Що робити, якщо не проводиться накладна?

Алгоритм проведення документа «Видаткова накладна» (як і майже всіх документів конфігурації) перевіряє перед записом документа в ИБ уведену користувачем інформацію. Іноді після щиглика на кнопці «ОК» на екран виводиться вікно з повідомленням про те, що документ не проведений.

У вікні повідомлень (у нижній частині екрана) виводиться звіт причинах відмовлення в проведенні документа. До речі, детальністю виведених коментарів можна керувати. Відкрийте командою «Сервіс –> Індивідуальне настроювання» вікно настроювання параметрів робочого місця. У реквізиті «Детальність коментарів» виберіть зі списку потрібне значення (мал. 3.5).

Рис. 3.5

Спочатку краще поставити значення «3: Максимальна», тоді «1С: Бухгалтерія» буде виводити самий докладний звіт про дії документів. До речі, це ж вікно дозволяє установити значення декількох констант індивідуально для кожного робочого місця. Звичайно, це не константи, що визначають облікову політику підприємства в цілому. Це сервісні константи, що прискорюють заповнення реквізитів документів. Константа «Хто звичайно відпускає товари», наприклад.

Документ «Видаткова накладна» (і багато аналогічні) не проводяться по трьох основних причинах:

• порушено хронологію документів;

• неправильно зазначена аналітика;

• невірний бухгалтерський рахунок обліку ТМЦ.

Хронологія

Усі документи, що вводяться, автоматично упорядковуються по датах, у межах однієї дати - за часом їхнього запису. Час документа, крім упорядочивания журналів, виконує й іншу важливу роль. У «1С: Бухгалтерії» можна виконувати запити «на документ». Щоб вивести і перевірити залишки по ТМЦ при формуванні видаткової накладної, «1С: Бухгалтерія» робить запит до ИБ на цей документ, фактично – на дату і час його створення. А час створення документа програма запитує в системних годин комп'ютера, що іноді збиваються й ідуть уперед. Користувач переводить годинник назад, у результаті не може провести видаткову накладну: прихід товару виявився зареєстрований більш пізнім (неправильним) часом, потрібного товару в залишках нібито «ні». Ще неприємніше може скластися ситуація в многопользовательских файл-серверних версіях «1С: Бухгалтерії». Адже час створення документів реєструється по годинник комп'ютерів їхніх користувачів, що записали, а годинник на всіх комп'ютерах йдуть по-різному!

У спеціалізованих журналах, таких як «Договору», «Рахунка вхідні», «Прибуткові накладні», «Видаткові накладні» і проч., виводиться тільки дата, але документи вибудовуються в межах дати за часом їхнього створення. Стовпчик «час» є в загальному журналі й у журналі операцій. Час уведення документів можна змінити. У будь-якому журналі виділите документ. Клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть у выпадающем меню пункт «Зробити непроведеним» (мал. 3.6). Час можна змінити тільки в непроведеного документа.

Рис. 3.6

Підтвердите скасування проведення документа в діалоговому вікні. Зі значка документа, що виводиться в першій (службової) стовпчикові журналу, буде знята синя галочка.

Ще раз клацніть правою кнопкою миші на документі і виберіть у выпадающем меню пункт «Змінити час документа». Відкриється діалогове вікно, за допомогою якого можна установити час проведення документа:

• у початок дня, тобто на десять секунд раніше першого зареєстрованого в цей день документа;

• у кінець дня, тобто на десять секунд пізніше запису останнього за цей день документа;

• на поточне час (за показниками годин комп'ютера);

• на будь-який довільний час.

Рис. 3.7

Після цей документ потрібно перепровести. Якщо документів, час яких потрібно змінити, дуже багато, спочатку скасуєте проведення потрібних документів за обраний період, а потім проведіть їх знову. Це можна зробити обробкою «Проведення документів» з меню «Операції» чи майстром «Обробка документів» з меню «Сервіс». А якщо установити прапорець «Запитувати час при введенні документів і операцій» на закладці «Бухгалтерія» вікна настроювання параметрів системи, то показане на мал. 3.7 вікно буде з'являтися щораз при проведенні документа. Тоді користувачі будуть указувати час створення документів явно.

Аналітика

При реалізації ТМЦ повинні бути правильно зазначене місце збереження, найменування ТМЦ, а при виборі методу оцінки запасів по ідентифікованій собівартості – і партія. Списати ТМЦ можна тільки з тими значеннями аналітичних ознак, з якими раніше був уведений їхній прихід.

Це може показатися дивним, але помилки введення, зв'язані з найменуваннями ТМЦ, не так вуж і рідкі. Якщо в довідник вводяться однакові найменування ТМЦ, програма все рівно їх розрізняє по внутрішньому коді і не повідомляє про помилку. На жаль, помилитися може оператор при відпустці таких цінностей. Наприклад, вибрати товар «Ручка» (тобто ручка кулькова) замість будівельного матеріалу «Ручка» (тобто ручка дверна). До таких помилок часто приводить звичка операторів відображати довідник ТМЦ несортованим по групах. Швидкий пошук елемента по перших буквах найменування працює в цьому режимі в межах усього довідника, а не в межах відкритої групи. Оператор заощаджує свій час, адже відкривати і закривати групи довідника йому не потрібно. А що він вибрав ручку не з тієї групи, оператор може і не помітити. Щоб виключити подібні помилки, уводите найменування ТМЦ ледве більш докладно: «Ручка куля.» і «Ручка дв.», наприклад.

Уникнути помилок, зв'язаних з вибором не тієї партії (при партионному обліку) допомагає заповнення накладних з використанням механізму підбора але партіям. Вікно добору в цьому режимі набагато інформативніше. Перевіряйте себе і по графі «Залишок» видаткової накладної.

Рахунок обліку

І останній момент, на який варто звернути увагу – рахунок обліку ТМЦ. Документ «Видаткова накладна» може списувати ТМЦ тільки з того бухгалтерського субрахунку, що зазначений у параметрах довідника, так він улаштований. Нагадаємо, що це рахунок, що зазначений у реквізитах «Облік» на закладці «Додатково».

Матеріал «Стрічка оздоблювальна» оприбуткований на субрахунку 201 «Сировина і матеріали». Якщо документом «Переміщення» перекинути залишки матеріалу на субрахунок 281 «Товари на складі» (з метою наступного продажу), рахунок обліку в параметрах матеріалу не зміниться. Документ «Видаткова накладна» залишків матеріалу на субрахунку 281 не знайде. Матеріал можна реалізувати, не перекидаючи залишки на субрахунок 281. Однак у, цьому випадку документ спише запаси проводкою Дт 84 – Кт 201, а не проводкою виду Дт 901 – Кт 281, як того вимагає Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 201, зі змінами і доповненнями. Як вийти з цієї ситуації? Потрібно створити ще один, спеціальний елемент довідника з правильними значеннями реквізитів і перекинути залишки на нього. На мал. 3.3.15 показане вікно документа «Переміщення», яким залишки матеріалу «Стрічка оздоблювальна» переміщаються із субрахунку 201 на субрахунок 281 і на субконто «Стрічка – товар».

Рис. 3.8

Невідповідності допомагає виявляти і перемикач у настроюваннях висновку залишків вікна підбора. Якщо поставити його в положення «По рахунку обліку», у вікні будуть виводитися залишки саме по рахунку, записаному в реквізитах довідника «Номенклатура». Як бачимо, використання механізму підбора не тільки прискорює введення документів, але і допомагає уникнути помилок.