- •Учебно-материальное обеспечение:
- •Введение
- •Понятие
- •Б)Оценка материалов
- •I. Оценка мпз при принятии их к учету
- •II. Оценка материалов при их выбытии
- •Жизненный цикл мпз
- •1.Документальное оформление поступления материалов.
- •2. Документальное оформление отпуска материалов в производство.
- •Заключение
2. Документальное оформление отпуска материалов в производство.
Под отпуском материалов в производство понимается отпуск материалов непосредственно для изготовления продукции, а на стройках - для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же относится и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды.
Порядок документального оформления отпуска материалов на производство зависит главным образом от 3-х факторов:
1) способа хранения материалов (в закрытых или открытых помещениях);
2) от наличия возможности определить количество отпускаемого материала путем взвешивания, обмера, подсчета;
3) от периодичности потребления в процессе производства ( материалы с периодической и систематической потребностью).
Отпуск материалов в производство, количество которых в момент отпуска можно определить путем подсчета, взвешивания, обмера.
Отпуск таких материалов, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов (предельных норм расхода материалов на производство), устанавливаемых отделом снабжения, планово-производственными отделами или другими отделами предприятия, по указанию руководителя предприятия.
А) Отпуск материалов потребность в которых возникает систематически.
Отпуск на производство вышеуказанных материалов оформляется лимитно-заборными картами (форма № М-8 ) и требованиями-накладными (форма №М-11).
В лимитно-заборной карте указывается:
- установленный лимит отпуска материалов на производство;
- фактическое количество отпущенных на производство материалов;
- количество неиспользованных и сданных на склад материалов.
Лимитно-заборные карты выписываются, как правило, в 2-х экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению-потребителю материалов, второй-складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, выводит остаток лимита по каждому наименованию материала. Отпуск материалов производится только с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Изменение лимита в лимитно-заборной карте допускается только с разрешения руководителя предприятия или уполномоченных им на это служб.
Б) отпуск материалов, потребность в которых возникает периодически.
Отпуск таких материалов рекомендуется оформлять требованиями-накладными (форма № М-11). Порядок выписки требования-накладной был рассмотрен выше (см. оформление операций по поступлению материалов).
Следует отметить, что и при использовании требований-накладных отпуск материалов должен осуществляться в пределах установленных лимитов на предприятии (если таковые устанавливаются).
Отпуск материалов, количество которых в момент отпуска не возможно определить по фактическому весу или обмеру.
Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий и др.) при невозможном отпуске их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения комиссией периодических, не реже 1 раза в месяц, инвентаризаций этих материалов (их остатков). Результаты инвентаризации остатков материалов оформляются путем составления акта (форма №М–22а), на основании которого делаются записи о списании материалов в требовании - накладной.
Отпуск материалов на производство может оформляться согласно учетной политике без выписки первичных учетных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в регистре аналитического учета материалов - карточке учета материалов (форма № М-17). Перечень наименований материалов, отпускаемых указанным способом и порядок оформления такого отпуска устанавливает руководитель предприятия. При этой системе отпуска материалов карточка М-17 является одновременно регистром аналитического учета и выполняет функции первичного документа (с добавлением дополнительных граф).
Оформление операций по перемещению материалов внутри предприятия.
Для оформления перемещения материалов из одного склада (цеха, участка) на другой склад используется требование - накладная (форма № М-11). Внутреннее перемещение материалов допускается оформлять также в карточке учета материалов (форма № М-17). При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший в карточке получателя.
Оформление отпуска материалов на сторону.
Отпуск материалов на сторону (продажа хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории) оформляется выпиской накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).
Накладную выписывает работник структурного подразделения (как правило, отдела снабжения) в 2-х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ТМЦ. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй- получателю материалов.
На основании указанных выше первичных приходно-расходных документов в день совершения хозяйственной операции на складах организации производятся записи в карточку учета материалов формы № М-17 (карточка складского учета). Карточка учета материалов (ф. № М-17) является основным регистром аналитического учета материалов на складе.
Документальное оформление поступления и отпуска материалов представлено в таблице № 1.
Таблица № 1.
Поступление материалов |
Отпуск материалов |
|
|
а) доверенность (ф. № М-2, М-2а) б) журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3) в) приходный ордер (ф. № М-4) г) акт о приемке (ф. № М-7) д) журнал учета поступающих грузов (ф. № МХ – 4) е) документы поставщика с отметкой реквизитов приходного ордера |
а) лимитно-заборная карта (ф. № М-8) б) требование-накладная (ф. № М-11) в) карточка учета материалов (ф.М-17) г) сигнальная справка |
а) акт о приемке (ф. № М-7) б) приходный ордер (ф. № М-4) |
а) накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) |
а) акт на списание (ф. № ОС-4, ОС-4а) б) акт об оприходовании МЦ полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. М-35) |
а) требование-накладная (ф. № М-11) б) карточка учета материалов (ф.М-17) |
| |
- от структурных подразделений
а) требование – накладная (ф. М-11) | |
Все приходные и расходные операции отражаются в карточке учета материалов (ф.М-17) |
Вывод: Документальное оформление поступления, перемещения и отпуска материалов на предприятии производится в соответствии с правилами документооборота, определенными в учетной политике предприятия с учетом требований действующего законодательства. Первичные документы, используемые для оформления движения материалов должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. Соблюдение установленного в организации графика документооборота, правильное и четкое заполнение всех реквизитов первичных учетных документов, фиксирующих хозяйственные операции с материальными ценностями, обеспечивает достоверность учетных данных, сохранность материалов на местах их хранения и контроль за их расходованием. Ведение учета материалов на складах будет рассмотрен в третьем вопросе лекции.
Учет наличия и движения материалов на складах. Отчетность материально-ответственных лиц.
Одной из задач бухгалтерского учета материалов является обеспечение сохранности материалов в местах их хранения (на складах, кладовых) и контроль за их расходованием в процессе производства продукции (работ, услуг).
Для хранения МПЗ в организациях создаются:
а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела снабжения и сбыта);
б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.
Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Материальные ценности, хранящиеся на складах, размещаются в определенном порядке и последовательности в штабелях, на стеллажах, полках, шкафах и специально приспособленных площадках для материалов открытого хранения. Склады должны быть оснащены мерной тарой, весоизмерительными устройствами, подъемно-транспортными средствами для перемещения грузов.
В зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д., разрабатываемые организацией в разрезе их наименований и (или) однородных групп (см. ПБУ 5/01 п. 3).
Номенклатурный номер представляет собой числовой код, проставляемый в дальнейшем во всех первичных учетных документах, которыми оформляется движение материалов.
Как правило, номенклатурный номер состоит из 7-ми, 8-ми значных кодов:
первые два знака - синтетический счет:
третий - субсчет;
один или два последующих - группу (вид) материально-производственных ценностей;
остальные - различные признаки, дающие дополнительную характеристику материалов.
В местах хранения каждого вида материалов прикрепляется складской ярлык, на котором указываются наименование материала, номенклатурный номер, установленные нормы запаса, единица измерения и учетная цена.
Приемка, хранение и отпуск материалов на складах возлагается на заведующих складами, кладовщиков и других лиц, несущих полную материальную ответственность за сохранность вверенных материалов. Для этого с каждым из них должен быть заключен договор о материальной ответственности, который заключается в письменной форме.
Прием на работу и увольнение завскладом (кладовщика) и других материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с гл. бухгалтером.
Складской учет ведется материально-ответственным лицом в карточках складского учета (ф. № М-17), которые открываются службой снабжения организации на календарный год и выдаются на склад под расписку в специальном реестре карточек.
Вместо карточек М-17 допускается ведение учета в книгах складского учета с открытием лицевых счетов на каждый номенклатурный номер.
Книги регистрируются, пронумеровываются и прошнуровываются. Количество листов в книге заверяется подписью Главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.
Правильная и рациональная организация учета материальных ценностей обеспечивается четкой системой документооборота и строгим порядком оформления операций по движению материалов. Поэтому все записи в карточках учета материалов (ф. № М-17) по приходу и расходу материалов производятся на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.
В сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерии (или вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период. На основании первичных документов бухгалтерия отражает движение материалов.
Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях - только количественный учет. В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.
Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.
Если склады подразделений расположены от бухгалтерии на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерии (ВЦ). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки передаются в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.
При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты ф. МХ-20 (в строительстве ф. М-19).
В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета: остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделении организации и т. д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т. д.) и (или) для каких целей.
В материальных отчетах указывается количество и сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерией или заведующим складом.
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки.
Вывод по вопросу: Для хранения МПЗ в организациях создаются соответствующие склады. Прием, хранение, отпуск и учет МПЗ по каждому складу возлагаются на соответсвующие должностные лица:
заведующий складом;
кладовщик;
и другие, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.
С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Прием на работу и увольнение материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации.