- •Тема 1. Определение и основные виды ведомственных архивов
- •Тема 2.
- •Тема 3. Современная система депозитарных ведомственных архивов Российской Федерации
- •Тема 4.
- •Тема 5. Основные формы работы архивов организаций
- •I. Используя «Основные правила работы архивов организаций», продолжите предложения:
- •Тема 6. Ведомственные архивы г. Нижнего Тагила
- •Тема 7. Проблемы и перспективы ведомственного архивного хранения на современном этапе
Тема 5. Основные формы работы архивов организаций
План:
1. Комплектование и экспертиза ценности документов
2. Обеспечение сохранности документов
3. Учет документов архива организации
4. Система научно-справочного аппарата
5. Использование документов архива организации
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое «архивный шифр» и «паспорт архива»?
2. Перечислите виды архивных справочников, ведущихся в архиве организации.
3. В чем отличие между «архивной справкой» и «архивной выпиской»?
4. Какие документы необходимо оформить исследователю для работы в читальном зале архива организации?
Задания для текущего контроля по теме:
I. Используя «Основные правила работы архивов организаций», продолжите предложения:
1. К помещениям архива основного назначения относятся: …
2. В архивохранилище имеют право доступа (кто?)…
3. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура … при относительной влажности воздуха …
4. Организация хранения архивных документов в архивохранилище – это система мероприятий, включающая …
5. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на (какие виды?)…
6. Страхованию подлежат (какие документы?): ….
7. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются …(какие?) топографические указатели.
8. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; …; … .
9. Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании; …; … ; … ; …; выдача документов во временное пользование.
10. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, …; … .
11. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, … , … , … .
II. Используя «Основные правила работы архивов организаций» и учебник «Архивоведение» под ред. Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, составьте таблицу «Внутренние учетные документы» (по образцу)
№ |
Наименование учетного документа |
Цель и задачи, выполняемые учетным документом |
Способ организации информации в учетной форме |
Содержание работы сотрудника архива |
|
|
|
|
|
Список использованных источников и литературы по теме
Источники:
Основные правила работы архивов организаций. – М.: ВНИИДАД, 2006. – 152 с.
Литература:
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. – М.: «Академия», 2005. – 272 с.
Алексеева Е.В. Использование документов в архиве организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 6.
Балыкина Л.Е. Как решаются вопросы обеспечения сохранности научно-технической документации ведомственных архивах Нижегородчины // Отечественные архивы. 1999. № 5.
Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях // Отечественные архивы. 2003. № 5.
Коваленко Б.С. Организация учебы муниципальных и ведомственных архивистов Воронежской области в 1970-х – 2001 гг. // Отечественные архивы. 2002. № 3.
Описание документов и дел – основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации // Делопроизводство. 2004. № 1.