Раздел 4. Сортировка данных

Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтры и запросы.

Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку.

Сортировка способствует быстрому и эффективному просмотру данных. Для сортировки используется команда Записи - Сортировка. Существует два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию. Для числовых полей возрастание или убывание означает ранжирование по значению, а для текстовых – упорядочивание по алфавиту.

Иногда возникает необходимость сортировки по нескольким признакам. Это можно сделать в том случае, если в некоторых полях могут встречаться одинаковые значения. Например, в базе данных по учету сведений о сотрудниках есть поля Фамилия и Отдел. Тогда сортировка по двум признакам позволит разбить данные на группы сотрудников, работающих в одном отделе, а затем отсортировать фамилии, а каждой группе по алфавиту.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В данной программе существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделанному образцу. Например, нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Выделите слово Доцент в любой из записей, щелкните по кнопке Фильтр по выделенному фрагменту, программа выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Преподаватель. Фильтрование данных производится с помощью меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр. Более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.

Работа 5. Сортировка и фильтрация данных

Задание 1. Сортировка

Выполнить следующие виды сортировки:

• сортировка списка сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке

• сортировка списка сотрудников по датам рождения в порядке убывания возраста

• сортировка списка сотрудников по ключевому полю в порядке возрастания

Технология работы

1. Открыть таблицу Сотрудники

2. Выделить поле сортировки Фамилия щелчком на названии поля: при этом выделяется весь столбец с заголовком

3. Щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию.

4. Провести другие виды сортировки по заданию

Задание 2. Поиск с использованием фильтра «по выделенному»

Поиск (фильтрация) - выбор данных удовлетворяющих некоторому условию.

Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользователя, осуществляется с помощью фильтров. Использовать фильтр «по выделенному»

Технология работы

1. Открыть таблицу данных.

2. В какой-нибудь записи выделить значение одного из полей или его часть.

3. Выполнить действие: Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному.

4. Чтобы просмотреть все записи, надо выполнить действие: Записи – Изменить фильтр.

Задание 2.1. Поиск с использованием фильтра

Провести в таблице Сотрудники отбор записей, удовлетворяющих следующим условиям:

• фамилия сотрудника начинается на букву «П»

• день рождения сотрудника – в декабре

• сотрудники, работающие в подразделении Дирекция

• сотрудники, имеющие должность «менеджер»

• менеджеры, работающие в отделе снабжения.

Технология работы

1. Открыть таблицу Сотрудники. Просмотреть записи, удовлетворяющие заданным условиям отбора.

2. Добавить в таблицу данные так, чтобы было несколько записей соответствующих заданным условиям отбора.

3. Выполнить фильтрацию согласно заданию. После каждого отбора удалять фильтр, чтобы вновь работать со всеми записями.

4. Чтобы отобрать всех менеджеров, работающих в отделе снабжения, сначала задать фильтр, отбирающий всех сотрудников этого отдела, а затем из отобранных записей выбрать только менеджеров.