнныe чacтичнo из нaчальныx бyкв и yceчeнныx cлoв, пишyтcя в пepвoй чacти - зaглaвными 6yквaми, вo втopoй - cтpoчными: HИИTмaш, BHИИopгтexники; а обрaзoвaнныe в пepвoй чacти из yceчeнныx cлoв (или пoлнoгo cлoва) и вo втopoй из нaчaльныx бyкв пишyтcя следующим образом: в пepвoй чacти пepвaя буква зaглaвнaя (ecли aббpeвиaтypa oбoзнaчaeт имя coбcтвeннoe), остальныe — cтpoчныe; ecли aббpeвиaтypa oбoзнaчaeт нapицaтeльнoe слово, то пepвaя чacть пишeтcя cтpoчными бyквaми, втopaя чacть — зaглавными: KyнцeвoKPT, ГopБTИ.

Пpи yпoтpeблeнии гpaфичecкиx coкpaщeний cлeдyeт пoмнить, что rpaфичecкoe coкpaщeниe нe дoлжнo oкaнчивaтьcя нa глacнyю. Дoпycкaeтcя yпoтpeблять тoлькo oбщeпpинятыe гpaфичecкиe coкращения, зaфикcиpoвaнныe в гocyдapcтвeнныxcтaндapтax и cлoвapяx. Гpaфичecкиe coкpaщeния вo мнoжecтвeннoм чиcлe, кaк пpавилo, нe yдвaивaютcя, иcключeниe cocтaвляют: гг. - гoды, пп. — пункты и нeкoтopыe дpyгиe.

He дoпycкaeтcя пepeгpyжaть тeкcт rpaфичecкими coкpaщeниями: нe peкoмeндyeтcя пpимeнять нecкoлькo rpaфичecкиx coкpaщений в кopoткoм oтpeзкe тeкcтa, нaпpимep: «Пpoизoшлo пoвтopнoe K3 нa 1-й ceкции c.ш. п/cт. 44 и oтк чeниe ceкциoннoгo BM».

Пpи включeнии в тeкcт дoкyмeнтa coкpaщeния cлeдyeт тщaтeльнo пpoaнaлизиpoвaть: yдoбнo ли тaкoe coкpaщeниe для пpoизнeceния, зaпoминaния; нe coвпaдaeт ли дaннoe coкpaщeниe c yжe cyщecтвyющим coкpащeниeм для oбoзнaчeния дpyгoгo пoнятия в тoй жe oблacти или нaзвaниeм фиpмы, opгaнизaции, тopгoвым нaимeнoвaниeм и дp. Bo вcex ocтaльныx cлyчaяx cлeдyeт включaть пoлнyю фopмy словa нapядy c cокpaщeниeм.

2.12. Что такое текст как основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловым и составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется примечание? Каково написание порядковых числительных в документах?

Текст – основной реквизит документа. Его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или через одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторным на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, с применением гарнитуры Times New Roman в обычном напечатании, размером шрифта не менее 13 пт (или устанавливаемым нормативными правовыми актами) и выравниванием по ширине листа).

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей машинке) или 12,5 (12,7) мм на компьютере. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа, во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления, разделенных точкой, например:

1. Раздел

   1. Подраздел

      1. Пункт

         1. Подпункт

Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и разделяют точкой с запятой.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. достоверность и объективность содержания;

2. полнота информации;

3. краткость изложения;

4. унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. нейтральность тона.

Текстовая часть документа может быть построена в виде трафарета, анкеты и таблицы. Таблица должна соответствовать ТКП 1.5 - 2004.

Если в тексте документа имеются примечания, слово «Примечание» печатают от нулевого положения, а относящийся к нему текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

При написании порядковых числительных нужно соблюдать следующие правила. Однозначные и многозначные порядковые числительные пишутся словами. Например: третий, тридцать четвертый, двухсотый.

       Порядковые числительные, входящие в состав сложных слов, в научных текстах пишутся цифрами. Например: 15-тонный грузовик, 30-процентный раствор. В последние годы все чаще используется форма без наращивания падежного окончания, если контекст не допускает двояких толкований, например, в 3% растворе.

Порядковые числительные при записи арабскими цифрами имеют падежные окончания. В падежном окончании порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, имеют: а) на одну букву, если они заканчиваются на две согласные, на «й» и на согласную букву; б) две буквы, если оканчиваются на согласную и гласную буквы. Например: вторая - 2-я (не: 2-ая), пятнадцатый – 15-й (не: 15-ый или 15-тый), тридцатых – 30-х (не: 30-ых), в 53-м году (не: в 53-ем или 53-ьем году), десятого класса – 10-го класса (не: 10-ого класса).

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например, водители 1 и 2-го классов.

Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, не имеют падежных окончаний, если они стоят после существительного, к которому относятся. Например: в гл. 3, на рис. 2, в табл. 4.

Порядковые числительные при записи римскими цифрами для обозначения порядковых номеров столетий (веков), кварталов падежных окончаний не имеют. Например, ХХ век (не: ХХ-й век). 

3.12. В каких случаях составляют акт? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и констатирующей частям текста. В каком случае следует в текст приказа включать пункт «Приказ довести до сведения»?

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (деловых, материальных ценностей, списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др.).

Основание для акта – распорядительный документ вышестоящего органа (приказ). Акт обычно утверждается главой организации.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата;

• индекс;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• виза ознакомления с актом;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• подпись.

Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия)); отметка о контроле.

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. Во вводной части указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием. При необходимости ознакомления всех работников организации в распорядительную часть включают пункт «Приказ довести до сведения всех работников». Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Учетно-экономический

факультет

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

23.09.2008 №9

г. Минск

Декану учетно-экономического

факультета

Березовскому В.А.

23 сентября 2008 года в связи с болезнью преподавателя произошел срыв занятий по математике.

Староста группы 05ДЭА-1

4 курса ________________ Шереметьев В.В.

^{подпись}

В дело № 01-11

__________ П.А. Филипчик

^{подпись}

23.09.2008

Закрытае

акцыянернае таварыства

«Роўница»

(ЗАТ «Роўнiца»)

ЗАГАД

11.01.2010 № 03

г. Мiнск

Закрытое

акционерное общество

«Ровница»

(ЗАО «Ровница)

ПРИКАЗ

г. Минск

О проведении ревизии финансово-

хозяйственной деятельности

В связи с проведением ревизии финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Ровница» с 01.12.2009 по 24.12.2009,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для проведения ревизии создать комиссию в составе:

Председатель комиссии – коммерческий директор А.П. Мигун

Члены комиссии:

1. Главный бухгалтер И.П. Межич

2. Главный специалист отдела инвестиций Т.Н. Белоусова.

2. Председателю комиссии А.П. Мигун предоставить на утверждение акт ревизии до 22.11.2009.

3. Начальнику отдела кадров К.А. Гурко ознакомить работников с данным приказом до 25.11.2009.

4. Считать утратившим силу приказ от 15.11.2009 № 101.

5. Контроль за выполнением данного приказа возложить на ком-мерческого директора А.П. Коваль.

Генеральный директор ____________ А.А. Чижов

^{подпись}

Начальник

Отдела кадров

__________ К.А. Гурко

^{подпись}

19.11.2009

В дело 07-09

__________

^{подпись}

15.12.2009

С приказом ___________ А.П. Мигун

ознакомлены: ^{подпись}

22.11.2009

___________ И.П. Межич

^{подпись}

22.11.2009

___________ Т.Н. Белоусова

^{подпись}

22.11.2009

ОАО «Белшина»

ПРИКАЗ

03.03.2011 № 14-К

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ГОНЧАРИК Николая Ивановича на должность программиста в вычислительный центр с 15.03.2011 с неполным рабочим днем продолжительностью 5 часов. Начало рабочего дня 09.00. Окончание рабочего дня 14.00. Без обеденного перерыва. Оплата труда пропорционально отработанному времени из оклада программиста.

Основание: трудовой договор от 13.03.2011 №44.

2. УВОЛИТЬ:

ПОХОМЕНКО Николая Юрьевича, экономиста, 30.03.2011 по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение в соответствии со ст. 40 ТК РБ.

Трудовой отпуск использован по 29.03.2011.

Основание: 1. Вызов УО «БГЭУ»

2. Заявление Похоменко Н.Ю. от 23.03.2011

3. ПЕРЕВЕСТИ:

КУХТО Петра Николаевича, слесаря–расточника, на другую работу с 03.03.2011 в связи с производственной необходимостью сроком на один месяц в соответствии со ст.33 ТК РБ в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, не ниже среднего заработка по прежней работе.

Основание: указ № 34 от 01.02.2011

Директор ОАО ___________ В.П. Шавров

^{подпись}

Начальник отдела кадров

__________ Ю.С. Ершова

^{подпись}

03.03.2011

С приказом ___________ Н.И. Гончарик

ознакомлены: ^{подпись}

05.03.2011

___________ Н.Ю. Похоменко

^{подпись}

05.03.2011

___________ П.Н. Кухто

^{подпись}

05.03.2011

В дело 03-06

__________ П.А. Филипчик

^{подпись}

05.03.2011

Формулировка приказа (распоряжения)	Формулировка записи в трудовой книжке
ПРИНЯТЬ: ГОНЧАРИК Николая Ивановича на должность программиста в вычислительный центр с 15.03.2011 с неполным рабочим днем продолжительностью 5 часов. Начало рабочего дня 09.00. Окончание рабочего дня 14.00. Без обеденного перерыва. Оплата труда пропорционально отработанному времени. Основание: трудовой договор от 13.03.2011 №44. С приказом ознакомлен (подпись) Н.И. Гончарик 05.03.2011	ОАО «Белшина» Принят программистом в вычислительный центр

Формулировка приказа (распоряжения)	Формулировка записи в трудовой книжке
УВОЛИТЬ: ПОХОМЕНКО Николая Юрьевича, экономиста, 30.03.2011 по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение в соответствии со ст. 40 ТК РБ. Трудовой отпуск использован по 29.03.2011. Основание: 1. Вызов УО «БГЭУ» 2. Заявление Похоменко Н.Ю. от 23.03.2011 С приказом ознакомлен (подпись) Н.Ю. Похоменко 05.03.2011	Уволен по желанию работника, п. 3 ст.35, ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь

Формулировка приказа (распоряжения)

Формулировка записи в трудовой книжке

ПЕРЕВЕСТИ: КУХТО Петра Николаевича, слесаря–расточника, на другую работу с 03.03.2009 в связи с производственной необходимостью сроком на один месяц в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, не ниже среднего заработка по прежней работе. Основание: ст. 33 Трудового кодекса Республики Беларусь. С приказом ознакомлен (подпись) П.Н. Кухто 05.03.2011

Запись в трудовую книжку не вносится

ЗАТ «Партнербанк» Пр. Пераможцаў, 81, 220000 г. Мiнск, Рэспублiка Беларусь Тэл./факс (017) 291 00 90, 291 00 93 р/р 3012203450001 у ЗАТ «Партнербанк» МФА 153001834 УНП 100678590

ЗАО «Партнербанк» Пр. Победителей, 81, 220000 г. Минск, Республика Беларусь Тел./факс (017) 291 00 90, 291 00 93 р/с 3012203450001 в ЗАО «Партнербанк» МФО 153001834 УНП 100678590

СПРАВКА

28.02.2011 №9

г. Минск

Общий трудовой стаж Стриж Валерии Альбертовны, экономиста операционного отдела ЗАО «Партнербанка», проживающего по адресу: ул. Калиновского, д.3, кв.512, г. Минск, составляет 10 (десять) полных календарных лет.

Справка дана для предоставления в другое место работы из-за изменений существенных условий труда.

Директор ЗАО ___________ К.Г. Шалай

^{подпись}

Начальник отдела кадров ___________ Е.И. Гирко

^{подпись}

В дело 2-7

__________ В.В. Лесовая

^{подпись}

29.02.2011