24. Хранение информации

Необходимость хранения информации вызвана многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Основное содержание процесса хранения информации составляют:

- передача информации во времени, при которой основным требованием является обеспечение неизменности состояния носителя информации, иначе говоря, - защита информации от искажения;

- поддержание накопленной информации в актуальном состоянии – в соответствии с изменениями, происходящими в реальной действительности; интеграция сведений об объекте учета с другими данными, связанными том или ином контексте с этим объектом;

- поиск данных (выборка необходимых данных из состава хранимой информации, включая сведения, подлежащие корректировке);

- защита информации от несанкционированного доступа к ней.

Формализованная информация, хранящаяся в автоматизированном контуре системы управления, по отношению к документальным материалам, находящимся в действующих и архивных делах, представляет собой своего рода поисковый аппарат, позволяющий определить перечень имеющих отношение к определенной тематике документов, а также адреса их хранения. В свою очередь, материалы действующих и архивных дел являются документальным подтверждениемвторичной информации, сосредоточенной в автоматизированном контуре.

Интеграция хранения данных в отношении различных объектов создает условия для решения значительно более широкого круга логико-сопоставительных задач, направленных на получение итоговой информации, позволяющих делать количественно обоснованные выводы о тенденциях изменения различных аспектов состояния и деятельности объектов учета, оценивать состояние и эффективность деятельности системы управления.

В информационных хранилищах должна сосредотачиваться не только первичная информация предприятия, но и данные, поступившие из других организаций, министерств и ведомств в электронном виде, а также полученная в результате решения информационно-логических и логико-статистических задач и т.д.

Актуальным для некоторых сфер информационного обеспечения является задача выявления противоречий и пробелов в данных, - своего рода информационное отслеживание наиболее важных аспектов деятельности объектов учета. Решение этой задачи на основе использования действующих и архивных дел, традиционных картотек практически невыполнимо, главным образом, из-за высокой трудоемкости и рутинного характера самой работы по сопоставлению имеющихся сведений при отсутствии к ним эффективного поискового аппарата.

Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств хранимых данных: целостности, предметной ориентации данных, историчности, интегрированности, многоуровневого хранения на основе правил организации информационных хранилищ, наличия метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции. Наиболее важными для реализации процессов хранения информации являются критерии сохранности информации во времени, компактность хранения информации, время доступа к хранимой информации, защищенности информации от несанкционированного доступа к ней.

В прошлом для хранения файлов использовались перфокарты, перфоленты или магнитные ленты. Сегодня файлы можно хранить на высоконадежных магнитных дисках, магнитных картах или полосках, в виде микрофильма или на оптических дисках. Современные магнитные и иные носители информации дают возможность хранения колоссальных объемов информации в весьма компактном виде. Это важно, прежде всего, для различного рода архивов. Архивные фонды на бумажных носителях в виде архивных дел и традиционных картотек, занимающие многоэтажные здания, при переводе их на современные магнитные и иные носители умещаются в небольшом кейсе. Как следствие, упрощаются задачи обеспечения их физической сохранности, повышается мобилизационная готовность.