5 Реализация приложения базы данных в субд Access

5.1 Таблицы

Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основной частью каждой БД. Проектирование таблиц в Access можно выполнять с помощью мастера таблиц и конструктора.

5.1.1 Конструирование таблиц. Мастер таблиц

Конструирование таблицы допускается выполнять как с помощью Конструктора, так и Мастера Таблиц.

Внимание! Первое поле данных таблицы всегда обеспечивает однозначную идентификацию данных, находящихся в строке.

Типичными названиями таких ключевых полей являются, например, “Номер дела”, “Код товара”, “Код занятия”. В конструкторе таблиц они всегда расположены первыми в поле списка Образцы полей. При создании таблицы в Мастер таблиц ключевое поле можно установить автоматически или самостоятельно. Затем можно вернуться к изменению структуры таблицы, начать ввод данных непосредственно в таблицу, либо ввод данных с помощью формы, создаваемой мастером.

5.1.2 Конструктор таблиц

Конструктор таблиц предназначен для создания или изменения, ранее созданных таблиц, описания их структуры. Созданную или сконструированную таблицу можно либо открыть для ввода данных, либо для изменения. Для ввода данных в таблицу надо нажать кнопку Открыть на закладке Таблицы главного окна БД. Для внесения изменений в структуру ранее созданной таблицы нажать кнопку Конструктор на той же закладке. Access открывает таблицу в режиме конструктора с перечислением структурных составляющих таблицы, т.е. перечисляются имена полей активной таблицы, типы данных и их описание:

Рисунок 5.1 - Таблица в режиме Конструктора

Имена полей располагаются одно под другим. В таблице имена полей должны быть уникальными, в именах полей запрещено использование символов знаков препинания и скобок. Тип данных можно ввести или выбрать из раскрывающегося списка типов данных. Список можно вызвать, если щёлкнуть курсором мышки в конце ячейки Тип данных соответствующего поля. Список содержит следующие типы: Текстовый, Поле Мемо, Числовой, Дата/Время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. В каждом поле должна храниться информация только одного типа.

Наиболее часто используется тип данных Текстовый, это текст или числа, не требующие проведения расчетов (число символов, не превышающее минимальное 255). Тип Мемо следует выбрать для хранения больших текстов (до 65535 символов). Числовой тип - данные, используемые для проведения расчетов. Счётчик - уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Поле объекта OLE - объект (например, электронная таблица Excel, документ Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.

Описание поля носит сопроводительный характер для разработчика, комментирующего свои разработки соответствующими описаниями.

В нижней части окна конструктора таблицы приведены Свойства поля на двух закладках: Общие и Подстановка (рисунок 5.1), в них отображаются дополнительные характеристики текущего поля. Так, например, для текстового поля можно объявить длину этого поля, для денежных - количество разрядов после запятой, для телефонных номеров - маску ввода: 99-99-99. При создании таблиц особое внимание необходимо обратить на следующие свойства:

Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.

Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве

Свойство Обязательное поле определяет обязательность ввода данных в это поле .

Свойство Пустые строки используется для разрешения ввода в данное поле пустых строк

Свойство Индексированное поле (Indexed) используется для поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Это свойство определяет индекс, задаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля. Поле может содержать уникальные или повторяющееся значения. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «КодСотрудника», которое содержит уникальные значения кода или по полю «Фамилия», которое может содержать повторяющиеся значения.

Свойство Индексированное поле (Indexed) может иметь следующие значения.

Значение	Описание
Нет	(Значение по умолчанию.) Индекс не создается.
Да (Допускаются совпадения)	В индексе допускаются повторяющиеся значения.
Да (Совпадения не допускаются)	Повторяющиеся значения в индексе не допускаются

Первое поле таблицы, как правило, является ключевым.

Чтобы установить ключевое поле, необходимо выбрать соответствующее поле, а затем кнопку Определить ключ на панели инструментов. Таким образом, в дальнейшем при вводе данных в поле, определённое как ключевое, Access автоматически вводит только уникальные значения. Содержимое поля с первичным ключом обеспечивает однозначную идентификацию записи.

Внимание! Поля с типами Мемо или поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.

В режиме конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые.