- •Использование отчетов
- •Состояния выполнения задачи
- •Использование типовых маршрутов
- •Выполнение задания
- •Правила сборки текста переписки
- •Практическая работа:
- •Обработка исходящего письма. При работе над сценарием два человека, например Слушатель 1 и Слушатель2, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:
- •Обработка входящего договора. При работе над сценарием два человека, например Слушатель 1 и Слушатель2, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:
- •Обработка входящего письма. При работе над сценарием два человека, например Слушатель1 и Слушатель2 будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:
- •Вопросы для проверки:
- •Создание правила
- •Удаление задачи
- •Вопросы для проверки:
Удаление задачи
В отличие от удаления ссылки на задачу, операция удаления задачи предполагает ее физическое удаление из хранилища системы. Для удаления задачи должны быть выполнены следующие требования:
-
Пользователь должен быть инициатором или замещающим инициатора задачи.
-
В момент удаления задача не должна быть открыта.
-
В системе не должен быть установлен глобальный запрет на удаление задач пользователями.
Удаление задачи:
-
главное меню Файл/Удалить папку/задачу;
-
контекстное меню Удалить задачу.
С удалением главной задачи удаляются все ее подзадачи, задания и уведомления, т.е. все семейство задач.
ПРЕКРАЩЕНИЕ ЗАДАЧИ
Если в ходе выполнения работ по задаче необходимость в них отпала, то инициатор может прекратить эту задачу на любом этапе ее выполнения.
Функция прекращения задачи доступна только инициатору текущей и инициатору главной (ведущей) задачи, а также их замещающим.
Прекращение задачи:
-
главное меню Файл/Прекратить;
-
кнопка Прекратить на панели инструментов задачи.
При этом можно прекратить либо только текущую задачу, либо с подзадачами.
ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ЗАДАЧЕЙ/ЗАДАНИЕМ
История работы отражает действия пользователей, производимые с задачей или заданием.
-
главное меню Файл/История;
-
контекстное меню История.
РАСПЕЧАТЫВАНИЕ ТЕКСТА ЗАДАЧИ И ЗАДАНИЯ
Из карточки задачи или задания можно распечатать ее текущий или полный текст переписки по задаче. Для этого нужно:
-
Открыть карточку задачи или задания.
-
Установить требуемый режим просмотра текста (Текст или Полный текст).
-
Перевести указатель мыши в поле печатаемого текста.
-
Выбрать в главном меню пункт меню Файл/Печать.
В результате откроется стандартный диалог Windows для печати, в котором необходимо будет выбрать принтер и установить параметры печати.
ПОИСК ЗАДАЧ И ЗАДАНИЙ
Специальные поиски
Специальный поиск «Мои последние измененные задачи». Позволяет найти задачи, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задачи.
Специальный поиск «Мои последние измененные задания». Находит задания, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задания.
Специальный поиск «Мои входящие незавершенные задания». Позволяет быстро найти свои невыполненные задания. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Входящие незавершенные задания.
Специальный поиск «Мои исходящие незавершенные задачи». Позволяет быстро находить свои незавершенные задачи. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Исходящие незавершенные задачи.
Произвольные поиски
Два поиска позволяют искать задачи и задания по реквизитам карточки, это «Поиск задач» и «Поиск заданий».
Запуск поиска по реквизитам задачи:
-
главное меню Поиск/Поиск задач;
-
кнопка Поиск/Поиск задач на панели инструментов;
-
клавиши <Ctrl> + <F>.
-
Запустить поиска по реквизитам задания:
-
главное меню Поиск/Поиск заданий;
-
кнопка Поиск/Поиск заданий на панели инструментов;
-
клавиши <Ctrl> + <J>.
Поиск задачи от вложения
Для любого объекта системы DIRECTUM можно получить список задач, в которые вложен этот объект.
Запуск поиска:
-
главное меню Файл/Вложено в задачи;
-
контекстное меню Вложено в задачи.
Откроется окно результатов поиска задач, в котором будут перечислены все задачи, в которые вложен текущий объект.
Поиск заданий по задаче
Чтобы найти все задания по текущей задаче (включая уведомления и задания-контроль) необходимо:
-
Открыть карточку задачи.
-
Выбрать пункт главного меню Действия/Открыть задания.
В результате откроется окно поиска заданий со всеми заданиями по данной задаче.
Поиск ведущей/главной задачи
Чтобы найти для текущей задачи главную или ведущую задачу, можно воспользоваться одним из способов:
-
для поиска ведущей задачи выбрать пункт меню Действия/Открыть ведущую задачу;
-
для поиска главной задачи выбрать пункт меню Действия/Открыть главную задачу;
Поиск семейства задач
Чтобы найти все задачи из семейства задач, к которому принадлежит текущая, нужно в карточке задачи выбрать пункт главного меню Действия/Семейство задач.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ
Аналитические отчеты, открываемые из компоненты Отчеты папки «Общие средства», предназначены для получения сводной информации по выполнению задач и заданий, для анализа работы пользователей с системой. Как правило, они предназначены для руководителей.
Для анализа работы сотрудников могут быть использованы отчеты:
-
«Сводная таблица по загрузке персонала» - выводится информация по количеству заданий у сотрудников, в т.ч. просроченных. Также можно проанализировать другие данные в сводной таблице.
-
«Сводка по выполненным работам» - выводится информация по всем работам, проводимым сотрудниками в системе DIRECTUM.
-
«Просроченные задания» - используется для получения информации о всех просроченных заданиях, в т.ч. и не своих, на которые имеет права пользователь.
ПЕРЕСЫЛКА ВЛОЖЕНИЕМ В ЗАДАЧУ
Пересылка задач и заданий используется, например, когда важно знать, как подобный вопрос был решен ранее, для принятия более аргументированного решения. Для пересылки задачи нужно воспользоваться одним из способов:
-
выбрать в главном меню проводника документов и задач пункт Файл/Отправитъ/Вложением в задачу;
-
нажать кнопку на панели инструментов;
-
выбрать в главном меню карточки задачи или задания пункт Действия/Отправитъ/Вложением в задачу;
-
в контекстном меню на ссылке на задачу или задание выбрать пункт Отправить/Вложением в задачу.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА:
-
Настроить параметры получения заданий: проверять каждые 3 минуты, при получении выдавать сообщение.
-
Осуществить поиск «Мои последние измененные задачи».
-
Найти все свои исходящие незавершенные задачи.
-
Найти все свои входящие незавершенные задания.
-
Ссылки на входящие незавершенные задания поместить в отдельную папку.
-
Задачу, созданную в предыдущем занятии, отправить как вложение в задачу одному из слушателей группы.
-
Воспользовавшись быстрым просмотром текста, просмотреть текст задачи, созданной в предыдущем занятии (обработка входящего договора). Посмотреть полный текст переписки.
-
Открыть отчет «Сводка по выполненным работам».