1. Создание отчета

Наиболее простым способом создания отчета на основе таблицы или запроса является использование средства Отчет. С помощью этого средства отчет формируется без диалога с пользователем и выводит все поля выбранного источника.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица или запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и выполните одну из команд в группе Отчеты на вкладке Создание.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчетов расположены на вкладке ленты Создание в группе Отчеты. В таблице 5 кратко описано их назначение.

Таблица 5

Описание средств для создания отчетов

Изображение кнопки	Инструмент	Описание
	Отчет	Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
	Конструктор отчетов	Позволяет открыть пустой отчет в режиме конструктора и добавить в него нужные поля и элементы управления.
	Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач "Список полей". При перетаскивании полей из этой области в отчет в приложении Access создается внедренный запрос, который сохраняется в его свойстве "Источник записей".
	Мастер отчетов	Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета. В результате работы мастера будет создан отчет на базе выбранных параметров.
	Наклейки	Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки. В результате мастер создает отчет с подписями на базе выбранных параметров.

Действие 3. Создание отчета

Выберите нужный инструмент, нажав соответствующую кнопку. Если появится окно мастера, следуйте инструкциям в нем, а на последней странице нажмите кнопку Готово.

Рисунок 36 – Отчет на основе таблицы КЛИЕНТЫ в режиме макета

Рисунок 37 – Отчет на основе таблицы КЛИЕНТЫ в режиме конструктора

Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. В отчете будут представлены все записи выбранной таблицы.

В области данных отчета размещены все поля таблицы. Это обеспечивает вывод в отчете всех записей в табличном виде. Размещение заголовка столбцов в верхнем колонтитуле обеспечивает вывод их на каждой странице отчета. Для добавления номера страницы в нижнем колонтитуле в вычисляемом элементе сформировано выражение ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages].

В заголовке отчета размещены: эмблема, название отчета, текущая дата и время. Для добавления в отчет текущей даты использована встроена функция =Date() из категории Дата/время. В свойствах этого элемента на вкладке Макет в строке Формат поля установлен формат отображения даты – Длинный формат даты. Для добавления в отчет текущего времени использована встроенная функция =Time().

Доработать отчет (привести отчет в соответствие с заданными требованиями) можно в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, высоту строк, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения и др.

• Чтобы изменить размер полей и подписей, выделите их и перетащите края.

• Расположить поля в нужном порядке можно, выделив их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетащить в нужное место.

• Чтобы изменить эмблему, удалите старую, и щелкнут на значке Эмблема на вкладке Формат выберите нужный рисунок.

• Для изменения внешнего вида отчета в целом используйте богатый выбор коллекции Темы на вкладке ленты Конструктор.

• Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.