- •2.4. Формирование и оформление дел предприятия
- •2.4.1. Дело, как упорядоченная совокупность документов определенного вида. Особенности формирования дел предприятия
- •2.4.2. Оформление дел
- •2.5. Организация работы с делами (документами) предприятия, состоящими на текущем хранении
- •2.5.1. Общие вопросы организации работы с делами состоящими на текущем хранении
- •2.5.2. Места текущего хранения дел (документов).
- •2.5.3. Средства текущего хранения дел (документов)
- •2.5.4. Учет дел (документов), состоящих на текущем хранении
- •2.5.5. Выдача дел, состоящих на текущем учете, во временное пользование
- •2.5.6. Контроль наличия, движения и состояния дел, состоящих на текущем хранении
- •Карта-заместительдела
- •Проверкой установлено:
- •Лист-заверительдела № ______
2.4. Формирование и оформление дел предприятия
2.4.1. Дело, как упорядоченная совокупность документов определенного вида. Особенности формирования дел предприятия
Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.
Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.
В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.
Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.
Общие правила формирования дел:
в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;
распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:
- переходящих дел;
- судебных дел;
- личных дел;
- историй болезни.
4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.
5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.
6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;
7) не допускается помещать в дела:
- оригиналы документов, подлежащих возврату;
- лишние, черновые экземпляры документов;
- некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);
8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.
Отметим, что систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.
Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.
Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).
Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.
Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.
Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.
Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.
Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.
Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.
Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).
Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.