2.2. Единицы информации. Экономические документы и их структура

Состав документов, которые обрабатываются ИС, определяется на этапе формулировки требований к ЭИС. При этом могут использоваться формальные модели типа DFD, а может быть составлен и простой перечень входных и выходных документов. В любом случае после определения состава документов необходим их анализ, чтобы определить, как же информация об объектах предметной области будет отображается в ИС.

Пусть, например, требуется хранить сведения о деталях, поступивших на склад. Как объект реального мира - деталь - будет отображена в базе данных? Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, какие свойства детали будут необходимы для работы ИС. Среди них могут быть название детали, ее вес, размер, цвет, дата изготовления, материал, из которого она сделана и т.д. Состав этих свойств зависит от решаемых системой задач. Значения этих свойств объектов являются единицами информации, и именно они хранятся в БД.

Каждый документ, как правило - это свидетельство какого-либо события реальной жизни, в процессе которого взаимодействуют два или несколько объектов. Например, Приходный ордер отображает факт поступления товара на склад, поэтому он содержит названия этих объектов и другие их свойства (количество, цена товара, номер склада, ФИО кладовщика, сведения о поставщике товара), дату события. То есть приходный ордер отображает взаимодействие таких объектов, как товары, склад, поставщик товаров.

Целью анализа документов является выявление актуальных, существенных для ИС свойств объектов и их группировка по смыслу.

Отдельные поля документа называют "реквизитами". Каждый реквизит отображает одно свойство какого-либо объекта, имеет имя и значение. Множество всех допустимых значений реквизита называется областью определения. Реквизиты делятся на два вида:

• признаки, которые определяют обстоятельства события (место, время, действующих лиц, единицы измерения, номера документов и т.п.);

• основания, которые определяют количественные свойства объектов или процессов (цена, количество, сумма, вес и др.).

Реквизит является элементарной единицей информации. Они могут группироваться и образуют

составные единицы информации (СЕИ), среди которых особо выделяют экономический показатель - элементарный осмысленный фрагмент документа, содержащий один атрибут - основание и ряд логически связанных с ним признаков П (О, Р1, Р2,….Рn). Минимальный набор атрибутов показателя включает основание, имена объектов, участвующих в процессе, и время действия. Для наглядного изображения логических и расчетных связей между показателями и для показа последовательности их расчета применяют граф взаимосвязи показателей, в котором вершины соответствуют показателям, а дуга идет от П1 к П2, если при расчете П2 используется основание П1.

Пример. На рис.2.2 показан примерный вид приходного ордера. Выделим признаки, снования и

показатели. Признаки: Номер ордера, Дата, Наименование п.п, Адрес, Код поставщика, Ном.№,

Наим. Товара.