Поиск и замена

Вы можете быстро найти ячейки, содержащие определенные данные, на любом рабочем листе. Также есть возможность заменить одни данные другими во всех ячейках листа, в выделенной группе листов, или в текущем выделении на одном листе или на группе листов.

Поиск данных

Для поиска текста или чисел нужно:

• Выделить область поиска на рабочем листе. Если необходимо вести поиск на всем рабочем листе, выделить первую ячейку рабочего листа.

• Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти:

• Ввести в поле Что: образец поиска (можно вводить любые буквы, числа,

знаки препинания или символы шаблона).

• Установить флажок проверки Учитывать регистр, если необходимо искать

текст с учетом регистра символов, введенных в поле Что:.

• Установить флажок проверки Ячейка целиком, если необходимо искать

только те ячейки, все содержимое которых совпадает с набором символов,

определенным в поле Что:.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска:

вдоль строк или вниз по столбцам.

• Выбрать в раскрывающемся списке Область поиска один из пунктов:

формулы — для поиска ячеек с формулами;

значения — для поиска ячеек со значениями;

примечания — для поиска ячеек с примечаниями.

• Щелкнуть кнопку Найти далее. После нахождения ячейки, содержимое которой удовлетворяет шаблону, поиск будет остановлен, и эта ячейка будет выделена.

Занятие 7

164

Обработка данных таблицы

• Для поиска следующих ячеек повторять последнее действие.

• Для завершения поиска щелкнуть кнопку Закрыть.

Особая ситуация:

Если в таблице не встречается заданный образец, появится сообщение:

Необходимо щелкнуть кнопку ОК для закрытия этого окна.

Задание 14.

Найдите ячейку с содержимым "50-19-6''

Выполнение задания.

1. Выделите первую ячейку рабочего листа.

2. Выберите в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти.

3. Введите в поле Что: образец поиска: 50-19-61.

4. Установите флажок проверки Ячейка целиком.

5. Выберите в раскрывающемся списке Просматривать элемент По строкам.

6. Щелкните кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

7. Щелкните кнопку Закрыть.

Обработка данных таблицы

Занятие 7

165

Замена данных

Для замены одних данных в ячейках на другие нужно:

• Выделить на рабочем листе область, в которой необходимо произвести замену данных. Если необходимо произвести замену на всем рабочем листе, выделить первую ячейку рабочего листа.

• Выбрать в меню Правка команду Заменить. Появится окно Заменить:

• Ввести в поле Что: символы, которые необходимо найти и заменить (можно вводить любые буквы, числа, знаки препинания или символы шаблона).

• Ввести в поле Заменить на: символы, которыми нужно заменить найденные.

• Установить флажок проверки Учитывать регистр, если необходимо искать текст с учетом регистра символов, введенных в поле Что: .

• Установить флажок проверки Ячейка целиком, если необходимо искать только те ячейки, все содержимое которых совпадает с данными, введенными в поле Что:.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: вдоль строк или вниз по столбцам.

Далее вы можете выбрать автоматический режим замены или заменять содержимое каждой ячейки по отдельности.

1-ый вариант:

Для автоматической замены данных нужно щелкнуть кнопку Заменить все.

2-ой вариант:

Если вы не уверены, что нужно произвести замены во всех ячейках, содержимое которых совпадает с образцом, необходимо:

• Щелкнуть кнопку Найти далее. Обнаружив первую ячейку, содержимое которой совпадает с образцом, Excel выделит ее и остановится.

• Щелкнуть одну из кнопок:

— Заменить, если нужно заменить данные;

— Найти далее, если нужно пропустить найденную ячейку.

• Повторять последнее действие необходимое количество раз.

166

Занятие 7

Обработка данных таблицы

• Для завершения процедуры замены и закрытия диалогового окна Заменить щелкнуть кнопку Закрыть.

Особая ситуация:

Если в таблице не встречается заданный образец, появится сообщение:

Необходимо щелкнуть кнопку ОК для закрытия этого окна.

Задание 15.

Замените во всей таблице улицу Маяковского на улицу Пушкина.

Выполнение задания.

1. Выделите первую ячейку рабочего листа.

2. Выберите в меню Правка команду Заменить. Появится окно Заменить.

3. Введите в поле Что: слово, которое нужно заменить: Маяковского.

4. Введите в поле Заменить на: на ноьое название улицы: Пушкина.

5. Установите флажок проверки Ячейка целиком.

6. Выберите в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам.

7. Щелкните кнопку Заменить все.

созданный вами

Задание 16.

Самостоятельно удалите пользовательский список.

Задание 17.

Самостоятельно завершите работу с программой Excel, не сохраняя изменений в файле example6.xls

Обработка данных таблицы

Занятие 7

167

Итоги занятия

• Для создания нового пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервис команду Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК.

• Ввести в поле Элементы списка пользовательский список.

• Щелкнуть кнопку Добавить.

• Щелкнуть кнопку ОК.

• Для редактирования пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервис команду Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Списки список, который необходимо отредактировать.

• Внести в поле Элементы списка нужные изменения.

• Щелкнуть кнопку Добавить.

• Щелкнуть кнопку ОК.

• Для удаления пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервис команду Параметры.

• В диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Списки список, который необходимо удалить.

• Щелкнуть кнопку Удалить.

• Щелкнуть кнопку ОК в окне сообщений.

• Выбрать в диалоговом окне Параметры кнопку ОК.

• Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

• Выделить строки, которые необходимо переупорядочить.

• Выбрать в меню Данные команду Сортировка.

• В окне Сортировка выбрать в группе Идентифицировать поля по нужный флажок опции.

• Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно отсортировать данные.

• Выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки.

• Указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем.

• Щелкнуть кнопку ОК.

Занятие 7

168

Обработка данных таблицы

Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

• Выделить одну ячейку списка.

• Выбрать в меню Данные команду Форма.

Для добавления новой записи нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Добавить.

• Ввести поля новой записи.

• После ввода всей записи нажать клавишу Enter.

Для поиска записи по критерию нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Критерии.

• Ввести критерии поиска, используя шаблоны и операторы сравнения.

• Щелкнуть кнопку Далее или кнопку Назад.

Для удаления ненужной записи необходимо:

• Найти запись, подлежащую удалению.

• Щелкнуть кнопку Удалить.

Для редактирования записи нужно:

• Найти запись, подлежащую редактированию.

• Отредактировать содержимое полей записи.

• Нажать клавишу Enter.

Для фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:

Выделить одну из ячеек списка.

Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

В подменю выбрать пункт Автофильтр.

Открыть список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные.

Выбрать нужный элемент списка.

Если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне

Пользовательский автофильтр следующие действия:

— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

— для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ;

— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

— щелкнуть кнопку ОК.

О

Занятие 7

169

бработка данных таблицы

• Для того чтобы снова вывести полный список, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Отобразить все.

• Для того чтобы убрать кнопки раскрывающихся списков из ячеек с метками столбцов, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Автофильтр.

• Для поиска текста или чисел нужно:

• Выделить область поиска на рабочем листе.

• Выбрать в меню Правка команду Найти.

• Ввести в поле Найти образец поиска.

• При необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска.

• Выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт.

• Щелкнуть кнопку Найти далее.

• Для поиска следующих ячеек повторять последнее действие.

• Для завершения поиска щелкнуть кнопку Закрыть.

• Для замены одних символов в ячейках на другие нужно:

• Выделить область на рабочем листе, в которой необходимо произвести замену символов.

• Выбрать в меню Правка команду Заменить.

• Ввести в поле Что: символы, которые необходимо найти и заменить.

• Ввести в поле Заменить на: символы, которыми нужно заменить найденные.

• При необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска.

• Задать автоматический режим замены, выбрав кнопку Заменить все, или заменять содержимое каждой ячейки по отдельности, выбирая кнопки Заменить и Найти далее.

Занятие 1

170

Обработка данных таблицы