1.5.2.2. Общая схема работы с карточкой реквизитов

Карточка реквизитов – основное средство для поиска документов в Информационном Банке.

Для поиска документов надо заполнить карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в Информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список. Сформированный список обладает следующим свойством – содержимое всех заполненных полей карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.

Если какое-либо поле не заполнено, то система считает, что Вас интересуют документы с любым способом его заполнения. Поэтому поиск по пустой карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, полностью дублирующего весь Информационный банк.

После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает о количестве документов, удовлетворяющих Вашему запросу. Эта информация поможет принять решение: уточнять карточку реквизитов (заполнить еще какое-нибудь поле) или нет.

Каждое поле карточки реквизитов снабжено словарем, содержащим все способы его заполнения. Заполнение полей карточки реквизитов описано в разделах: словарь, логические условия в словаре, рубрикатор, словарь типа “Дата”, поиск по тексту.

После заполнения карточки реквизитов выберите кнопку Поиск или нажмите клавишу F9 для перехода в сформированный список документов, соответствующий сделанному запросу.

Для того чтобы удалить содержимое текущего поля карточки реквизитов, нажмите клавишу Del или воспользуйтесь соответствующими элементами пиктографического или локального меню.

Для того чтобы полностью очистить карточку реквизитов, нажмите клавиши Ctrl+Del или воспользуйтесь соответствующими элементами пиктографического или локального меню.

После выбора базы данных следующий наш шаг: поиск информации по необходимому вопросу. Это можно сделать либо с помощью выбора «Тематики», т.е. выбирав определенный свод законов, либо с помощью выбора «Ключевого слова», т.е. выбрав ключевое слово в данном случае – лицензирование консультационной деятельности.

1.5.2.3. Словарь

Для удобства работы каждое поле карточки реквизитов снабжено словарем. Словарь включает в себя все возможные способы заполнения выбранного поля и автоматически корректируется после каждого пополнения Информационного Банка новыми документами. Наличие словаря поможет избежать ошибок при заполнении карточки реквизитов.

Работа со словарями разных полей организована единым образом. Некоторыми особенностями обладают лишь словари поля Тематика, содержащий многоуровневый рубрикатор, и словари типа Дата.

Установите курсор на названии нужного поля и дважды щелкните мышью (или нажмите клавишу Enter). На экране – словарь. Поиск нужного слова в словаре удобно производить, набрав на

клавиатуре несколько его первых букв/цифр. Отмена ошибочно введенной буквы – клавиша BackSpace.

Найдя нужное слово с щелкните мышью по кнопке Выбрать для занесения его в карточку реквизитов.

В итого выбранное слово помещается в карточку реквизитов. В нижней строке карточки реквизитов указано сколько документов соответствует заданной теме. В данном случае теме соответствует два документа из 16904.

Заполнить поле можно и несколькими словами из словаря. Для этого можно найти первое нужное слово и отметьте его клавишей Ins (или с помощью клавиши Ctrl и левой кнопки мыши), затем найти и отметить второе и т.д. Затем установите нужное логическое условие и щелкните мышью по кнопке Выбрать для занесения выбранных слов в карточку реквизитов.

Рис. 96.

Рис. 97.