1. Определение круга документов для включения в нд

Основное требование к НД – это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

1.             Документация, создаваемая самой организацией.

2.             Вся входящая документация.

3.             Регистрационные журналы, карточки, журналы учета, различные картотеки и т.д.

4.             Документы временно действующих комиссий групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи.

5.             Документы общественных организаций.

6.             Документы неоконченные ДП, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса.

7.             Дела по вопросам, продолжающимся более одного года на протяжении одного года (переходящие дела).

Они вносятся в НД каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

8.             Не включаются в НД периодические издания, сборники, справочники, брошюры, информационные листы, рекламные проспекты и т.д.

9.             В течение года НД дополняется делами, образовавшимися после начала года. Для таких дел в конце каждого раздела НД предусматривается несколько резервных номеров.

10.         В конце года делается итоговая запись о количестве дел, заведенных и включенных в НД.

 

2. Составление заголовков дел

Заголовок должен быть точным, четким, кратким, так как именно по нему производится поиск документов.

При формировании заголовков учитываются следующие признаки документов, помещенных в дело:

1.             Номинальный (по названию видов документов). Например: приказы, протоколы – один вид документов в деле.

п: Документы о (об) – в деле один вопрос, но различные виды документов.

 

2.             Авторский (название организации или должностного лица, автора документа).

п: Приказы директора или Отчет руководителей структурных подразделений.

 

3.             Корреспондентский (в делах с перепиской).

п: Переписка с Министерством Образования РФ.

 

4.             Предметно-вопросный (название вопроса, которому посвящены документы дела).

п: Приказы по А/С или Приказы по о/д.

 

5.             Хронологический (указание того, за какой временный период сгруппированы документы в деле).

п: Приказы по А/о за 2002 год.

 

6.             Географический (указание места расположения организации).

п: Переписка со школами Комсомольского района Хабаровского края.

 

Признак периодичности (применяется для дел, содержащих сведения, сводки, планы, отчет за определенный период).

п: Еженед. Сводки о … или Годовые отчеты о …

Как правило, используются необходимые заголовки из типовых или примерных номенклатур.

Из типовой НД заголовки дел переносятся полностью.

Из примерной НД выбираются названия тех дел, которые образованы в данной организации.

 

Определение последовательного расположения заголовков дел в НД

Существует 2 схемы построения НД:

1.             Применяется для сводных НД. В этом случае разделами являются наименование структурных подразделений.

 

п: канцелярия

2.                 Плановый отдел

3.                 Производственный отдел

4.                 Коммерческий отдел

5.                 Отдел кадров и т.д.

 

Применяется в небольших учреждениях, не имеющих четкого структурного деления или для НД крупных структурных подразделений.

В этом случае разделами НД является направление деятельности предприятия (или структурного подразделения), которые также располагаются в порядке их важности.

 

п: 1. Финансирование В бухгалтерии.

2. Кредитование

3. Учет и отчетность.

 

Заголовки внутри каждого раздела располагают в следующем порядке:

1.             Организационные документы.

2.             Распорядительные документы ВСО и контролирующих организаций.

3.             Переписка с ВСО.

4.             Распорядительные документы руководства организации.

5.             Планово-отчетная документация.

6.             Производственная деятельность.

7.             Коммерческая деятельность.

8.             Маркетинг.

9.             Информационно-справочные документы.

10.         Переписка с другими организациями.

11.         Журналы регистраций.

12.         Картотеки и т.д.