- •Федеральное агентство железнодорожного транспорта
- •Предмет и задачи дисциплины Цели и задачи дисциплины
- •Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
- •Тематический план и содержание учебной дисциплины 080114
- •Понятие документационного обеспечения управления
- •Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
- •Документ, его виды, свойства и функции Документ, его характеристики, свойства и признаки
- •Функции документа
- •Классификация документов
- •Документирование управленческой деятельности Оформление реквизитов документов Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов
- •Главному редактору Издательского дома "Медиадом" н.В. Семиной
- •Утверждаю
- •Генеральный директор
- •Ао "Электронные технологии"
- •_____________ Л.В. Кузнецов
- •Приложение № 2 к приказу Минздрава России
- •Лист согласования проекта приказа Генерального директора "Об утверждении плана развития предприятия на 2014-2017 гг."
- •Оформление бланков документов Бланк документа, виды бланков
- •Оформление бланков документов
- •Примеры оформления бланков документов
- •Системы документационного обеспечения управления Унифицированная система орд Классификация организационно-распорядительной документации
- •Организационно-правовая документация Понятие и виды организационно-правовых документов
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности организации
- •Документы, определяющие структуру организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности структурных единиц организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы взаимоотношений организаций
- •1. Коммерческий и трудовой.
- •2. Основной и предварительный.
- •8. Односторонние и взаимные.
- •9. Публичный и непубличный.
- •10. Взаимосогласованные договоры и договоры присоединения
- •Документы, устанавливающие правила выполнения определенных операций
- •Распорядительная документация Понятие распорядительного документа
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения
- •Оформление распорядительных документов
- •Информационно-справочная документация Понятие и виды справочно-информационных документов
- •1) Справочно-информационные документы
- •2) Справочно-аналитические документы
- •Документы деловой переписки
- •Протоколы
- •Служебные записки
- •Справки
- •Документация по трудовым отношениям и кадрам Трудовые отношения
- •Порядок оформления приема на работу
- •1. Подбор потенциальных работников
- •2. Заключение трудового договора, оформление заявления о приеме на работу.
- •3. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- •4. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу оформляется:
- •Порядок оформления увольнения
- •3. На основании приказа (распоряжения) об увольнении оформляется:
- •Оформление документов по личному составу
- •Оформление доверенностей, расписок
- •Оформление трудовых книжек
- •Личное дело
- •Копии документов и правила их оформления Копия документа, виды копий
- •Оформление копий документов
- •Технологии и принципы организации работы с документами Организация работы с документами: понятие, основные принципы
- •Организация документооборота
- •Оперативное хранение документов
- •1. Пересистематизация документов в деле.
- •2. Нумерация листов дела.
- •3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
- •4. Составление заверительной надписи дела.
- •5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
- •6. Подшивка или переплет дела.
- •Организация использования документов
- •Автоматизация процессов обработки документов Компьютеризация документационного обеспечения управления
- •Этапы автоматизации делопроизводства
- •Электронное документирование
- •Электронный документооборот
- •Электронный архив организации
Понятие документационного обеспечения управления
Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:
1) Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
2) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3) Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
4) Использование документов - применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.
Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.
Элементы системы ДОУ:
- регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;
- штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);
- материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);
- внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.
Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.
Регулирующая среда включает:
а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;
д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.
Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:
1) Конституция Российской Федерации.
2) Кодексы:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
- Уголовный кодекс Российской Федерации
3) Законы:
- Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
- Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»
- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
- Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»
- Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»
4) Постановления:
- Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268
- Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
- Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225
- Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- и др.
5) Стандарты:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- и др.
6) Общероссийские классификаторы:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
- и др.
7) Правила, инструкции по делопроизводству:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
- Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)
- и др.
8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:
- устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;
- стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;
- табели, альбомы, формы документов предприятия;
- приказы и др. локальные нормативные акты предприятия.