2.8. Учет документов контрагентов
Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).
Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.
При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:
- права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
- срока действия лицензии, доверенностей;
- адреса регистрации;
- соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.
Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.
Хранение договоров
Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.
Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.
Справка
Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.
Обязательными элементами заголовка дела являются:
- название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
- далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
- наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
- адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
- обобщенное краткое содержание документов дела;
- указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
- даты, к которым относятся документы дела;
- указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.
В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.
Пример 21
При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.
Пример 22
При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.
Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.
При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоров по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видамв случае необходимости.
Пример 23
В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.
Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:
- договоры дарения;
- договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
- договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
- договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
- договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
- договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
- договоры о приватизации;
- договоры об экономических, научных и культурных связях;
- договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.
Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.
Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:
ЛИТЕРАТУРА:
Базовый учебник:
Психология и этика делового общения. Учебник под редакцией профессора В. Н. Лавриненко,М.,2005
Дополнительная литература
Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Е.Г. Юсипова, начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.
Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.