4. Учет денежных средств на расчетном счете и в кассе предприятия.

Денежные расчеты осуществляются организациями либо наличными деньгами, либо в виде безналичных платежей. В настоящее время безналичные формы расчетов являются основными в деятельности организаций. Безналичные расчеты между юридическими лицами осуществляются через кредитные организации, их филиалы и структуры Банка России.

Для осуществления расчетов, а также хранения денежных средств организации открывают расчетные или другие счета в банковских учреждениях. Порядок открытия счета установлен Центральным банком РФ. Для открытия р/с организация предоставляет в банк следующие документы:

- заявление на открытие счета;

- копии устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

- копию решения о государственной регистрации;

- образцы подписей распорядителей кредита и оттисков печати, заверенные

нотариально;

- справка о постановке на учет в налоговой инспекции, в Пенсионном и других

фондах.

Операции по банковскому счету осуществляются на основании договора банковского счета, заключаемого юридическим лицом с учреждением банка. Услуги банка являются платными, поэтому в договоре оговаривается размер платы за услуги банка. Эти расходы относятся на затраты организации. В то же время, банк, являясь хранителем денежных средств организации, выплачивает проценты за пользование этими средствами. Данные выплаты относятся к прочим доходам организации.

После оформления всех документов банком принимается решение об открытии расчетного счета организации, которому присваивается определенный номер, и открывается лицевой счет для учета движения ее денежных средств.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства организации и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, кредиты и займы, прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам, выплаты в бюджет и внебюджетные фонды, получение денег в кассу для выплаты зарплаты. Все выплаты, как правило, осуществляются на основании приказа организации – владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта). В некоторых случаях банк может принудительно списывать денежные средства с р/с организации по документах других организаций. Например, суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража (суммы исков). Банк может списать денежные средства с р/с организации без ее приказа на погашение процентов за пользование кредитами, за выполненные банком услуги, на оплату счетов энергоснабжающих, теплоснабжающих организаций.

При расчетах между организациями, банками и государством применяется календарная система расчетов. Это значит, что все платежи, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной очередности, т.е. в порядке поступления в банк, если остаток средств достаточен для всех платежей.

При недостаточности денежных средств на р/с списание производится в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст. 855).

Все организации обязаны строго соблюдать требования составления расчетных документов, на основе которых осуществляются операции по расчетному счету, и оформлять их подписями должностных лиц. Расчетным документом является оформленное в виде документа на бумажном носителе или в виде электронного платежного документа распоряжение плательщика о списании денежных средств с р/с или перечисления на р/с. Бланки расчетных документов изготовляются в типографии или с использованием ПК. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми. Заполняются документы шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты: наименование; номер; дату выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его р/с, ИНН; наименование и местонахождение банка плательщика, его БИК, номер корреспондентского счета; наименование получателя, номер его р/с, ИНН; наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета; назначение платежа (налог, подлежащий уплате, выделяется отдельной строкой или делается ссылка на то, что налог не уплачивается); сумма платежа прописью и цифрами, очередность платежа, подписи уполномоченных лиц и оттиск печати. Печати и штамп банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими. Никакие исправления, помарки и подчистки не допускаются.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение 10 календарных дней.

В настоящее время существуют различные формы безналичных расчетов, предусмотренные Положением Банка России:

1. Расчеты платежными поручениями.

2. Расчеты чеками.

3. Расчеты по аккредитиву.

4. Расчеты по инкассо.

5. Расчеты платежными требованиями.

6. Объявление на взнос наличными.

Платежное поручение (приложение 1) – это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Оно оформляется владельцем расчетного счета по утвержденной форме в соответствии со всеми требованиями. Платежные поручения используются для предварительной оплаты товаров, работ, услуг, уплаты налогов и сборов или для осуществления периодических платежей. В случае недостаточности средств на р/с платежные поручения помещаются в картотеку с соответствующей отметкой. Оплата таких платежных поручений происходит по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Чек – это ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом РФ. Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя. Бланки чеков являются для банков бланками строгой отчетности и учитываются у них на забалансовом счете. Форма чека определяется банком самостоятельно.

Аккредитив – это специальный счет в банке, обслуживающем получателя денежных средств. Для этого с р/с плательщика по платежному поручению перечисляется определенная сумма на счет аккредитива, который открывается на одного получателя.

В случае неполного использования денежных средств аккредитива происходит его возврат на р/с плательщика.

Инкассо представляет собой банковскую операцию, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика денежных средств. Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

В инкассовом поручении в поле «Назначение платежа» обязательно делается ссылка на закон, исполнительный документ или договор, предусматривающий право бесспорного списания.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных договором между плательщиком и получателем. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Без акцепта плательщика расчеты производятся в случаях, установленных законодательством или предусмотренных по договору. Если в установленный срок плательщик заявит об отказе от акцепта, то банк восстанавливает сумму платежа на счете плательщика, списывая ее со счета получателя. За необоснованный отказ от акцепта по решению арбитражного суда плательщик может нести материальную ответственность.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

Основным первичным документом, отражающим операции на р/с организации, является выписка из расчетного счета, предоставляемая банком в установленные сроки. В выписке содержится информация об остатке денежных средств на начало банковского дня, дебетовый и кредитовый оборот за день, об остатке денежных средств на конец банковского дня. К ней прилагаются оправдательные документы, на основании которых производились выплаты или поступления денежных средств на р/с.

Для учета денежных средств на расчетных счетах используется активный счет 51 «Расчетные счета». Сальдо счета 51 показывает остаток денежных средств на расчетном счете. По дебету счета отражается поступление средств как от самой организации, так и перечисленные ей другими организациями. По кредиту счета отражаются средства, полученные и внесенные в кассу, а также платежи, перечисленные другим организациям. Все записи в регистрах б/у и выписках банка должны совпадать. В случае неправильно списанной банком суммы, организация предъявляет претензию банку и принимает меры к восстановлению банком этих сумм.

Учет кассовых операций.

В соответствии с действующим законодательством и исходя из собственных потребностей организация может хранить часть денежных средств в кассе организации. Порядок хранения и расходования денежных средств, находящихся в кассе, устанавливается Инструкцией Центробанка РФ № 18 от 04.10.1993 г. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Согласно этому документу, организации обязаны хранить свободные денежные средства в банковских учреждениях. На практике каждая организация производит операции, связанные с наличными расчетами. Для осуществления этих расчетов организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Размер суммы наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, который ежегодно устанавливается банком по согласованию с организацией. Для установления лимита наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» по форме № 0408020. При этом организация запрашивает определенную сумму исходя из своих потребностей и обосновывает данный запрос, а банк принимает решение об установлении лимита. Так как разные организации имеют разные потребности в зависимости от объема наличного денежного оборота, особенностей режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, величины ежедневного расхода денежных средств, то лимит кассового остатка тоже различен. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках организация вправе для установления лимита обратиться в один из них по своему усмотрению. Утвержденный банком лимит подтверждается уведомлением, которое направляется в другие банки, в которых открыты расчетные счета организации. Если расчет не оформлен ни в одном из обслуживающих банков, лимит остатка наличных денег в кассе считается нулевым, а не сданная в банк наличность – сверхлимитной с наложением штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота.

Для ведения кассовых операций в штате организации, как правило, предусматривается должность кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств в кассе и обязан возместить причиненный организации ущерб, как в результате умышленных действий, так и при недобросовестном или небрежном выполнении своих обязанностей.

Для учета кассовых операций применяются типовые первичные документы: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), Кассовая книга (форма КО-4).

Поступление денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (приложение 2), подписанным главным бухгалтером.

Выдача денежных средств из кассы осуществляется на основании расходного кассового ордера (приложение 3), который подписывается руководителем и главным бухгалтером. Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления РКО на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, выписывается РКО на общую сумму, выплаченную по платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. Сумма обязательно пишется цифрами и прописью. Денежные средства по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При завершении операций кассир должен подписать кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью «получено» (приходные документы) или «оплачено» (расходные документы) с указанием даты.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их кассиру регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и им присваивается порядковый номер. Журнал построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организации.

Кассовая книга ведется кассиром. Организация может иметь только одну кассовую книгу, в которую записываются все поступления и выдачи денежных средств. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной или сургучной печатью на последней странице, где делается запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано__ листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей, одна из которых остается в книге, а другая (отрывная) является отчетом кассира и передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами. Записи в кассовой книге начинаются с указания остатка на начало дня, затем записываются все операции по приходу и расходу денежных средств, в конце дня подсчитываются итоги и выводится остаток в кассе на следующий день. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета.

При организации б/у при помощи компьютерных программ кассовую книгу можно вести в электронном виде.

Синтетический учет денежных средств, хранящихся в кассе, ведется на счете № 50 «Касса». Счет активный, сальдо дебетовое показывает остаток наличных денежных средств организации, по дебету счета отражается поступление денег, по кредиту – выдача денежных средств из кассы. Например:

Д сч. 50 «Касса»

К сч. 51 «Расчетный счет» - поступили денежные средства с расчетного счета в кассу,

Д сч 50

К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - возврат неиспользованных денежных средств подотчетным лицом,

Д сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К сч. 50 – выдана заработная плата работникам.

В соответствии с указаниями Центробанка установлен предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, который составляет 100 тыс. руб. Платежи сверх лимита должны производиться только безналичным путем.

Согласно Положению по ведению б/у и бухгалтерской отчетности РФ не менее одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация денежных средств в кассе, которая проводится внезапно специально созданной комиссией в присутствии кассира. При этом проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные РКО, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается. При их выявлении они считаются излишками, приходуются и зачисляются в прочие доходы организации.

Приложение 1

┌───────┐

│0401060│

______________________ ______________________ └───────┘

Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат.

┌────┐

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ No 9 16.01.2005 электронно │ │

Дата Вид платежа └────┘

Сумма │Шестнадцать тысяч пятьсот семьдесят пять рублей 00 копеек

прописью│

│

────────┴───────┬─────────────┬────────┬──────────────────────────

ИНН 5904065480 │КПП 590401001│Сумма │16575-00

────────────────┴─────────────┤ │

ООО «Омега» ├────────┼──────────────────────────

│Сч. No. │4070281000000000609

Плательщик │ │

──────────────────────────────┼────────┤

ООО БАНК «ПЕРМКРЕДИТ» Г.ПЕРМЬ │БИК │045773834

├────────┤

│Сч. No. │30101810700000000803

Банк плательщика │ │

──────────────────────────────┼────────┼──────────────────────────

АКБ «Транскапиталбанк» г.Пермь│БИК │045744803

├────────┤

│Сч. No. │30101810700000000803

Банк получателя │ │

────────────────┬─────────────┼────────┤

ИНН 590406353657│КПП │Сч. No. │40802810500100010254

────────────────┴─────────────┤ │

ЧП Сидоров Иван Николаевич ├────────┼──────┬───────────┬───────

│Вид оп. │01 │Срок плат. │

├────────┤ ├───────────┤

│Наз. пл.│ │Очер. плат.│6

├────────┤ ├───────────┤

Получатель │Код │ │Рез. поле │

──────────────┬──────┬───┬────┴──────┬─┴──────┴──────┬────┴───┬───

│ │ │ │ │ │

──────────────┴──────┴───┴───────────┴───────────────┴────────┴───

Арендная плата за январь

Назначение платежа

__________________________________________________________________

Подписи Отметки банка

_________________________

М.П.

_________________________

Приложение 2

Унифицированная форма No. КО-1

Утверждена

Постановлением Госкомстата России

от 18.08.1998 No. 88

┌───────┐ │ │

│ Код │ │ │

├───────┤ │ │

Форма по ОКУД │0310001│ │ │

├───────┤ │ │___________ООО «Омега»_____________

______ _ООО «Омега»______________ по ОКПО │ │ │ │ организация

организация ├───────┤ │ │

_____________________________________________ │ │ │ │

структурное подразделение └───────┘ │ │

│ │ КВИТАНЦИЯ

│ │

┌─────────┬───────────┐ │ │к приходному кассовому ордеру N _1_

│ Номер │ Дата │ │ │от "10" _марта_ 2005 г.

│документа│составления│ │ │

├─────────┼───────────┤ │ │Принято от __Овчинникова И.В._____

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 1 │ 10.03.05 │ │ │__________________________________

└─────────┴───────────┘ │ │Основание: Возврат подотчетных сумм

│ │__________________________________

┌─────┬──────────────────────────────┬─────┬─────┬────┐ │ │__________________________________

│Дебет│ Кредит │Сум- │Код │ │ │ │__________________________________

│ ├────┬───────┬─────────┬───────┤ма, │целе-│ │ │ │

│ │код │коррес- │код │руб. │вого │ │ │ │Сумма _____65_______ руб. 00 коп.

│ │ │струк- │понди- │ана- │коп. │наз- │ │ │ │ цифрами

│ │ │турного│рую- │лити- │ │наче-│ │ │ │__ Шестьдесят пять__________

│ │ │подраз-│щий счет,│ческого│ │ния │ │ │л│ прописью

│ │ │деления│субсчет │учета │ │ │ │ │и│__________________________________

├─────┼────┼───────┼─────────┼───────┼─────┼─────┼────┤ │н│____________________ руб. 00 коп.

│50.1 │ │ │ 62.1 │ │65,00│ │ │ │и│В том числе ______________________

└─────┴────┴───────┴─────────┴───────┴─────┴─────┴────┘ │я│"10" __марта__ 2005 г.

│ │

Принято от _Овчинникова И.В.___________________________ │ │ М.П. (штампа)

Основание: _Возврат подотчетных сумм___________________ │ │

_______________________________________________________ │о│Главный бухгалтер ________________

Сумма _Шестьдесят пять_________________________________ │т│ подпись

прописью │р│________Сергеева А.Н._____________

_______________________________ руб. ___00______ коп. │е│ расшифровка подписи

В том числе ___________________________________________ │з│

Приложение ____________________________________________ │а│Кассир ___________________________

│ │ подпись

Главный бухгалтер ______________ __Сеогеева А.Н_______ │ │_________Куликова Е.П.____________

подпись расшифровка подписи │ │ расшифровка подписи

│ │

Получил кассир ______________ ___Куликова Е.П._____ │ │

подпись расшифровка подписи │