7. Вычисляемые поля в запросах

Существует возможность задания вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. Для этого используется множество встроенных в MS Access функций.

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса QBE. Необходимо всего лишь составить соответствующий запрос с использованием имен полей. После того как ввод будет завершен, выражение будет иметь следующий вид:

Выражение 1: [Поле1] “оператор” [Поле2]

В квадратные скобки заключаются только имена полей. MS Access автоматически использует «Выражение 1» в качестве имени вычисленного выражения. Это имя можно изменить на более содержательное.

7.1 Построитель выражений

При построении сложных выражений MS Access предлагает использовать утилиту, называемую «Построитель выражений». Для перехода в «Построитель выражений» необходимо щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем – по кнопке «Построить» панели инструментов или контекстного меню.

Построитель выражений позволяет строить сколько угодно сложные выражения, многие из которых иным путем вообще созданы быть не могут. Если необходимо вывести наименования фирм поставщиков товара, представители которых мужчины, вам надлежит отыскать в левом нижнем окне поле «Pol» (принцип поиска аналогичен поиску папки в программе «Проводник»), кликнуть по нему (в верхнем окне появится запись, состоящая из наименования таблицы и имени поля). Потом - нажать мышью на экранную кнопку со знаком равно, а потом опять отыскать в левом нижнем окне, в папке «Константы», значение «ложь» и перенести его в верхнее окно посредством экранной кнопки «ВСТАВИТЬ». Получится выражение [Поставщики]![Pol] = Ложь. Это означает, что запрос должен выбрать из таблицы «Поставщики» только те строки, ячейка «Pol» которых содержит значение «Ложь». Теперь нажмите «ОК», и построитель выражений исчезнет, а само выражение попадет в ячейку «Условие отбора» столбца «Pol». Не беда, что вы увидите лишь небольшую часть сгенерированной текстовой строки. На самом деле она там присутствует полностью, лишь недостаточная ширина столбца не позволяет увидеть ее целиком. Если необходимо измените ширину столбца.

Функции Access SQL, используемые для выполнения расчетов

Функция	Типы полей	Описание
Статистические функции
Avg()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Вычисляет арифметическое среднее набора чисел, содержащихся в указанном поле запроса
Count()	Все типы полей	Возвращает количество непустых значений, используемых запросом
First()	Все типы полей	Возвращает значение поля из первой записи результирующего набора
Last()	Все типы полей	Возвращает значение поля из последней записи результирующего набора
Max()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Возвращает максимальное значение из набора, содержащегося в указанном поле
Min()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Возвращает минимальное значение из набора, содержащегося в указанном поле
StDev() StDevP()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Возвращает смещенное и несмещенное значение среднеквадратического отклонения, вычисляемого по набору значений, содержащегося в указанном поле
Sum()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Возвращает сумму набора значений, содержащихся в указанном поле
Var() VarP()	Все типы полей, исключая текстовый, поле MEMO, поле объекта OLE	Возвращает смещенное и несмещенное значение дисперсии отклонения, вычисляемого по набору значений, содержащегося в указанном поле

Функции даты и времени
Data()	Определяет системную дату компьютера
Year(параметр)	Возвращает числовое значение года указанной в качестве параметра даты

7. Итоговые запросы

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них можно использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.

Для того чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме Конструктора запроса, следует выбрать пиктограмму «Групповые операции» или воспользоваться командой «Вид»«Групповые операции». В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция». Затем для соответствующего поля из списка необходимо выбрать функцию «Группировка».