2.1 Системы управления закупками

Управление закупками происходит в условиях реального масштаба времени, и динамично меняющейся обстановке. Следовательно, структура системы должна быть гибкой, с возможностью работы с разнородной информацией. То есть оперировать не просто данными о продажах, но и иметь возможность замены их явно задаваемыми экспертными значениями, сохранять информацию для быстрого доступа к ней (такую как результаты отчетов, экспертные оценки, прогнозы продаж и разница между прогнозируемыми и фактическими данными). Полезна также возможность формировать отчеты и оценивать эффективность предсказания. При этом система не должна предъявлять высоких требований к мощности используемой вычислительной техники.

На рынке имеется ряд готовых решений планирования поставок. Вот лишь некоторые:

Microsoft Business Solutions–Navision,

«1С:Управление торговлей» 7.7,

DMDS,

ForExSal,

1С 7.7,

RS-Balance 3,

SIMPLE-system.

Рассмотрим наиболее распространенные из этих систем с указанием основных характеристик, возможностей и, где возможно, ориентировочной цены такой системы.

1. Microsoft Navision (система управления закупками от компании Microsoft).

Возможности программного продукта:

Автоматическое определение типа спроса на товар (Типичный, Сезонный, Случайный) на основе статистики

Прогнозирование продаж

Автоматический расчет страхового запаса

Расчет точки дозаказа

Расчет тренда с возможностью ручной корректировки

Корректировка фактических данных статистическими методами

Автоматическая корректировка Периода дозаказа на основе статистики работы с поставщиками

Оптимизация объема заказа

Автоматическое формирование оптимального заказа на указанный объем, вес или сумму

Система Управления Закупками рассчитывает и формирует оптимальный заказ на закупку, учитывает тип спроса на товар и помогает прогнозировать продажи. В Системе реализован механизм ранжирования денежных потоков на основе стоимостной оценки движения товаров по складу. Это помогает расставить правильные приоритеты при управлении закупками и сконцентрироваться на товарных группах, которые несут на себе максимальные затраты. В основу этой методики легло правило Парето, согласно которому, применительно к складу, 20% товаров составляют 80% оборота.

Работа строится на основе статистических данных по продажам и поставкам товаров. При необходимости данные за предыдущие периоды загружаются отдельно. Первоначально, производится анализ статистики и генерируются комментарии по критическим точкам (всплески продаж, дефицит на складе и т.п.). Затем все товары автоматически делятся на группы по видам спроса:

Товары с «традиционным», относительно ровным во времени видом спросом.

Товары с сезонным спросом.

Товары со случайным, плохо предсказуемым спросом.

Для управления складом Microsoft Navision использует ряд величин, которые меняются во времени и требуют периодической корректировки. Система позволяет автоматически рассчитывать и корректировать эти показатели по каждому товару. Модель расчета зависит от типа спроса на данную товарную группу.

Рассчитываются следующие показатели:

Максимальный складской запас (Maximum Stock).

Страховой запас (Safety Stock) на случай задержки поставки и скачков спроса. Страховой запас в последующем корректируется с учетом статистики продаж и поставок.

Период ожидания поставки (Lead Time). Показатель зависит от поставщиков и различных форс-мажорных обстоятельств, время поставки очередной партии товара может меняться раз от раза и это так же корректируется при последующих расчетах.

Точка дозаказа (Order Point) рассчитывается исходя из всех вышеперечисленных величин. В момент наступления Точки заказа система формирует заказ на новую партию товара.

Тренд. Расчет производится на основе статистики и отражает изменение рыночной ситуации (рост или падение спроса). Значение тренда в последующем влияет на все остальные величины.

В Систему Управления закупками заложено около 30 математических моделей для расчета складских показателей. Автоматически выбирается оптимальная модель планирования, исходя из применимости той или модели в каждом конкретном случае и точности прогнозирования (сравнивается прогноз системы на последний отчетный период с реальными данными за этот период). Наряду с возможностью автоматического расчета показателей, система оставляет возможность ручной корректировки. Любой вычисляемый показатель может быть наглядно представлен в виде формул и связанных с ним объектов. «Интеллектуальная начинка» системы может использовать в расчётах Экономически целесообразный размер заказа (Economic Order Quantity). Для его расчёта учитываются затраты на закупку и затраты на хранение товаров. Решением является выбор точки с наименьшими суммарными затратами:

Система позволяет формировать оптимальный заказ исходя из указанного объема, веса или суммы заказа. К примеру, указывается объем фургона, а система решает какие товары и в каком количестве лучше заказать и готовит соответствующее предложение. Microsoft Navision поможет составить прогноз продаж, основываясь на статистике продаж за предыдущие периоды, учитывая сезонные колебания и тренд.

В среднем стоимость пакета в расчете на одно рабочее место составляет 1200 – 1900 ЕВРО. Начальный пакет на 5 одновременных пользователей может стоить менее 7 000 ЕВРО, а начальный пакет на 10 пользователей – меньше 12 000 ЕВРО.

2. «1С:Управление торговлей» 8.0.

Рассмотрим возможности программного продукта:

Рис. 2.3

«1С:Управление торговлей» 8.0 предназначено для решения следующих задач:

Обеспечение информацией, необходимой для принятия решений о пополнении товарных запасов;

Снижение затрат на закупки;

Организация четкого взаимодействия с поставщиками;

система выполняет следующие функции:

- Автоматическое оформление заказов поставщикам на основании заказов покупателей или внутренних заказов;

- Контроль закупочных цен по перечню товаров, раннее закупленных у поставщика;

- Пакетный режим формирования заказов нескольким поставщикам;

- Формирование графика оплаты поставщикам;

- Получение информации о графике предполагаемых поставок в разрезе заказов и ответственных менеджеров;

- Перераспределение, корректировка и снятие с учета заказов поставщикам;

- Автоматическое резервирование поступивших товаров, по заказам покупателей, распределенных по заказам поставщикам;

- Различные схемы поступления товаров от поставщиков: поступление собственных товаров, прием на хранение и реализацию, оприходывание "неотфактурованных" товаров;

Формируемые документы:

- Заказ поставщику;

- Внутренний заказ;

- Заказ покупателя;

- Распределение заказа поставщику;

- Корректировка заказа поставщику;

- Закрытие заказов поставщикам;

- Распределение ожидаемого исходящего платежа;

Отчеты:

- Остатки и обороты: Заказы поставщикам;

- Кросс-таблица: Ожидаемы исходящие платежи;

Для анализа различных аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия система предлагает следующие возможности:

- Получение информации о состоянии складских остатков, денежных средств, заказов, продажах и взаиморасчетах в различных разрезах с необходимой детализацией;

- Анализ потенциального объема продаж в стоимостном выражении, оценка корректности формирования отпускных цен;

- Анализ себестоимости, наценки и рентабельности возможных продаж;

- ABC-анализ товаров (привлекательность товаров по различным характеристикам);

- XYZ-анализ товаров (стабильность продаж товаров по различным параметрам);

- Анализ оборачиваемости товаров;

- Анализ оборотных средств и краткосрочных источников финансирования;

- Расчет различных финансовых показателей (коэффициенты абсолютной, срочной и текущей ликвидности, обеспеченность собственным оборотным капиталом, чистые оборотные активы, доля труднореализуемых активов в общей величине оборотных активов и др.);

- Автоформирование и авторассылка по электронной почте информации о текущем состоянии дел компании;

- Динамика показателей;

- Задание различных группировок и критериев отборов при формировании отчетности;

- "Расшифровка" сводных показателей;

- Графическое представление данных;

и генерирует следующие отчеты:

- Стоимостная оценка склада в ценах компании;

- Анализ оборачиваемости товаров;

- Структура оборотных средств;

- Рапорт руководителя;

3. Динамические системы оптимизации управления и развития класса DMDS (dynamic management & development system).

Компании Ассоциации Бизнес-Сервис являются единственными российскими разработчиками управленческих интеллектуальных информационных технологий последнего поколения класса DMDS (dynamics management & development system – динамические системы управления и развития). Эти технологии решают задачу динамической оптимизации управленческих решений. С их помощью можно смоделировать развитие ситуации во времени и в изменяющиейся бизнес-среде, и, соответственно, выявить скрытые тенденции, последствия принимаемых решений. Поскольку моделируется большое число переменных и их взаимосвязей, то множественная «прокрутка» по всем циклам обратных связей создает возможность зафиксировать влияние невидимых менеджеру факторов и факторов случайного характера, определить с достаточно высокой степенью цену риска. Динамические модели дают возможность предварительной оптимизации стратегических решений с точки зрения их ресурсного обеспечения и возможных последствий. Используя динамический симулятор можно решить массу практических задач путем целенаправленного изменения любого из максимально широкого спектра обстоятельств.

На основе моделирования создаются электронные симуляторы – инструменты упреждающего управления, предназначенные для поиска оптимальных вариантов управленческих действий, с быстрой обратной связью об их последствиях для предприятия в целом и для составляющих его частей.

Типы внедряемых динамических систем поиска оптимальных решений – технологий DMDS(основа для технического задания):

Динамическая оптимизация логистики

ДС управления сбытом и торговлей

ДС управления закупками и запасами

ДС контроллинга (управление прибылью), включая ДС управления оборотными средствами

Динамическое ценообразование

Центр стратегического управления (прогнозирование и сценарное моделирование рынков и поведения конкурентов, оптимизация инвестиций, прогнозная оценка стратегических инноваций, стратегический контроллинг)

Динамическая система развития DDS (start-up, масштабирование компетенций на основе IIT (интеллектуальных информационных технологий), динамический бизнес-инжиниринг и процессный менеджмент)

Этапы и содержание работ по внедрению динамической системы поиска оптимальных решений:

1. Консультации руководителей предприятия по вопросам внедрения программных средств и выбору необходимого типа динамической системы.

2. Изучение информационных систем предприятия для выявления основных финансовых и материальных потоков предприятия

3. Составление когнитивной карты модели потоков и согласование ее с Заказчиком.

4. Формирование набора выходных параметров модели: таблиц и графиков, «врезок» на когнитивной карте и согласование его с Заказчиком.

5. Формирование набора управляющих элементов (регуляторов) модели и согласование его с Заказчиком.

6. Разработка управления моделью потоков предприятия.

7. Разработка динамической модели основных финансовых и материальных потоков предприятия на основе данных, представленным Заказчиком.

8. Сопряжение динамической модели с данными информационных систем Заказчика

9. Создание рабочих мест руководителей.

10. Обучение работе с динамической моделью основных потоков предприятия

11. Консультации по внедрению и развитию динамической системы поиска оптимальных решений

В результате выбирается один или несколько типов систем. Возможно постепенное их наращивание, при этом учитывается то, что системы пересекаются и, соответственно, возрастание цены идет нелинейно. Моделирование финансовых и материальных потоков осуществляется совместно с ключевыми менеджерами предприятия.

Сроки и стоимость выполнения работ зависят от выбранного типа динамической системы и заданной степени детализации модели и составляют от 4-х до 12-ти месяцев и от 15000$ до 180000$ (за отдельный тип внедряемой динамической системы).

4. ForExSal - Программа для прогнозирования продаж. (Forecast Expert Sales System).

Данный продукт реализует методы построения прогнозов продаж с помощью моделей односерийных и многосерийных временных рядов ( мультирядов).

Все многообразие постановок задач прогнозирования продаж можно разделить на несколько классов. Первый класс - задачи прогнозирования односерийных рядов.

В этот класс входят задачи построения прогноза продаж одного товара. Хотя в ассортиртименте фирмы может быть очень много товаров, прогноз одного товара строится для каждого товара так, как если бы товар был только один. Не учитывается влияние товаров друг на друга, и внешних факторов на продажи на изучаемый товар. Маркетолог изучает прогноз каждого товара независимо от остальных товаров.

Второй класс - задачи совместного прогнозирования мультисерийных рядов (взаимовлияющих рядов). Возможна ситуация, когда анализ проводится с учетом взаимовлияний товаров друг на друга, или влияния внешних факторов на один или несколько товаров. Также рассматривается еще одно важное условие, которое необходимо учитывать при анализе временных рядов - сезонность. Таким образом, прежде чем определять метод, которым следует строить прогноз, аналитик должен решить для себя обладает ли ряд, который он изучает, свойством сезонности. Аналитик должен сказать, через сколько шагов (дней, недель, месяцев) происходит повторение закономерностей в поведении кривой продаж. Он должен высказать предположение (гипотезу) о сезонности ряда. Если при рассмотрении внешнего вида кривой, аналитик не может сделать каких либо надежных предположений о повторяемости формы кривой через равные промежутки времени, тогда ряд рассматривается как несезонный. В тех случаях, когда визуально нельзя определить обладает ли ряд свойством сезонности, тогда окончательным критерием определения присутствия свойства сезонности у ряда может быть только эксперимент. Необходимо для изучаемого ряда построить прогноз сезонным и несезонным методом и сравнить результаты. Анализу можно подвергать одновременно много рядов и факторов, представленных рядами. Но при этом для их изучения следует применять методы анализа сезонности, разработанные для односерийных рядов. И этот метод следует применять к каждому ряду из рассматриваемой совокупности.

Методы, реализованные в ForExSal: несезонные методы (трендовые методы, методы скользящего среднего, метод Брауна, метод Хольта, методы для описания случайной составляющей временного ряда, метод Бокса-Дженкинса, метод Конси-Бокс-Дженкинс для сильнокоррелированных мультирядов, метод декомпозиции мультирядов), сезонные методы (метод Хольта-Уинтерса).

Программа сама решает, какой метод лучше применить для ряда. Она выберет метод, который дает меньшую ошибку по сравнению с другими методами. Однако оставлена и возможность ручного выбора метода.

Таким образом, рассмотрев имеющиеся на рынке готовые решения систем управления закупками, становится очевидна их неоправданность в нашем случае. Такие системы очень дороги, зачастую сложны в эксплуатации. Не всегда высок и уровень доверия сторонним разработчикам. К тому же, всегда требуется обработка исходных данных для приведения их в требуемый вид. То есть, затруднена интеграция этих средств в информационную систему предприятия. Поэтому для компании целесообразно строить индивидуальную систему планирования закупок исходя из особенностей ее торгово-закупочной деятельности.