- •3.1. Основные направления поступающих и исходящих документов, порядок их рассмотрения, регистрации и доведения до исполнителей
- •3.2. Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а также других организационно-распорядительных документов (устав, учредительские документы и т.Д.).
- •3.3. Порядок разработки и утверждения документооборота и номенклатуры дел
- •3.4. Действующие в организации формы контроля за исполнением документов
- •3.5. Порядок приобретения и ведения книги учета проверок, книги учета замечаний и предложений
- •3.6. Порядок формирования личных дел и организацию архива
- •Глава 1
- •Глава 2
- •Глава 3
- •Глава 4
- •3.7. Применяемые технологии автоматизации процесса делопроизводства в организации
3.2. Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а также других организационно-распорядительных документов (устав, учредительские документы и т.Д.).
Организационно-распорядительные документы – организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.).
В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям.
Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее − Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности − отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Правила регистрации распорядительных документов на примере приказов − самого распространенного вида документов этой группы.
Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).
Датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06.2014 № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.
Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением. Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).
При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:
о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.
Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:
по основной деятельности - «постоянно» или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);
по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;
по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки;
по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки.
В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.
Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» (приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников и т.п.). или «л» (приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках).
Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ад» или «ахд». В регистрационных номерах приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются.
Сравним индексы приказов различных групп:
№ 1 (приказ по основной деятельности);
№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);
№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);
№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).
Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации.
Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Для регистрации приказов может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления) регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах по тем же правилам, что и приказы.