Тема 3. Определение документа IV

Значение Документа IV (см. тему 1) является главным среди тех, которые применяются в деятельности документально-ин­формационных систем. Но среди специалистов наблюдается стремление уточнить дефиницию документа.

Рассмотрим в качестве примера несколько определений "до­кумента" как объекта делопроизводства, архивного дела, на­учно-информационной деятельности и библиотечного дела.

6.1. Определение документа в стандартах и словарях по делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана де­финиция "документа", предназначенная для потребностей де­лопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 "Делопро­изводство и архивное дело. Термины и определения". Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: "Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, яв­лениях объективной действительности и мыслительной де­ятельности человека"¹. Указание на "специальный материал", необходимый для "закрепления информации", но без опреде­ления способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улуч­шить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово "средство" — нейтраль­ное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством за­крепления информации, потому что именно благодаря доку­менту информация сохраняется и передается во времени. Но "средство закрепления информации" можно понимать и в том смысле, что это "авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы и т. д."², которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова "средство" в определении "до­кумента" позже вынуждены были отказаться.

Высказывание "различным способом" тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на "созданным человеком способом". Указание "на специальном материале" в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика "информации" в этой дефи­ниции документа практически соответствовала понятию "со­циальная информация", поэтому было решено от любой харак­теристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ 16487—83 — дала такое определение "документа": "Мате­риальный объект с информацией, закрепленной созданным че­ловеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Эта дефиниция "документа" действительно стала более обоб­щенной, чем предыдущая. Однако объем понятия, определяе­мого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I, потому что "закрепление информации созданным человеком способом" присуще документу в любом значении. Даже предметы, кото­рые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно "созданным че­ловеком способом". Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия "Документ", его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 "Де­лопроизводство и архивное дело. Термины и определения" предложил еще одно определение документа: "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу"¹. Огра­ничения объема понятия "документ" здесь касаются не харак­теристики материала, из которого сделан "объект", и не спосо­ба фиксации информации, а способа "оформления" документа и наличия у него "юридической силы". К сожалению, выска­зывание "оформленный в заведенном порядке" не объясняет, какой именно порядок имеется в виду. Документы в любом значении нуждаются в "оформлении" в определенном поряд­ке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Доку­ментов VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значе­нии. Не вызывает возражений юридическая сила Докумен­та VIII, Документа VII. В значении Документа VI документами также считаются только такие записи, которые отражают юри­дические факты, но не все из них имеют официальную юриди­ческую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответству­ет значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заве­денном порядке и имеют в соответствии с действующим зако­нодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность опре­деленных лиц или учреждений: автора, редактора, издатель­ства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия "документ". Ско­рее всего, "документ" в этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответство­вала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы ("создан­ные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные"), так и документы личного происхождения ("созданные лицом вне сферы его служебной деятельности"). Степень юридической силы и соответствующее оформление у официальных документов и документов личного происхожде­ния разные. Следовательно, дефиниция "документа" в этом стандарте недостаточно четко устанавливала границы этого понятия.

Следующая редакция российского стандарта "Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения" — ГОСТ Р 51141—98 — приравняла "документ" к "документированной информации" (последний термин приводится как синоним к первому) и дала такое его определение: "Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю­щими ее идентифицировать". В этом же стандарте объяснялось, что "реквизит документа" — это "обязательный элемент оформ­ления официального документа", а "официальный документ" — "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Данная дефиниция, по-видимому, равняется значению До­кумента VII. Однако перечень видов документов отрицает та­кой вывод. Например, в стандарте приводится определение "документа личного происхождения" как "документа, со­зданного лицом вне сферы его служебной деятельности или вы­полнения общественных обязанностей". Напрашивается вы­вод: для сохранения логики нужно было бы либо "реквизиты" трактовать шире, не только как элемент официального доку­мента, либо считать их обязательными не для документа вооб­ще, а только для официальных документов. В первом варианте дефиниция документа из ГОСТа Р 51141—98 может равняться значению Документа IV, если содержанием документа являет­ся только записанная информация, или даже значению Доку­мента I, если информация не ограничивается определенной знаковой формой.

В настоящее время дефиниция документа в ГОСТе Р 51141— 98 признается российскими документоведами наилучшей¹, но в научной литературе вызывает много замечаний². Специалисты в отрасли делопроизводства предлагают к определению доку­мента добавить признак "задействованный в документооборо­те" и еще некоторые, характерные именно для делопроизвод­ственных документов. В итоге предложенная белорусским документоведом Юрием Нестеровичем дефиниция документа имеет такой вид: "Документ — носитель документированной информации (имеющей социальную и правовую значимость) с реквизитами, служащий единицей документооборота (либо ве­дения делопроизводства) и единицей (либо элементом) системы хранения (либо фиксации) [информации. — Г. Ш.] в органах власти и управления, государственных и общественных учреж­дениях (выражаясь на языке теоретической социологии — в со­циальных организациях и учреждениях)"¹. Конечно, такая де­финиция значительно сужает объем понятия "документ", не дает возможности использовать его за пределами делопроиз­водства, даже в архивном деле во всем его разнообразии.

Другой подход продемонстрировали составители украин­ского терминологического словаря "Архивистика", в котором документ определяется как "запись информации на матери­альном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени"². Эта дефини­ция, предложенная для отрасли архивного дела, может быть распространена на все сферы деятельности, связанной с доку­ментами. Наряду с основным термином "документ" здесь опре­делены также "документ текущего делопроизводства" — как "документ, который обращается в учреждении до завершения его выполнения, передачи в архивный подраздел или отправ­ления другому учреждению (лицу)" и "архивный документ" — как "документ, прекративший выполнять свою основную социальную функцию, ради которой был создан, но благодаря своей исторической, научной, культурной ценности, весомос­ти как источника информации сохраняется в архиве или под­лежит архивному хранению".

Аналогичный подход характерен для следующей редакции украинского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий: ДСТУ 2732:2004". Документ определяется здесь как "информация, зафиксированная на ма­териальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве"³. В примечании уточняется знаковый характер информации (это — запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке рек­визитов: "жанровые характеристики записи информации" (табл. 1.1).

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ — "до­кумент, созданный или полученный учреждением (или другим субъектом ведения хозяйства) в процессе деятельности", доку­мент личного происхождения — "документ, созданный физи­ческим лицом вне служебной деятельности или который со­держится в его частном собрании" и личный документ — "документ, удостоверяющий личность владельца, его права, обязанности, общественное положение, а также могущий со­держать биографические и (или) другие сведения о нем". Опре­делено также понятие "документация" — как "совокупность служебных документов, объединенных по признаку прина­длежности к определенной отрасли, сфере, направлению де­ятельности учреждения или его подраздела".

Понятие "реквизит" отнесено здесь только к служебным до­кументам: это — "информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы".

Приведено также отдельное определение архивного доку­мента, которое по содержанию, в основном, совпадает с тол­кованием, зафиксированным в словаре "Архивистика", но не­много отличается формулировкой: "документ, прекративший выполнять функцию, ради которой был создан, но сохраняе­мый или подлежащий хранению, учитывая его ценность для лица, общества или государства, а также для владельца, в час­тности и как движимое имущество".

Украинские исследователи уделяют значительное внимание изучению международных стандартов и словарей по отраслям архивного дела и делопроизводства и согласованию с ними укра­инских национальных стандартов, правил и т. п. С точки зрения определения документа значительный интерес представляет на­учно-практический комментарий к правилам архивного описания¹, где отмечается: "Согласно словарю ISAD(G) любая фик­сированная информация безотносительно к носителю, происхождению или любой другой характеристике, определя­ется как "документ" {document). Традиционно термин "record" считается официальным соответствием нашему "служебный документ" (то есть документу официального происхождения па стадии динамического существования). Соответственно, все производные от "record" рассматриваются как такие, которые обозначают объекты или процессы делопроизводственной сфе­ры. Согласно словарю ISAD(G), этим понятием обозначается фиксированная информация — как официального, так и лично­го происхождения, независимо от вида или носителя, образо­ванная в пределах тех документальных систем, которые мы со­относим с документационным фондом — совокупностью документов, образуемой (благодаря непосредственному созда­нию и/или получению, сбору) одним (единоличным или коллек­тивным) создателем в процессе его деятельности/жизни и де­ятельности с определенной функциональной (текущей или личной) деловой целью" [выделено авт.].

Важно также следующее замечание: "Если под понятием "фиксированная информация" понимать целостную информа­ционную запись, представленную на материальном носителе, поскольку фиксация предусматривает такое представление, в том числе как на внешних, так и на внутренних носителях, то, соответственно, можно трактовать такую запись как инфор­мационную единицу в материальной форме. В таком случае понятие "document" можно рассматривать в целом как соот­ветствующее распространенному у нас сейчас общему обозна­чению объекта коммуникационно-документальной сферы, а понятие "record" — как соответствующее определению доку­мента как общего объекта делопроизводства и архивного дела. Автор подчеркивает, что "объектом архивного описания может быть только тот документ, который потерял перво­начальную функцию". В содержании ISAD(G) используется

также термин "item" в значении "наименьшей информацион­ной и/или материальной единицы, которая является базовой единицей в архивных процессах".

Таким образом, следует отметить стремление украинских документоводов и архивистов к установлению достаточно ши­рокого значения понятия "документ", которое равнялось бы Документу IV и могло охватить материалы разного происхож­дения и содержания, создаваемые и функционирующие в об­ществе, а после выполнения своего непосредственного назна­чения подлежащие хранению в архивах вследствие своей общественной значимости.