2.2 Подготовка к проведению презентации

Проводить презентацию лучше в известном и доступном месте. Большим плюсом будет соответствие помещения стилю представляемого проекта. Поэтому для проведения нашей презентации выбран конференц-зал в офисном центре «Сенатор», отличающейся высоким уровнем обслуживания, технического оснащения, транспортной доступности и наличия парковочных мест для участников

Время проведения презентации следует назначать с учетом рабочего графика и повседневной занятости приглашенных.

Процесс подготовки и проведения презентации важен и сложен. Сначала следует составить список участников презентации - отдельных лиц и различных организаций, затем разослать им приглашения. Если авторы проекта имеют особую заинтересованность в присутствии отдельных лиц, то за день до мероприятия можно повторно пригласить их по телефону или по электронной почте.

Важно, чтобы представители прессы были приглашены на презентацию. Прессе вручается отдельный пакет информационных материалов о проекте, в т. ч. видеоматериалы, если таковые имеются.

Желательно заблаговременно позаботиться о составлении и размещении афиш и рекламных листков, на которых могут быть изображены фрагменты видеоряда, отражающие содержание проекта, фотоматериалы.

Все это придаст проектному циклу цельность, внешнюю выразительность, вызовет интерес к предстоящей презентации и сформирует позитивное отношение к ней.

Значительная составляющая успеха презентации - ее располагающая, комфортная обстановка.

2.3 Планирование и разработка обращения

Составитель речи (выступления) для официального представления фирмы, организации и т. п. начинает свою работу с выработки концепции ПР-обращения, т.е. определяет планируемые результаты.

При этом учитываются следующие реалии:

Конечный результат презентации (среди всех возможных последствий определяется доминирующее, с которым соподчиняются наши цели).

Аудитория: как она отреагирует на презентацию (что примет из рекомендаций для себя, ее предрассудки и предпочтения, интересы и потребности, какая манера общения принимается или отторгается и пр.).

Идей и аргументы, главные мысли и факты: нужно оценить, насколько надежно они увязаны друг с другом, убедительны с психологической стороны и доказательны с чисто логической точки зрения.

Сцепление основных идей ПР-обращения с интересами и потребностями аудитории: должен быть найдет простой способ включения идей презентации в привычное поведение потребителей, в процесс принятия ими решения.

Заключение

Итак, мы выяснили, что:

1.Рекламная акция — это мероприятие, направленное на увеличение объемов продаж, на привлечение внимания потребителей к продукции, на упрочение положения организации на рынке.

2.Мероприятие это дорогостоящее. Поэтому все должно быть тщательно спланировано, то есть определены цели, стратегия, формы и методы, а также бюджет рекламной акции. Для этого необходимо разработать программу рекламной акции.

3.Для современного общества характерны партнерские проекты. В связи с этим для презентации необходимо представить не только инициаторов рекламируемого проекта, но и партнеров, отметить их вклад и поблагодарить за участие в совместной работе.

4.Оперативный повод рекламной акции - рождение нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т.п.).

5.Второй повод рекламной акции - реальные результаты деятельности организации (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет нашумевшего товара, открытие благотворительного аукциона и т.д. и т.п.).

6.План рекламной акции включает краткое изложение целей мероприятия, основные характеристики целевой аудитории, сжатую формулировку концепции (замысла) устного ПР-обращения, тематику пресс-релизов, перечень видеосюжетов, плакатов, таблиц, диаграмм и других средств визуального обеспечения темы.

7. Рекламная акция может проводиться по подобию культурного действа, даже с использованием театрализованных элементов, однако при этом нужно соблюдать меру.

8. Для того чтобы сделать рекламную акцию запоминающимся событием, необходимо создать атмосферу доброжелательности и продемонстрировать искреннюю, а не показную заинтересованность авторов проекта в оценках и мнениях приглашенных экспертов и коллег.

9. Проводить рекламную акцию проекта лучше в известном и доступном месте.

10. Большим плюсом будет соответствие помещения стилю представляемого проекта.

11. Помещение для рекламной акции должно быть оборудовано микрофонами. Проблема технического оснащения зала - одна из самых важных.

12 В распоряжении организаторов обязательно должны иметься микрофон, видеопроектор, а если необходимо, то и техника для демонстрации материалов или музыкального сопровождения с помощью CD или DVD. Об этом следует позаботиться заранее, а накануне мероприятия все тщательно проверить.

13. Рекламная акция проекта, как и его создание, - своего рода искусство, а следовательно, не может существовать в жестких рамках.

14. Проведение рекламной акции не имеет готовых рецептов.

15. Успех мероприятия во многом зависит от того, насколько творчески подойдут к его организации авторы представляемого проекта.